XONIC Premium
CRM

XONIC Premium : CRM – Description des prestations

§ 1 Objet du contrat

L’extension XONIC Premium : CRM (xoCRM) transforme le système de tickets intégré au XONIC Shop System en un CRM à part entière. Elle comprend quatre modules : importation automatique des e-mails (e-mail vers ticket), calendrier d’équipe avec synchronisation CalDAV, gestion de projets/tâches avec tableau Kanban, ainsi que le tableau de bord quotidien personnel « Ma journée ». Licence annuelle avec renouvellement automatique (résiliation par e-mail 4 semaines avant l'expiration).

§ 2 Fonctionnalités

• Importation d’e-mails (e-mail vers ticket) : connexion à une boîte mail IMAP, pipeline de traitement en 12 étapes, attribution des réponses au ticket correspondant, règles de filtrage avec des conditions « ET/OU » pouvant être imbriquées à volonté, détection des spams (expéditeur, objet, analyse des en-têtes), analyse de sécurité de toutes les pièces jointes (vérification du type de fichier, des macros et de la taille), attribution automatique d’un responsable en fonction des adresses des destinataires, détection des réunions (Teams, Zoom, Google Meet, WebEx) avec transfert des dates, journal d’activité et mode aperçu
• Fonctionnalités IA dans le ticket : nettoyage des e-mails assisté par IA (chaînes de citations, signatures, résidus HTML) avec protection contre la perte de données, résumé de l’historique, réécriture des réponses (formule de politesse « vous » ou « tu ») – utilisable avec une clé API OpenAI ou Claude
• Workflow des tickets : tableau de bord de triage avec aperçus rapides et compteurs en temps réel, blocs de texte avec espaces réservés et statut cible, « Enregistrer et suivant », raccourcis clavier, attribution groupée, alerte de conflit, épinglage global, relance, notes internes, fusion de tickets, mode d’absence avec règles de remplacement à plusieurs niveaux
• Calendrier et rendez-vous : Calendrier d'équipe avec catégories, rendez-vous récurrents et deux rappels par rendez-vous, synchronisation CalDAV bidirectionnelle (RFC 4791/6578, notamment iPhone, calendrier macOS, Thunderbird), abonnement au calendrier ICS basé sur des jetons, importation iCal de calendriers externes, liaison des rendez-vous avec des tickets, des clients et des projets
• Projets et tâches : Projets liés aux clients, aux commandes et aux tickets, tâches avec priorité, échéance, avancement et plusieurs responsables, tableau Kanban avec glisser-déposer, création automatique de projets à partir des commandes (une tâche par ligne de commande) et des tickets, notifications par e-mail, Chronologie
• « Ma journée » : tableau de bord quotidien personnalisé avec indicateurs clés (tickets ouverts, tâches, retards, rendez-vous), listes des plus fréquents et filtres rapides
• Intégration à la boutique en ligne : tickets de commande automatiques (répartis en option par fournisseur/fabricant), onglet « Tickets » dans la gestion des commandes, contexte client associé au ticket (historique des commandes, niveau d’assistance, contrats), portail client dans le compte de la boutique, demandes de contact/produits/prix sous forme de ticket, notifications Slack, API REST (xoPort, OAuth2) pour les tickets, les projets et les tâches

§ 3 Conditions techniques requises

• XONIC Shop System v4.8.x ou supérieure (pour le tableau de bord des tickets illustré) ; fonctions de base à partir de la version v4.6.x
• Boîte de réception d’assistance compatible IMAP pour l’importation des e-mails
• Pour les fonctions d’IA : clé API personnelle auprès d’OpenAI ou d’Anthropic (Claude) ; facturation des coûts de l’API directement auprès du fournisseur
• Pour la planification de rendez-vous par IA dans le calendrier : module IA XONIC supplémentaire (licence distincte)
• Application de calendrier compatible CalDAV pour la synchronisation des rendez-vous (par ex. iPhone/iOS, Calendrier macOS, Thunderbird)

§ 4 Ce que le module NE comprend PAS

• Programmation personnalisée des flux de travail par XONIC (service supplémentaire payant)
• Frais d’API des fournisseurs d’IA (facturation séparée par le fournisseur)
• Formations avancées (service supplémentaire payant)
• Garantie de qualité ou d’exactitude des contenus générés par l’IA (responsabilité du client, vérification avant envoi)
• Automatisation du marketing et rédaction de textes par IA (modules dédiés « Marketing / Automatisations & IA »)

§ 5 Assistance et licence

• Modèle de licence : licence annuelle (renouvellement automatique, résiliation par e-mail 4 semaines avant l’expiration). Frais de licence initiaux uniques, frais de renouvellement annuels.
• Activation : via l’interface d’administration XONIC, validation locale de la licence.
• Assistance : assistance technique fournie par l’équipe d’assistance XONIC, aide à la configuration initiale (connexion aux boîtes mail, règles de filtrage, CalDAV) dans le cadre de l’assistance standard.
• Mises à jour : extensions de fonctionnalités possibles pendant la durée du contrat. Les restrictions fonctionnelles importantes seront notifiées 4 semaines à l’avance (droit de résiliation extraordinaire).

§ 6 Exclusion de responsabilité et obligations du client

Le logiciel est fourni « tel quel », sans garantie. XONIC Solutions décline toute responsabilité concernant :

• la qualité ou l’exactitude des contenus corrigés ou générés par l’IA (obligation du client : vérification avant envoi aux clients)
• les pannes ou restrictions de la part des fournisseurs d’IA ou du fournisseur de messagerie (dépendance vis-à-vis de prestataires tiers)
• les erreurs de configuration dans les règles de filtrage (obligation du client : utiliser le mode aperçu/test)
• les violations de la protection des données résultant de la transmission de données sensibles aux fournisseurs d’IA (obligation du client : vérifier la conformité au RGPD et le traitement des commandes)

§ 7 Protection des données

• xoCRM traite les données des clients (nom, e-mail, contenu des tickets, références de commande) exclusivement au sein de l’installation de la boutique en ligne du client.
• Intégration de l’IA : aucun stockage des invites ou des réponses de l’IA sur les serveurs XONIC ; le transfert de données vers le fournisseur d’IA choisi s’effectue directement depuis l’installation de la boutique en ligne (responsabilité du client quant au choix du fournisseur et à la conformité au RGPD). Les fonctions d’IA sont facultatives et peuvent être désactivées individuellement.
• XONIC ne traite aucune donnée client issue du module (sauf pour les services d’assistance explicitement demandés).
• La validation de la licence s'effectue localement, sans transfert de données relatives aux tickets ou aux clients.

§ 8 Mentions légales

• Le droit allemand s'applique, à l'exclusion de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CISG).
• Tribunal compétent : Chemnitz (pour les commerçants et les personnes morales de droit public).
• Clause de sauvegarde : la nullité de certaines dispositions n'affecte pas la validité du contrat dans son ensemble.
• Toute modification ou tout ajout doit être formulé par écrit. Nous nous réservons le droit d'étendre les fonctionnalités pendant la durée du contrat.

Mise à jour : juillet 2026 | Version : 1.0
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