xoScan: gestione del magazzino e preparazione degli ordini tramite codice a barre

Il codice a barre sulla bolla di accompagnamento o sulla bolla di consegna carica l’ordine in xoScan; la colonna «Magazzino» indica la ubicazione nel magazzino principale. Cliccare per ingrandire.

Se il vostro negozio stampa un prefisso o un suffisso proveniente dall’intervallo di numerazione (ad esempio «AR2039449») prima o dopo il numero d’ordine, xoScan riconosce comunque il codice a barre del documento. da 4.9.94

Chi può utilizzare xoScan?

È possibile stabilire se la voce di menu «xoScan» venga visualizzata per un gruppo di utenti in Impostazioni → Amministratori → Gruppi di utenti. Non esiste un’autorizzazione separata per la registrazione: chi lavora con xoScan può registrare la merce e completare gli ordini.

• Modalità tastiera: lo scanner deve funzionare come una tastiera, tramite USB o Bluetooth.
• Stessa configurazione della tastiera: impostare sullo scanner la stessa configurazione utilizzata sul computer, ad esempio «Tedesco». In caso contrario, le lettere e i caratteri speciali nei codici articolo verranno visualizzati in ordine errato.
• Invio o Tab dopo il codice: non importa. xoScan ignora entrambi e analizza il codice non appena lo scanner smette di trasmettere per un quarto di secondo.
• Codici 2D: i codici QR e DataMatrix con interruzioni di riga vengono riconosciuti da xoScan come un’unica scansione.
• Modalità di memorizzazione o batch disattivata: uno scanner con memoria tampone invia i codici raccolti senza pause dopo un’interruzione della connessione. xoScan non è quindi in grado di distinguerli e non registra nessuno di essi.
• Codici lunghi: se nelle etichette di spedizione vanno persi singoli caratteri, rallentate la trasmissione allo scanner (velocità di digitazione o pausa tra i caratteri).

• Mantenete la concentrazione: durante la scansione, non cliccate su altri campi o finestre. Se l’animazione si ferma, cliccate sull’icona del codice a barre: xoScan sarà nuovamente pronto.
• Ogni scansione conta: se si scansiona un articolo due volte, xoScan ne conta due pezzi. Nella registrazione in magazzino è possibile correggere le quantità nella tabella prima di chiudere l’operazione.
• Nulla viene registrato in anticipo: le giacenze e lo stato dell’ordine cambiano solo quando si scansiona il codice a barre di chiusura.
• Ricaricare significa ricominciare da capo: se si ricarica la pagina o si cambia scheda, xoScan annulla le scansioni effettuate fino a quel momento.
• Digitare manualmente: è possibile se si digita rapidamente. Dopo una pausa di un quarto di secondo, xoScan elabora ciò che è stato inserito fino a quel momento. Per un ordine, digitate il numero d’ordine senza lettere (ad esempio «19301»); xoScan non riconosce il numero di colli stampato sulla bolla di consegna (ad esempio «PL19301»).

In base al codice a barre del documento, xoScan mostra l’ordine; ogni articolo scansionato viene conteggiato nella colonna «Scansionato» e la riga si colora di verde. Clicca per ingrandire.

Cosa mostra xoScan riguardo all’ordine?

• L’indirizzo di consegna e di fatturazione, nonché la nota che il cliente ha inserito nell’ordine.
• Il metodo di spedizione. I metodi di spedizione selezionati in «xoScan: evidenzia metodi di spedizione» appaiono su sfondo rosso e lampeggiano, ad esempio «Express» o «Ritiro».
• Per ogni posizione: immagine, codice articolo, GTIN, nome e caratteristiche, oltre al numero di pezzi provenienti da ciascun magazzino e alla loro ubicazione.
• Ordinato franco fabbrica in base alla sede di magazzino, in modo che il percorso all’interno del magazzino sia breve.

Una riga per ogni stato precedente: stato di destinazione e blocco di testo per l’e-mail al cliente oppure «Non inviare e-mail». Clicca per ingrandire.

Impostare lo stato di spedizione e lo stato di annullamento

È possibile definire quali stati siano considerati “spedito” e quali “annullato” in Ordini → Stato degli ordini: aprire lo stato e attivare “Spedizione” o “Annullamento”. Da questa impostazione dipendono le notifiche a Billbee e ai marketplace, nonché il blocco degli annullamenti.

In Ordini → Stato degli ordini, i pulsanti «Annullamento» e «Spedizione» definiscono come xoScan gestisce uno stato. Clicca per ingrandire.

• Una riga per ogni stato precedente: se per uno stato sono presenti più righe, viene considerata la prima.
• Nessun passaggio corrispondente: se l’ordine si trova in uno stato per cui non è presente alcuna riga, xoScan segnala «Per questo stato non è stato definito alcun cambio di stato, non è stato registrato nulla». 4.9.127
• Più postazioni di imballaggio: se nel frattempo un’altra postazione di imballaggio o la sincronizzazione degli annullamenti ha modificato lo stato, xoScan non registra nulla e richiede di scansionare nuovamente l’ordine. 4.9.127

Un ordine con stato di annullamento viene segnalato da xoScan già durante il caricamento in rosso e inoltre in una finestra di avviso. Cliccare per ingrandire.

Per altre fonti di approvvigionamento, come i marketplace, xoScan verifica solo lo stato nel negozio online. Assicuratevi che lo stato assegnato alle importazioni annullate sia contrassegnato come «Annullato» in Ordini → Stato dell’ordine.

Nella registrazione in entrata, ogni scansione nel magazzino di destinazione viene conteggiata, ma la registrazione avviene solo con il codice a barre di chiusura. Clicca per ingrandire.

Magazzini multipli

È possibile gestire più magazzini se l’opzione Impostazioni → Checkout → Inventario → Gestione magazzino avanzata è attivata. In tal caso, xoScan mostra per ogni articolo una riga per ogni magazzino presente nella definizione del magazzino di destinazione. Il campo della quantità relativo al magazzino di destinazione è evidenziato in verde. Il negozio stampa la sede del magazzino principale sulla lista di imballaggio. xoScan mostra le ubicazioni degli altri magazzini durante il prelievo.

Cosa non fa la registrazione

• L’operazione registra lo stock dell’articolo, non quello delle singole combinazioni di caratteristiche. Le quantità per ciascuna variante all’interno di un articolo vanno gestite direttamente nella scheda dell’articolo.
• Non riattiva gli articoli che il negozio ha disattivato in caso di esaurimento delle scorte (Impostazioni → Checkout → Stock → Disattiva prodotti esauriti). Attivare tali articoli nella gestione articoli dopo la registrazione.
• Non registra alcuna voce nel registro delle modifiche dell’articolo.

• Ogni magazzino visualizzato viene sovrascritto: se si lavora con più magazzini, al momento della chiusura per ogni articolo nella tabella le giacenze di ogni magazzino visualizzato vengono impostate sul valore della tabella, anche se pari a 0. Se si conta un solo magazzino, impostare preventivamente la definizione del magazzino di destinazione su quello specifico oppure inserire le giacenze degli altri magazzini nella tabella.
• Conteggio di un articolo in un unico ciclo: se si chiude due volte un articolo, vale la quantità della seconda chiusura. Se un articolo si trova in più ubicazioni, scansionare tutti i pezzi prima della chiusura.
• Reimpostare successivamente: dopo l’inventario, reimpostare la modalità su «Aggiunta», altrimenti il prossimo ingresso merci sovrascriverà la giacenza.

Tutte le impostazioni di xoScan sono elencate in un elenco alla voce Impostazioni → Interfacce → Gestione merci/ERP/Contabilità → xoScan. Cliccare per ingrandire.

Sono inclusi anche Impostazioni → Design → Documenti → Codice a barre (PDF) per il codice a barre del documento, Impostazioni → Checkout → Inventario → Gestione magazzino avanzata per più magazzini e, in Ordini → Stato dell’ordine, i pulsanti «Spedizione» e «Annullamento».

• Trovare gli ordini relativi a un articolo: nella panoramica degli ordini alla voce Ordini → Ordini, il campo di filtro «Codice articolo/GTIN» mostra tutti gli ordini che contengono l’articolo. È possibile inserire il codice articolo o il GTIN oppure scansionare direttamente il codice a barre nel campo. Per i GTIN, gli zeri iniziali non hanno alcuna rilevanza. da 4.9.85
• Gestire il magazzino: xoScan ordina le voci di un ordine franco fabbrica in base al magazzino. Se questo è stato configurato, il percorso all’interno del magazzino risulta più breve.
• Codici a barre di chiusura come etichetta: i codici a barre sono in formato Code 128 con il contenuto « submit;ok » (chiusura) e « submit;ok2 » (chiusura senza verifica). Una volta stampati e applicati alla postazione di imballaggio, la funzione «Chiusura» è attiva in entrambe le schede, mentre «Chiusura senza verifica» è attiva solo nella fase di prelievo.
• Eliminare i codici EAN duplicati: il messaggio «Trovato più volte» indica articoli che condividono lo stesso codice. Spesso si tratta di un vecchio duplicato che è possibile disattivare.
• Leggere le note del cliente: xoScan mostra in giallo il commento relativo all’ordine sopra le voci, ad esempio richieste relative all’imballaggio.