xoScan : gestion des stocks et préparation des commandes par code-barres

Le code-barres figurant sur la liste de colisage ou le bon de livraison charge la commande dans xoScan ; la colonne « Stock » indique l'emplacement dans l'entrepôt principal. Cliquez pour agrandir.

Même si votre boutique imprime un préfixe ou un suffixe issu de la série de numéros (par exemple « AR2039449 ») avant ou après le numéro de commande, xoScan reconnaît tout de même le code-barres de document. à partir de 4.9.94

Qui peut utiliser xoScan ?

C’est dans Paramètres → Administrateurs → Groupes d’utilisateurs que vous déterminez si l’option de menu « xoScan » apparaît pour un groupe d’utilisateurs. Il n’existe pas de droit distinct pour l’enregistrement : toute personne travaillant avec xoScan peut enregistrer des marchandises et finaliser des commandes.

• Mode clavier : le scanner doit fonctionner comme un clavier, via USB ou Bluetooth.
• Même configuration du clavier : configurez le scanner avec la même disposition que celle de l’ordinateur, par exemple « allemand ». Sinon, les lettres et les caractères spéciaux des références de produits seront inversés.
• Touche Entrée ou Tabulation après le code : peu importe. xoScan ignore ces deux touches et analyse le code dès que le scanner ne transmet plus rien pendant un quart de seconde.
• Codes 2D : xoScan considère les codes QR et DataMatrix comportant des sauts de ligne comme un seul et même scan.
• Mode mémoire ou mode batch désactivé : un scanner doté d’une mémoire tampon envoie les codes collectés sans pause après une interruption de connexion. xoScan ne peut alors pas les distinguer et n’en enregistre aucun.
• Codes longs : si des caractères sont perdus sur les étiquettes d'expédition, ralentissez la transmission vers le scanner (vitesse de frappe ou pause entre les caractères).

• Restez concentré : ne cliquez pas dans d’autres champs ou fenêtres pendant la lecture. Si l’animation s’arrête, cliquez sur l’icône du code-barres pour que xoScan soit à nouveau prêt.
• Chaque scan compte : si vous scannez un article deux fois, xoScan comptabilise deux unités. Dans la saisie d’entrée en stock, vous pouvez corriger les quantités dans le tableau avant de valider.
• Rien n’est enregistré à l’avance : le stock et le statut de la commande ne changent qu’une fois que vous avez scanné le code-barres de clôture.
• Recharger la page signifie recommencer : si vous rechargez la page ou changez d’onglet, xoScan annule les scans effectués jusqu’alors.
• Saisie manuelle : cela fonctionne si vous tapez rapidement. Après une pause d’un quart de seconde, xoScan analyse ce qui a été saisi jusqu’à ce moment-là. Pour une commande, saisissez le numéro de commande sans lettres (par exemple « 19301 ») ; xoScan ne reconnaît pas le numéro de colis imprimé sur la liste de colisage (par exemple « PL19301 »).

Après le code-barres de document, xoScan affiche la commande ; chaque article scanné est comptabilisé dans la colonne « Scanné » et la ligne s'affiche en vert. Cliquez pour agrandir.

Que affiche xoScan concernant la commande ?

• L’adresse de livraison et de facturation, ainsi que la remarque que le client a ajoutée à la commande.
• Le mode de livraison. Les modes de livraison issus de « xoScan : mettre en évidence les modes de livraison » apparaissent sur fond rouge et clignotent, par exemple « Express » ou « Retrait ».
• Pour chaque ligne : photo, référence, GTIN, nom et caractéristiques, ainsi que le nombre d’unités provenant de chaque entrepôt et leur emplacement.
• Tri « départ usine » par lieu de stockage, afin de réduire les trajets dans l’entrepôt.

Une ligne par statut « avant » : statut cible et bloc de texte pour l’e-mail client ou « Ne pas envoyer d’e-mail ». Cliquez pour agrandir.

Définir les statuts d’expédition et d’annulation

Vous définissez quels statuts sont considérés comme « expédié » et lesquels comme « annulé » dans Commandes → Statuts des commandes: ouvrez le statut et activez « Expédition » ou « Annulation ». Cela détermine les notifications envoyées à Billbee et aux places de marché, ainsi que le blocage des annulations.

Sous Commandes → Statuts des commandes, les boutons « Annulation » et « Expédition » déterminent la manière dont xoScan traite un statut. Cliquez pour agrandir.

• Une ligne par statut précédent : s’il existe plusieurs lignes pour un même statut, c’est la première qui s’applique.
• Pas de transition correspondante : si la commande se trouve dans un statut pour lequel aucune ligne n’est définie, xoScan affiche le message « Aucun changement de statut n’est défini pour ce statut, rien n’a été enregistré. » 4.9.127
• Plusieurs postes de préparation : si un autre poste de préparation ou la synchronisation des annulations a entre-temps modifié le statut, xoScan n’enregistre rien et demande de scanner à nouveau la commande. 4.9.127

Une commande dont le statut est « Annulé » est signalée par xoScan en rouge dès le chargement, ainsi que dans une fenêtre d’alerte. Cliquez pour agrandir.

Pour les autres sources d’approvisionnement, telles que les places de marché, xoScan vérifie uniquement le statut dans la boutique. Veillez à ce que le statut attribué aux importations annulées soit marqué comme « Annulation » sous Commandes → Statut des commandes.

Lors de l'entrée en stock, chaque scan dans l'entrepôt de destination est comptabilisé, mais l'enregistrement n'est effectué qu'avec le code-barres de clôture. Cliquez pour agrandir.

Plusieurs entrepôts

La gestion de plusieurs entrepôts est disponible lorsque l’option « Paramètres → Paiement → Stock → Gestion avancée des entrepôts » est activée. Dans ce cas, xoScan affiche pour chaque article une ligne par entrepôt issue de la définition des entrepôts de destination. Le champ « Quantité » de l’entrepôt de destination est surligné en vert. La boutique imprime l’emplacement de l’entrepôt principal sur la liste de colisage. xoScan affiche les emplacements des autres entrepôts lors de la préparation des commandes.

Ce que l'enregistrement ne fait pas

• Elle enregistre le stock de l’article, et non celui des combinaisons de caractéristiques individuelles. Vous continuez à gérer les stocks par variante au sein d’un article dans la fiche produit.
• Elle ne réactive pas les articles que la boutique a désactivés en cas de rupture de stock (Paramètres → Paiement → Stock → Désactiver les produits en rupture de stock). Activez ces articles dans la gestion des articles après l’enregistrement.
• Elle n’enregistre aucune entrée dans le journal des modifications de l’article.

• Chaque entrepôt affiché est écrasé : si vous travaillez avec plusieurs entrepôts, la clôture remet à zéro le stock de chaque entrepôt affiché pour chaque article du tableau, y compris à 0. Si vous ne comptez qu’un seul entrepôt, définissez au préalable l’entrepôt cible sur cet entrepôt précis ou saisissez les stocks des autres entrepôts dans le tableau.
• Comptabiliser un article en une seule fois : si vous clôturez un article deux fois, c’est la quantité de la deuxième clôture qui s’applique. Si un article se trouve à plusieurs emplacements, scannez toutes les pièces avant la clôture.
• Réinitialisation après l’inventaire : après l’inventaire, remettez le mode en « enregistrement des entrées », sinon la prochaine entrée de marchandises écrasera le stock.

Tous les paramètres xoScan sont répertoriés dans une liste sous Paramètres → Interfaces → Gestion des stocks/ERP/Comptabilité → xoScan. Cliquez pour agrandir.

Cela inclut également Paramètres → Design → Documents → Code-barres de document (PDF) pour le code-barres de document, Paramètres → Paiement → Stock → Gestion avancée des stocks pour plusieurs entrepôts et, sous Commandes → Statut de la commande, les boutons « Expédition » et « Annulation ».

• Rechercher les commandes d’un article : dans l’aperçu des commandes sous Commandes → Commandes, le champ de filtrage « Référence article/GTIN » affiche toutes les commandes contenant cet article. Vous pouvez saisir la référence article ou le GTIN, ou scanner directement le code-barres dans le champ. Pour les GTIN, les zéros non significatifs ne sont pas pris en compte. à partir de 4.9.85
• Gérer le lieu de stockage : xoScan trie les lignes d’une commande départ usine en fonction du lieu de stockage. Si celui-ci est renseigné, le parcours dans l’entrepôt est raccourci.
• Codes-barres de clôture sous forme d’étiquette : les codes-barres sont au format Code 128 et contiennent les informations suivantes : « submit;ok » (clôture) et « submit;ok2 » (clôture sans vérification). Une fois imprimés et apposés sur le poste d’emballage, la fonction « Clôture » fonctionne dans les deux onglets, tandis que la fonction « Clôture sans vérification » ne fonctionne que dans la section « Préparation des commandes ».
• Nettoyer les EAN en double : le message « trouvé plusieurs fois » indique les articles qui partagent un même code. Il s’agit souvent d’un ancien doublon que vous pouvez désactiver.
• Lire les remarques du client : xoScan affiche en jaune le commentaire relatif à la commande au-dessus des lignes, par exemple des demandes concernant l’emballage.