Gérer les commandes
De la réception à la facturation : comment rechercher des commandes, les créer et les modifier dans l'interface d'administration, définir leur statut, établir la facture, adapter les justificatifs et traiter les retours sous forme de correction de facture. Avec la règle la plus importante du processus de commande : ce que vous devez faire avant la facturation et ce qui, par la suite, ne peut être effectué que par le biais d'une correction.
En un coup d'œil
- Commandes : sous Commandes → Commandes. L'onglet « Modifier » affiche la commande, définit son statut et génère des documents. L'onglet « Modifier la commande » permet de modifier les lignes, les adresses et les totaux.
- Statut : l’option « Informer le client » envoie un e-mail au client ; vous pouvez joindre les documents à l’aide des boutons situés en dessous. Vous pouvez ajouter des notes internes via l’option « Ajouter un commentaire interne ».
- Facture : sans série de numéros propre, le numéro du document correspond au numéro de commande. Avec une série de numéros propre, la boutique attribue le numéro de facture via un bouton ou lorsqu’un statut est atteint, et ce, une seule fois.
- Après la facturation : plus aucune modification des lignes, des prix ou des adresses n’est possible ; seul un retour avec correction de la facture est autorisé. La boutique génère un nouveau PDF à chaque consultation à partir des données actuelles.
- Personnaliser les documents : logo, préfixes, pied de page, noms de fichiers et code QR sous Paramètres → Design → Documents; les textes par mode de paiement et mode d’expédition dans l’onglet « Documents » d’une commande.
Dans ce guide
Comprendre l'aperçu des commandes
Vous trouverez toutes vos commandes sous Commandes → Commandes. Un clic sur le numéro de commande ouvre la fiche de commande.
Recherche
Le champ de recherche permet de trouver des commandes par nom, prénom, raison sociale, e-mail, code postal, ville, numéro de client et numéro de commande, ainsi que par numéro de facture (uniquement le chiffre sans « RG »), « n° de bon de commande », l’identifiant externe et le numéro de transaction du prestataire de paiement. La recherche « Nom, Prénom » séparée par une virgule permet de rechercher spécifiquement des noms, tandis qu’une saisie avec « @ » se limite à l’adresse e-mail. Vous pouvez rechercher des articles dans le champ dédié « N° d’article/GTIN » et un numéro de commande directement dans le champ « N° de commande ».
Filtrer
Au-dessus de la liste, vous pouvez affiner votre recherche par période (« Commandes du/au »), statut de la commande, mode de paiement, mode d’expédition, pays de livraison, groupe de clients, langue du client et place de marché, ainsi que, si nécessaire, par étiquette d’expédition et lieu de retrait. Sous « Autres filtres » → « Filtres de l’historique des commandes », vous trouverez les commandes qui ont eu un statut à un moment donné ou qui n’en ont jamais eu.
Plusieurs commandes à la fois
Sélectionnez les lignes et ouvrez l’action « Actions pour les commandes sélectionnées ». Au lieu de sélectionner manuellement, vous pouvez également saisir une plage de numéros de commande (« ou utilisez les numéros de commande »).
| Action | Effet |
|---|---|
| Modifier le statut | Changement de statut pour toutes les commandes sélectionnées. Cela fonctionne comme le changement effectué sur une commande individuelle, avec envoi d’un e-mail, attribution d’un numéro de facture en mode « Via le statut », action de paiement et écriture d’annulation. |
| Documents | Confirmations de commande, factures, QR-factures, devis, bons de livraison ou listes de colisage regroupés dans un seul fichier PDF, triés selon le « Tri des documents ». Si une série de numéros de facture distincte est utilisée, la boutique ignore les commandes sans numéro de facture. À cela s’ajoute l’impression des étiquettes par les prestataires de services d’expédition connectés. |
| Suppression | Avec demande de confirmation concernant la réimputation au stock et les points de fidélité. |
Vous pouvez traiter les commandes sélectionnées de manière groupée via « Action pour les commandes sélectionnées » : modifier le statut, regrouper les documents en un seul fichier PDF ou les supprimer. Cliquez pour agrandir.
Les onglets d’une commande
| Onglets | À quoi servent-ils ? |
|---|---|
| Modifier | Consulter la commande, définir son statut, saisir des commentaires, générer et envoyer des justificatifs. En dessous se trouvent les sous-onglets « Détails de la commande » (Accueil), « Détails des articles », « Statut de la commande », « Documents », « Expédition », « Dates », « Tickets » et « Divers ». |
| Modifier la commande | Modifier concrètement les lignes, les adresses et les montants. Vous pouvez modifier ici tout ce qui figure sur le document. |
| Journal (historique) | Historique des modifications apportées à la commande, aux lignes et aux totaux, avec les anciennes et les nouvelles valeurs. Visible uniquement par le compte administrateur principal. Les entrées datant de plus d’un an sont supprimées par la boutique. |
La barre d'onglets d'une commande ouverte, en tant qu'administrateur principal
Fichiers liés à la commande
Dans la commande ouverte, le bouton « Fichiers » permet de télécharger des documents internes, tels qu’un justificatif du fournisseur ou une photo. Vous pouvez ouvrir les fichiers existants via « Afficher les fichiers ». Le client ne voit pas ces fichiers. Pour envoyer un fichier au client, utilisez le statut « fichier individuel ».
Analyser les commandes
Vous pouvez exporter les articles, les quantités et le chiffre d'affaires sous Rapports → Produits achetés en cliquant sur « Exporter » sous forme de fichier CSV, qui s'ouvre dans Excel, avec ou sans retours. Rapports → Exportation du chiffre d'affaires au format CSV fournit une ligne par commande avec le montant net, le montant brut et la taxe. « Commandes → Générer la liste des commandes » permet d’obtenir une liste imprimable contenant les articles et les adresses.
Créer, copier et attribuer une commande à un client
Commandes par téléphone ou par e-mail, commandes pour les clients professionnels ou réapprovisionnement : vous pouvez également créer des commandes dans l’interface d’administration.
Sélectionner un client
Sous Commandes → Créer une commande ou dans l’onglet « Nouvelle commande » de l’aperçu des commandes, recherchez le client et cliquez sur « Sélectionner ce client ».
Création de la commande
L’option « Nouvelle commande » crée immédiatement la commande : avec les adresses du compte, le statut par défaut, la devise par défaut, la langue du compte et le mode de paiement « Facture », à condition qu’il soit actif.
Remplir dans l’éditeur
La boutique ouvre l'éditeur de commande. Vous pouvez y ajouter des produits, sélectionner le mode de livraison et le mode de paiement, recalculer le montant et enregistrer en cliquant sur « Mettre à jour ».
Autre langue
La langue de la commande est indiquée dans l’éditeur de commande sous « 3. Livraison, paiement, remises et totaux », dans le champ « Langue du client ». Les e-mails, les textes des justificatifs et les libellés des lignes de total s’adaptent en fonction de cette langue. Les lignes que vous ajoutez dans l’interface d’administration conservent le nom de l’article dans la langue de votre interface d’administration. Vérifiez les noms en cas de commande en langue étrangère.
Dupliquer une commande
Dans le menu d’actions d’une ligne de l’aperçu des commandes, l’option « Dupliquer la commande » crée une copie avec un nouveau numéro et la date du jour : mêmes articles, mêmes totaux et mêmes adresses, sans numéro de facture. Le stock est déduit pour la copie. Aucun e-mail n’est envoyé.
Associer un compte client
Dans le menu d’actions d’une ligne, l’option s’intitule « Associer à un compte client » pour les commandes d’invités ; sinon, « Modifier le client associé ». Après avoir cliqué sur « Sélectionner un client », confirmez sous « Confirmer l’association au compte client ».
Le menu déroulant d’une ligne permet d’accéder à « Associer à un compte client » (pour les commandes en tant qu’invité) et à « Dupliquer la commande ». Cliquez pour agrandir.
Modifier une commande : l'éditeur de commande
Vous ouvrez l’éditeur via l’onglet « Modifier la commande ». Il est divisé en sections déroulantes. Tout est enregistré simultanément via le bouton « Actualiser » situé tout en bas.
Les sections de l’éditeur de commande, avec au-dessus les données de commande et de facturation
L’en-tête : données et dates
Au-dessus des sections figurent la date et l’heure de la commande. Si vous utilisez votre propre série de numéros de facture, les champs « Numéro de facture », « Date de facture » et « Délai de paiement » apparaissent ensuite. Le numéro de facture est verrouillé dès qu’il a été attribué. Sous « Planification des dates », vous gérez l’« option de livraison », la « date de livraison », la « date de prestation », la « date de livraison » et les dates prévues. Vous définissez les éléments qui apparaîtront sur les documents dans Paramètres → Design → Documents (voir Personnaliser les documents).
Sans série de numéros propre, l’en-tête n’affiche que le champ « Délai de paiement », et ce uniquement si des modes de paiement ont été sélectionnés sous « Délai de paiement sur la facture : modes de paiement ». à partir de 4.9.34
| Zone | Ce que vous modifiez ici | Motif typique |
|---|---|---|
| 1. Coordonnées | Adresse du client, de livraison et de facturation, également issues du carnet d’adresses du client | Fautes de frappe, adresse de livraison différente |
| 2. Produits | Ajouter des lignes, corriger la quantité, le prix et le taux de TVA, supprimer une ligne, lancer un retour | Nouvelle commande, quantité erronée saisie |
| 3. Livraison, paiement, remises et totaux | Mode d'expédition et de paiement, bon de réduction, crédit, devise, langue du client, groupe de clients, lignes de total libre | Changer le mode d'expédition, accorder une remise |
| 4. Téléchargements | Fichiers à télécharger, « Téléchargement possible jusqu’au », « Téléchargements restants », numéros de série. Visible uniquement si l’option « Activer le téléchargement des produits » est cochée dans Paramètres → Paiement → Téléchargement. | Le client a besoin d’une nouvelle tentative de téléchargement |
| 5. Partenaires | Affectation au partenaire du programme d'affiliation. Visible uniquement s'il y a des partenaires (sans téléchargements, sous la rubrique « 4. Partenaires »). | Attribuer une commission à un partenaire |
Enregistrer
Le bouton « Actualiser » en bas de page enregistre l'ensemble des sections. Les boutons de la section « Totaux » constituent des étapes intermédiaires et ne remplacent pas la fonction « Enregistrer ».
Nouvelle confirmation de commande
En cliquant sur le bouton « Envoyer la confirmation de commande » via « Actualiser », le client reçoit à nouveau la commande modifiée, avec la « facture jointe » s’il le souhaite. Si un nouveau calcul est encore en attente, la boutique n’envoie pas d’e-mail et demande d’abord confirmation.
Ajouter, modifier et supprimer des produits
Dans la section 2. Produits, vous modifiez les articles de la commande.
Ajouter un article à la commande
Ouvre la sélection de produits. La recherche s'effectue par nom, référence ou code EAN ; vous pouvez sélectionner directement les caractéristiques. La sélection affiche également les articles et variantes désactivés, afin que vous puissiez reproduire des commandes. Si vous ajoutez un article désactivé, la boutique affiche l’avertissement « Attention ! Un produit inactif a été ajouté ».
Importer une liste d’articles
Pour les commandes de réapprovisionnement importantes : un fichier au format CSV, XLS, XLSX ou ODS contenant un identifiant (EAN ou référence) et, en option, la quantité par ligne ; en l'absence de quantité, la valeur par défaut est 1. Après l'importation, la boutique attribue un numéro de ligne aux identifiants inconnus ou vides. Elle rejette les quantités négatives et celles supérieures à un million. 4.9.85
La rubrique « Produits » avec les références de la commande
Les champs d'un article
| Champ | Signification |
|---|---|
| Quantité | Nombre d'unités commandées. Avec la fonction « Gestion avancée des stocks », vous contrôlez la quantité via les lignes de stock situées en dessous. La quantité peut être égale à 0 ou négative, voir ci-dessous. |
| Produit | Le nom tel qu’il apparaît sur le document. Toute modification ne s’applique qu’à cette commande, et non au catalogue. |
| Référence / GTIN | Apparaît sur le bon de livraison et la liste de colisage ; la référence figure également sur la facture. |
| Taxe (%) | Taux d'imposition applicable à ce poste. Doit correspondre au pays de livraison. |
| Unité | Unité de vente, par exemple « pièce » ou « m ». |
| Prix de base | Prix net par unité, hors suppléments liés aux caractéristiques. Enregistré avec une grande précision, ne pas arrondir à deux chiffres. |
| Promotion | Deux boutons : « Créer un retour » et « Supprimer la ligne ». Il s'agit de deux opérations distinctes, voir ci-dessous. Le bouton « Créer un retour » disparaît dès que la totalité de la quantité a été retournée. |
En haut à droite, la colonne « Actions » : « Créer un retour » et « Supprimer la ligne »
Quantité négative en ligne de note de crédit
Avant l’émission de la facture, vous pouvez également enregistrer un retour directement dans la commande : réduisez la quantité de l’article, jusqu’à -1 pour créer une ligne de note de crédit, enregistrez en cliquant sur « Mettre à jour » et répondez « Oui » à la demande de recalcul. La boutique répertorie la différence dans le stock. Cela ne génère pas de correction de facture. Si la facture a déjà été envoyée au client, procédez au retour. Entre le 4 juillet 2011 et le 4 septembre 2017, le navigateur refusait une quantité négative lors de la mise à jour ; dans ce cas, enregistrez en cliquant sur « Recalculer la commande ».
Vous configurez les variantes et les options supplémentaires d’un article dans le catalogue ; voir le guide « Attributs des produits ».
Livraison, paiement, remises et totaux
La section 3. Livraison, paiement, remises et totaux contient le mode d’expédition et de paiement, les bons de réduction et les avoirs, la devise, la langue du client, le groupe de clients et toutes les lignes de total de la commande.
Lignes de totaux et les trois boutons situés à la fin de la section
Frais d'expédition
Sous « Mode d’expédition », sélectionnez un mode d’expédition configuré ; « Recalculer la commande » applique alors son prix. Avec « Personnalisé », vous saisissez vous-même le « Nom de l’expédition », le « Prix d’expédition (net) » et le « Taux de TVA d’expédition ».
Point de retrait
S'il existe plusieurs points de retrait, modifiez le point de retrait dans le champ « Point de retrait ». Confirmez la demande « Modifier également l'adresse de retrait ? » en cliquant sur OK ; la boutique saisira alors l'adresse du nouveau point de retrait comme adresse de livraison.
Groupe de clients
Le « groupe de clients » indiqué ici ne s’applique qu’au calcul de cette commande, par exemple pour la taxe, l’affichage du montant net ou brut et les remises. Le groupe associé au compte client reste inchangé.
Les lignes de total
Chaque ligne comporte les champs « Désignation », « Taux d’imposition », « Valeur » et « Tri ». Vous ne pouvez modifier le taux d’imposition que pour les lignes vides.
| Comment | Voici comment procéder |
|---|---|
| Remise ou majoration | « Ajouter une ligne », saisir la désignation, le taux d’imposition et la valeur ; indiquer une valeur négative pour une remise. Sans désignation, la ligne s’intitule « Avoir » (négatif) ou « Frais » (positif). La valeur est brute si le groupe de clients voit les prix bruts, sinon elle est nette. La ligne libre est conservée à chaque nouveau calcul et apparaît sur les justificatifs. |
| Fixer la valeur | En cas de supplément pour quantité minimale, de remise, de coupon, de frais liés au mode de paiement et de contribution volontaire, l’icône en forme de cadenas « Conserver la valeur (le recalcul aboutit toujours à ce résultat) » verrouille le montant saisi. |
| Supprimer la ligne | Cochez la case à gauche de la ligne et recalculez. Le module reste désactivé pour cette commande et apparaît sous « Modules bloqués manuellement ». Un clic sur son bouton le réactive. |
Les trois boutons
| Bouton | Fonction | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Ajouter une ligne | Affiche une ligne de total libre. | Majoration ou remise non prise en charge par aucun module |
| Recalculer la commande | Recalcule entièrement les modules d'expédition, de taxes et de totaux. | Procédure standard après chaque modification |
| Valider la commande telle quelle | Enregistre les montants saisis sans les modifier. | Uniquement si vous avez délibérément saisi des totaux manuellement, mais que vous souhaitez ensuite recalculer les sous-totaux, les taxes et le total |
La demande de confirmation « Effectuer un nouveau calcul »
Si vous modifiez un élément ayant une incidence sur le calcul, la boutique vous le demande avant d’enregistrer. Cela concerne : le pays de livraison, la zone ou la région, la devise, la langue du client, le mode de paiement, le mode d’expédition, le poids total, le bon de réduction, le crédit client et le groupe de clients, ainsi que toute modification apportée à un article.
« Oui » recalcule les frais d’expédition, les taxes et les totaux. « Non » conserve les montants saisis. Ne sélectionnez « Non » que si vous avez délibérément saisi vous-même les totaux.
La demande de confirmation s'affiche automatiquement dès qu'une modification ayant une incidence sur le calcul est détectée
Vous configurez les modes de livraison et les modèles tarifaires dans le guide « Expédition et livraison », les coupons et bons d’achat dans le guide « Bons d’achat et coupons », les escomptes et les frais liés aux modes de paiement dans le guide « Modes de paiement ».
Modifier le statut et informer le client
Le statut reflète l'état d'avancement du traitement. Dans l'onglet « Modifier », sous-onglet « Statut de la commande », sélectionnez le nouveau statut et déterminez ce qui sera communiqué au client. Cliquez sur « Mettre à jour » pour valider.
Dans le sous-onglet « Statut de la commande », l'historique s'affiche au-dessus du formulaire ; les entrées internes apparaissent en gris avec une icône en forme d'œil barré et restent invisibles pour le client. Cliquez pour agrandir.
| Boutons | Effet |
|---|---|
| Informer le client | Envoie l'e-mail de statut correspondant au nouveau statut. |
| Ajouter des commentaires | Ajoute le texte de votre commentaire à l'e-mail. |
| Joindre la confirmation de commande | Joindre la confirmation de commande au format PDF. |
| Joindre la facture | Joindre la facture. Avec une série de numéros personnalisée uniquement si un numéro de facture existe déjà. |
| Joindre la facture électronique (XRechnung) / (ZUGFeRD) | Joindre la facture électronique. En cas de retour, les boutons permettant la correction de la facture électronique s'affichent. |
| Joindre la correction de facture | Joindre la correction de facture, voir « Retour ». |
| Joindre l'offre | Joindre l'offre au format PDF. |
| Joindre les CGV / le droit de rétractation / la déclaration de protection des données | Joindre les textes juridiques au format PDF. |
| Fichier personnalisé | Joindre un fichier personnalisé, par exemple une fiche technique. |
| Exécuter l'action de paiement | Visible uniquement si l'option « Action de paiement ignorable » est activée dans Paramètres → Général → Options des modules, si le mode de paiement prend en charge les actions chez le prestataire et si le nouveau statut est un statut d'annulation ou d'expédition. Si cette option est désactivée, le remboursement ou le prélèvement n’est pas effectué par le prestataire. Si « Action de paiement ignorable » est désactivée, la boutique effectue toujours l’action. |
D'autres boutons n'apparaissent qu'en cas de besoin, par exemple « QR-facture » et « Joindre un reçu de don ». Si vous modifiez les boutons, « Enregistrer » s'affiche : la boutique mémorise alors cette combinaison comme valeur par défaut.
Ce que voit le client
Chaque changement de statut apparaît dans le compte client sous la commande. Le client ne voit le texte du commentaire à cet endroit que si l’option « Informer le client » était activée. Si cette case n’est pas cochée, aucun e-mail n’est envoyé, mais le nouveau statut est visible dans le compte.
Note purement interne
L’option « Ajouter un commentaire interne » située au-dessus du champ de commentaire crée une entrée que le client ne voit jamais, sans e-mail ni justificatif. L’icône en forme d’œil associée à une entrée de l’historique permet de la masquer ou de la réafficher pour le client. La commande affiche toujours au client le dernier statut visible pour lui.
Statut et facture
En mode « Via le statut », la boutique attribue automatiquement le numéro de facture dès que la commande atteint un statut défini à cet effet, voir Créer une facture.
Annulation via le statut
Le passage à un statut d’annulation réintègre le stock, crée une correction de facture pour les commandes facturées et déclenche le remboursement pour de nombreux modes de paiement, voir « Annulation complète ».
Signification des différents statuts
Sous Commandes → Statuts des commandes, vous pouvez créer des statuts et les attribuer lors de la modification : « Définir comme statut par défaut » (statut des nouvelles commandes), « Annulation » (contre-passation et correction de facture, exclu des rapports), « Expédition » (notification aux prestataires de paiement et aux places de marché), « Paiement reçu » et « Paiement partiel ». Vous pouvez personnaliser le texte des e-mails de statut dans le guide « Gestionnaire CMS et e-mails » ; les remboursements par mode de paiement sont décrits dans le guide « Modes de paiement ».
Offres
Dans XONIC, une offre est une commande ayant le statut « Offre ». Elle apparaît dans l’onglet « Offres » de l’aperçu des commandes, mais n’apparaît pas dans la liste des commandes standard.
Devis en tant que document
Chaque commande peut être imprimée en tant qu’« offre » (préfixe « OF ») via le menu « Documents ». Une fois ce statut attribué, vous pouvez l’envoyer via « Joindre l’offre ».
Créer un devis dans l’interface d’administration
Jusqu’à la version XONIC 4.9, vous créez une commande et lui attribuez un statut de devis. À partir de la version 4.10, l’onglet « Créer un devis » est disponible à cet effet. L’éditeur de commande affiche alors « Il s’agit d’un devis » et ne déduit pas le stock lors de la modification. 4.10
Conversion en commande
Si le client accepte, passez à un statut de commande normal. À partir de la version 4.10, la boîte de dialogue de statut demande « Enregistrer les stocks maintenant » ; le paramètre par défaut se trouve sous « Devis : enregistrer les stocks lors de la conversion » dans la vue détaillée du produit. à partir de 4.10
Créer une facture
C’est le paramètre « Tranche de numéros de facture individuelle : mode », accessible sous Paramètres → Paiement → Tranches de numéros, qui détermine à quel moment une commande se voit attribuer un numéro de facture.
| Mode | Numéro de document | Qui déclenche l’opération |
|---|---|---|
| false (sans série de numéros propre) : valeur par défaut | Le numéro de document correspond au numéro de commande avec un préfixe, par exemple RG10024. | Créé lors de la commande. |
| Manuellement | Compteur propre avec préfixe. | Vous pouvez le faire via le bouton « Créer une facture ». |
| statut (via le statut) | Compteur propre avec préfixe. | La boutique, dès que la commande atteint un statut défini dans « Tranche de numéros de facture personnalisée : statut d’activation pour la création de factures », y compris dès la page de paiement. Le bouton est également disponible. |
Avec votre propre série de numéros, vous générez la facture en un clic
Les paramètres des séries de numéros
Tous les champs sous Paramètres → Paiement → Séries de numéros:
| Champ | Signification |
|---|---|
| Modifier le numéro de commande | Numéro de la prochaine commande. Ne peut être qu'incrémenté. |
| Série de numéros de facture individuelle : mode | false, manuel ou status, voir ci-dessus. |
| Protéger les commandes facturées | Pour connaître le niveau de protection appliqué par l'éditeur aux commandes facturées, voir « Après la facturation ». |
| Série de numéros de facture personnalisée : numéro de facture actuel | État du compteur de factures. |
| Série de numéros de facture individuelle : statut d’activation pour la création de factures | Les statuts pour lesquels le mode « status » génère la facture. |
| Numéro actuel de correction de facture | Valeur de départ pour les numéros des corrections de facture. |
| Série de numéros de facture personnalisée : statistiques | Remarque : les rapports ne prennent en compte que les commandes accompagnées d’une facture. |
| Série de numéros de facture individuelle : statuts des commandes pour l'aperçu des commandes client | Le compte client affiche les commandes accompagnées d’une facture ainsi que les commandes présentant ce statut. |
Le préfixe et le suffixe des numéros de document (« Préfixe du numéro de facture », valeur par défaut RG, « Préfixe de la correction de facture », valeur par défaut ST, et les autres types de documents) se trouvent sous Paramètres → Design → Documents.
Sous Paramètres → Paiement → Séries de numéros, vous définissez le mode de facturation, la protection des commandes facturées et les compteurs. Cliquez pour agrandir.
Une fois attribué, le numéro de facture ne peut plus être modifié ; le champ est verrouillé
D'où vient le numéro de commande ?
Le numéro de commande est généré de manière séquentielle par la base de données. Il ne gagne un chiffre supplémentaire que lorsque le compteur franchit une puissance de dix ou que quelqu’un l’a incrémenté via la fonction « Modifier le numéro de commande ».
Pourquoi les numéros de commande présentent-ils des lacunes ?
Une commande supprimée ne libère pas son numéro ; cela vaut également pour les commandes créées par erreur dans le backend et pour celles supprimées suite à la désactivation d’une connexion à une place de marché. Les lacunes dans la numérotation des commandes ne posent pas de problème tant que les numéros de facture sont continus. Si vous supprimez la commande la plus récente, la boîte de dialogue de suppression vous propose d’« ajuster le compteur des numéros de commande ».
Justificatifs et bons de livraison
Vous pouvez générer tous les documents relatifs à une commande à l’aide du bouton « Documents » situé dans la barre d’en-tête de la commande ouverte. Le fichier PDF s’ouvre dans une nouvelle fenêtre.
Les informations affichées dépendent de vos paramètres et du statut de la commande
| Document | À quoi sert-il ? | Condition préalable |
|---|---|---|
| Confirmation de commande | Confirmation après réception de la commande | – |
| Facture | Le justificatif de paiement | Numéro de facture disponible* |
| Facture électronique (XRechnung / ZUGFeRD) | Facture structurée pour les administrations et les clients professionnels | Numéro de facture disponible*, numéro d'identification fiscale et coordonnées bancaires de la boutique renseignés, raison sociale et numéro d'identification TVA dans l'adresse de facturation |
| QR-facture | Facture suisse avec partie de paiement | Numéro de facture présent*, « QR-facture IBAN » renseigné |
| Devis | Avant la commande | – |
| Bon de livraison | Jointe à l'envoi, sans prix (par défaut) | – |
| Liste de colisage | Préparation des commandes en entrepôt | – |
| Correction de facture | Correction d'une facture | Retour enregistré |
| Attestation de don | Attestation de don | Contribution volontaire incluse |
| Bon de commande du fournisseur | Commande auprès du fournisseur, avec l'adresse de livraison du client, sans prix | Articles chez le fournisseur ; bouton dédié « Actions fournisseur » |
* Si votre boutique fonctionne sans série de numéros propre, ces documents sont immédiatement disponibles ; le numéro de commande y fait également office de numéro de document.
Commande fournisseur
Si les articles de la commande sont liés à un fournisseur, le bouton « Actions fournisseur » s’affiche. « Afficher le bon de commande pour… » ouvre le fichier PDF, « Envoyer le bon de commande et le bon de livraison par e-mail à… » envoie les deux documents à l’adresse e-mail du fournisseur, avec une copie à la boutique. Ces deux options sont également disponibles dans le menu des actions de l’aperçu des commandes.
Imprimer plusieurs documents à la fois
Vous pouvez imprimer les bons de livraison d’une même date d’expédition ou toutes les factures d’une période donnée depuis l’aperçu des commandes : sélectionnez les commandes, puis « Action pour les commandes sélectionnées » → « Documents ». Il n’est pas possible de filtrer par plage de numéros de facture, mais cela est possible par numéros de commande.
Personnaliser les justificatifs
Vous pouvez contrôler l’apparence et le contenu des justificatifs à trois endroits : sous Paramètres → Design → Justificatifs, dans l’onglet « Justificatifs » d’une commande et dans les paramètres de messagerie.
| Objectif | Où et comment |
|---|---|
| Logo | « Logo » sous Paramètres → Design → Documents, ainsi que « Alignement du logo », « Largeur du logo » et « Afficher le logo ». |
| Pied de page, nom de l'entreprise, coordonnées bancaires | Dans Paramètres → Design → Documents, ouvrez l’onglet « Modifier le pied de page de la facture ». Chaque colonne comporte un en-tête et un texte, par langue. Le document utilise la langue de la commande. La boutique omet les colonnes dont l’en-tête ou le texte contient « Banque » ou « IBAN » si la commande comporte ses propres instructions de paiement, par exemple en cas d’achat sur facture via un prestataire de paiement. La ligne « Expéditeur » située au-dessus de l’adresse se trouve dans le champ « Adresse du document (horizontale) ». |
| Textes par mode de paiement et de livraison | Dans une commande, sous l’onglet « Documents » : pour la confirmation de commande, la facture et le bon de livraison, il y a respectivement un « Commentaire mode de paiement », un « Commentaire mode d’expédition » et un « Commentaire général ». Le crayon permet d’ouvrir les blocs de texte. Un bloc marqué « Standard » s’applique à toutes les commandes utilisant ce mode de paiement ou d’expédition, sauf si vous en avez sélectionné un autre. Chaque bloc de texte comporte un texte par langue. Sous chaque sélection, le texte apparaît sous forme de champ modifiable : « Enregistrer » valide la sélection et enregistre le texte modifié ici comme texte spécifique à cette commande uniquement. Pour la liste de colisage, il n’y a qu’un seul champ de texte libre. |
| Préfixes des numéros | « Préfixe du numéro de facture » et « … Suffixe », de même pour la confirmation de commande, le bon de livraison, la liste de colisage, la correction de facture, le devis, la commande fournisseur et l’attestation de don. |
| Nom de fichier du PDF | « Modèle de nom de fichier PDF » par type de document avec aperçu. Les espaces réservés sont par exemple {date}, {prefix}, {id}, {suffix}, {lastname}, {company}, {customer_id}, {invoice_no} et {order_id}. En l’absence de saisie, la valeur par défaut est {date}-{prefix}{id}{suffix}-{lastname}. |
| Code QR de paiement | L’option « Justificatifs : code QR EPC (scan via application bancaire) » avec la valeur RG imprime un code QR pour le virement sur la facture ; cette option est activée par défaut. Il n’apparaît qu’en cas de paiement anticipé et de facture, et uniquement si le titulaire du compte, l’IBAN et le BIC sont renseignés dans Paramètres → Général → Paramètres de base. Vider le champ le désactive. Il ne peut pas être désactivé pour des modes de paiement individuels. |
| Date d’échéance | « Délai de paiement sur la facture : modes de paiement » sélectionne les modes de paiement comportant la ligne « Délai de paiement ». Le nombre de jours est défini sous Paramètres → Paiement → Général → Délai de paiement en jours (valeur par défaut : 30), mais peut varier selon la commande dans le champ « Délai de paiement » de l’éditeur de commande. à partir de 4.9.34 |
| Prix des caractéristiques | « Documents : affichage des prix pour les options de produit » définit sur quels documents le supplément lié à une caractéristique apparaît comme un montant distinct sous l’article. Par défaut : confirmation de commande, facture, devis. |
| Prix sur le bon de livraison | « Masquer les prix sur le bon de livraison », option activée par défaut. |
| Tailles de police | « Taille de police générale » s’applique aux lignes et au bloc de totaux ; des tailles spécifiques sont également disponibles pour le champ d’adresse, l’en-tête, le pied de page et le type de document. Il n’existe pas de taille spécifique uniquement pour le bloc de totaux. |
| Informations supplémentaires | Le numéro de client, le mode de paiement, l’e-mail et le numéro de téléphone du client, les commentaires, la date de prestation et de livraison, le code-barres et le « numéro d’identification fiscale du client » s’activent dans le même groupe. La mention relative à la livraison intracommunautaire ou à la responsabilité fiscale du destinataire de la prestation pour les clients disposant d’un numéro d’identification TVA à l’étranger est désactivée via « Mention fiscale sur les documents ». 4.9.81 |
Chaque colonne du pied de page comporte un en-tête et un contenu par langue ; le document utilise la langue de la commande. Cliquez pour agrandir.
Dans le sous-onglet « Documents », sélectionnez pour chaque document les blocs de texte relatifs au mode de paiement, au mode d’expédition et au commentaire général ; « (Par défaut) » indique la valeur par défaut. Cliquez pour agrandir.
Net ou brut
Le fait qu’un document affiche des prix nets ou bruts dépend du groupe de clients associé à la commande : « Affichage des prix » et « Groupe de clients exonéré d’impôt » sous Clients → Groupes de clients. Pour une commande existante, modifiez le groupe de clients dans l’éditeur de commande, puis recalculez le montant.
Facture automatique par e-mail
Sous Paramètres → Interfaces → Marketing par e-mail / CRM → Options e-mail, l’option « Pièce jointe à l’e-mail de confirmation de commande (facture au format PDF) » joint la facture à chaque confirmation de commande, quel que soit le mode de paiement. Si vous utilisez votre propre série de numéros, la commande n’a généralement pas encore de numéro de facture au moment du paiement. Envoyez alors la facture avec le statut
Facture électronique jointe à l’e-mail d’expédition
Lors du passage au statut d’expédition « Informer le client », activez « Joindre la facture électronique (XRechnung) » ou « Joindre (ZUGFeRD) » et enregistrez ces paramètres par défaut en cliquant sur « Enregistrer ». La facture électronique nécessite une adresse de facturation comprenant le nom de l’entreprise et le numéro d’identification TVA. Le client saisit un identifiant de routage en tant que numéro de commande lors du paiement si l’option « Numéro de commande / identifiant de routage – saisie lors du paiement » est activée sous Paramètres → Paiement → Expédition/Emballage, ou vous pouvez le saisir dans l’éditeur de commande sous « N° de bon de commande ».
Après la facture : ce qu’il reste à faire
Une fois la facture établie, la commande est clôturée sur le fond
Dès qu’un numéro de facture a été attribué à une commande et que le document a été envoyé au client, vous ne pouvez plus modifier cette commande : ni les articles, ni les quantités, ni les prix, ni les taux d’imposition, ni les frais de port, ni les adresses de facturation. Toute correction ultérieure doit passer par une rectification de facture.
XONIC vous aide dans cette démarche : la boutique vous signale toute commande déjà facturée et peut, si vous le souhaitez, bloquer complètement toute modification.
Pourquoi en est-il ainsi ?
L'article 14 de la loi allemande sur la TVA (UStG) exige un numéro de facture séquentiel attribué de manière unique. Si vous modifiez une commande déjà facturée, le nouveau document généré porte le même numéro, mais indique des montants différents. Du point de vue de votre comptabilité et d’un contrôle fiscal, il existe alors deux factures distinctes sous un même numéro. Les principes GoBD exigent en outre (§ 147 AO) que les justificatifs soient conservés de manière inaltérable et traçable.
Le document reflète toujours l'état actuel
La boutique en ligne génère une nouvelle facture à chaque consultation à partir des données de la commande. Si vous modifiez la commande après son envoi, toute consultation ultérieure sous le même numéro affichera un contenu différent de celui du fichier PDF que votre client a reçu. Conservez donc les factures envoyées en dehors de la boutique en ligne, par exemple via la copie dans le dossier « Envoyés » de votre boîte mail (voir Gestionnaire CMS & e-mails) ou dans votre service comptable.
La bonne méthode : la correction de facture
Créez un retour pour l'article concerné. La boutique attribue alors un numéro de correction spécifique et génère le document « Correction de facture ». La facture d’origine reste inchangée. La facture et la correction indiquent ensemble le montant correct, et les deux opérations sont traçables individuellement. Pour une véritable nouvelle commande, créez une nouvelle commande au lieu de modifier l’ancienne.
Ce qui ne pose pas de problème
Toutes les modifications n’ont pas d’incidence sur le document. Vous pouvez à tout moment ajouter des commentaires internes, modifier le statut, saisir des numéros d’expédition et enregistrer la réception d’un paiement. Une correction de l’adresse de livraison est également autorisée, tant qu’elle ne figure pas sur la facture. En règle générale : ce qui figure sur le PDF reste inchangé après l’envoi.
Activer la protection
Dans Paramètres → Paiement → Séries de numéros, l’option « Protéger les commandes facturées » vous permet de définir le niveau de rigueur avec lequel la boutique applique cette règle. La protection s’applique dès qu’une série de numéros de facture propre à la boutique est active et que la commande dispose d’un numéro de facture. 4.9.6
| Paramètre | Comportement |
|---|---|
| désactivé | Aucun contrôle. L'éditeur de commande se comporte comme avant la version 4.9. |
| avertissement ( réglage par défaut) | L'éditeur affiche un message clair, mais la modification reste possible. Convient bien pour mettre en place ce processus au sein d'une équipe. |
| bloquer | Les modifications ayant une incidence sur le montant sont refusées : lignes de commande, quantités, prix, taux d’imposition, lignes de total, recalcul et importation de listes, ainsi que la devise, la langue, le pays de facturation et de livraison, le groupe de clients, le coupon, le numéro de facture et les champs de date. Le statut, les commentaires, les numéros d’expédition, l’impression de documents, l’envoi d’e-mails, les téléchargements et la création de retours restent possibles. Le compte d’administrateur principal peut contourner le blocage à des fins de correction ; la boutique enregistre cette action dans un journal. |
Paramètre « warn »
Paramètre « block »
Que faire si…
| Situation | Facture déjà établie | Procédure à suivre |
|---|---|---|
| Le client commande un article en plus | Non | Ajouter l'article dans la section « Produits », recalculer, mettre à jour |
| Le client commande un article supplémentaire | Oui | Créer une nouvelle commande, ne pas étendre la commande déjà facturée |
| Quantité erronée saisie | Non | Corriger la quantité dans la section « Produits », recalculer |
| Le client renvoie un article | Oui | Effectuer le retour via la ligne de commande, générer et envoyer une correction de facture |
| Le client renvoie l'intégralité de la commande | Oui | Définir le statut sur « Annulation » ; la boutique crée les lignes de correction, frais de port compris |
| Prix facturé trop élevé, caractéristique erronée | Oui | Retour de l'article et envoi du même produit en échange au prix correct ; la correction de la facture indique la différence |
| Adresse de facturation erronée | Oui | Générer une correction de facture, rectifier l'adresse, émettre un nouveau document, ne pas remplacer tacitement l'ancien |
| Frais de port oubliés | Oui | Commande séparée, ne pas l'ajouter à la facture existante |
| Commentaire interne, numéro d'expédition, réception du paiement | Peu importe | Modifiable à tout moment, n’apparaît pas sur le document |
Ce guide décrit le fonctionnement du système de boutique en ligne et ne remplace en aucun cas un conseil fiscal. Pour l’évaluation de votre cas particulier, veuillez vous adresser à votre conseiller fiscal.
Gérer les retours et les corrections de facture
En cas de retour de marchandise ou de correction d’un montant, créez un retour. Cela génère un document de correction de facture avec son propre numéro de document.
Pour commencer
Le plus rapide consiste à cliquer sur l’icône « Retour » dans la colonne « Actions » de la ligne concernée dans l’éditeur de commande. Vous pouvez y modifier un retour existant via « Modifier le retour ou ajouter un produit d’échange ». Vous pouvez également passer par Commandes → Afficher les retours / échanges, puis sélectionner l’onglet « Nouveau retour / échange ».
Sélectionner une commande
Saisissez le numéro de commande ou effectuez une recherche par client et par e-mail. Si vous accédez à cette fonction depuis l’éditeur de commande, cette étape est déjà effectuée.
Sélectionner le produit à retourner
Le produit concerné de la commande. Cette étape n’est pas nécessaire s’il n’y a qu’un seul produit.
Saisir les détails
« Quantité » (au maximum la quantité commandée), date, « Motif » à choisir dans la liste ou à saisir librement, et « Remarques ». Sous « Récapitulatif (lignes spéciales) », ajoutez les montants, par exemple les frais de port remboursés sous forme de montant négatif.
Produits à échanger
Facultatif : « Ajouter un produit d’échange » ouvre la sélection de produits. La quantité, le nom, le prix et le taux d’imposition peuvent ensuite être modifiés librement. « Enregistrer » crée le retour.
Conséquences du retour
| Aspect | Comportement |
|---|---|
| Gestion des données | Le retour est géré séparément. La commande d'origine reste inchangée. |
| Numéro | Lors de la première sauvegarde, la boutique attribue un numéro de correction précédé du préfixe « ST ». Tous les retours d’une même commande partagent ce numéro et figurent ensemble sur une note de correction. |
| Document | Ajustement de facture dans le menu « Documents », et si nécessaire, également sous forme d’ajustement de facture électronique. Envoi avec le statut via « Joindre l’ajustement de facture ». |
| Remboursement | L'enregistrement d'un retour n'entraîne aucun remboursement auprès du prestataire de paiement. Vous pouvez rembourser des montants partiels sur le portail du prestataire ou, le cas échéant, via la fonction « Rembourser » dans la commande ; voir Modes de paiement. |
| Stock | Les retours augmentent le stock, les articles échangés le réduisent ; lors d’une modification, seule la différence est prise en compte. Les retours créés avant la mise à jour ne sont pas comptabilisés a posteriori.À partir de la version 4.9.145, dans les versions antérieures, un retour ne réintègre pas le stock ; enregistrez les marchandises retournées dans la fiche de l’article concerné. |
| Composants d’un lot | Si, pour un lot, l’option « Produits individuels selon la commande » est réglée sur « Oui », le retour d’un composant est crédité de 0, même si un prix est saisi dans l’éditeur de commande. Vous remboursez le prix du lot, en totalité ou au prorata, sous forme de ligne spéciale négative.à partir de 4.10 |
| Facture d’origine | Elle reste inchangée. La facture et la note de correction donnent ensemble le montant correct. |
Dans la procédure de retour, vous saisissez la quantité, le motif et les remarques, les montants remboursés sous forme de ligne spéciale négative et, si nécessaire, un produit de remplacement. Cliquez pour agrandir.
Annulation complète
Si la commande est intégralement retournée, il suffit de passer au statut « Annulation », soit dans la commande elle-même, soit via « Modifier le statut » dans l’aperçu des commandes :
- Si l’option « Ajuster le stock » est sélectionnée et que la gestion des stocks est activée, la boutique réintègre en stock les articles n’ayant pas encore fait l’objet d’un retour, et ce uniquement lors du passage au statut «Annulation ». 4.9.145
- S’il existe une facture (ou si la boutique fonctionne sans série de numéros propre), elle crée un retour pour chaque article n’ayant pas encore fait l’objet d’un retour. Les frais d’expédition, les frais divers, les remises et les bons de réduction sont repris sous forme de lignes spéciales, afin que la correction équilibre l’ensemble de la facture.
- Si, pour un lot, l’option « Produits individuels selon la commande » est activée, l’annulation crédite le prix du lot. Le lot apparaît dans le document de correction sur une ligne distincte, ses composants étant indiqués avec la valeur 0. Les documents de correction issus d’annulations antérieures à la mise à jour restent tels qu’ils ont été émis.ab 4.10
- Pour les modes de paiement avec remboursement automatique, le changement de statut déclenche le remboursement auprès du prestataire.
- Si la commande disposant de sa propre série de numéros n’a pas encore de numéro de facture, aucune correction de facture n’est générée. Le changement de statut suffit.
La liste des retours
Sous Commandes → Afficher les retours / échanges, vous trouverez tous les retours avec le numéro de commande, le client, le montant de la différence, la date et le motif. Vous pouvez filtrer par motif, effectuer une recherche par nom ou par e-mail et accéder directement au retour via un numéro ST ou RG. Dans le menu d’actions, ouvrez le document de correction.
Supprimer un retour
Il n’existe pas de pièce de contrepartie pour une correction de facture. Vous pouvez supprimer un retour créé par erreur dans la liste des retours ou dans l'éditeur de commande. La correction de facture affiche ensuite les retours restants de la commande ou disparaît. Si le produit est déjà chez le client, ne le supprimez pas, mais facturez le montant via une nouvelle commande.
Dans quel entrepôt enregistrer les retours ? 4.10
Avec la fonction « Gestion avancée des stocks » (Paramètres → Paiement → Stock), la boutique gère plusieurs entrepôts. À partir de la version 4.10, deux modes de fonctionnement sont disponibles pour les retours :
Sans entrepôt dédié aux retours
Les marchandises sont renvoyées vers les entrepôts à partir desquels l’article a été vendu. L’entrepôt le plus récemment utilisé est réapprovisionné en premier, chacun au maximum à hauteur de la quantité qui y a été vendue.
Avec un entrepôt dédié aux retours
Sous Produits → Gestion des stocks, modifiez un entrepôt et activez l’option « Entrepôt de retours ». Tous les retours sont alors intégralement acheminés vers cet entrepôt, ce qui vous permet de vérifier les articles retournés avant leur revente. L’option « Pas d’entrepôt de retours » annule cette configuration. Une annulation est toujours comptabilisée dans les entrepôts d’origine ; la marchandise n’a jamais quitté l’entrepôt.
Un processus de travail clair
- Vérification de la commande: dans l’onglet « Modifier », passer en revue les articles et les adresses.
- Effectuer toutes les modifications avant la facturation: dans l’onglet « Modifier la commande ».
- Recalculer la commande: vérifier les totaux et les taux d’imposition.
- Mettre à jour: enregistrer.
- Créer la facture: à l'aide du bouton ou automatiquement via le statut.
- Générer et envoyer le document: facture, facture électronique, bon de livraison, et conserver le document envoyé.
- À partir de là, plus aucune modification: les corrections s'effectuent exclusivement via les retours et la correction de facture.
Foire aux questions
Quand le numéro de facture est-il attribué, et peut-il changer en cas de changement de statut ?
Comment annuler entièrement une commande, frais de port compris ?
Comment empêcher qu’un remboursement soit effectué automatiquement en cas d’annulation ?
Comment créer a posteriori un avoir et l’envoyer au client ?
Comment enregistrer un retour partiel avec remboursement pour une commande payée ?
Comment modifier a posteriori le montant total sans annuler la commande ?
Comment ajouter des frais de port dans l’éditeur de commande ?
Où puis-je définir le supplément pour quantité minimale et comment puis-je le supprimer ?
Comment associer une commande d’invité à un compte client ou modifier le client ?
Puis-je dupliquer une commande ?
Pourquoi y a-t-il des lacunes dans les numéros de commande, et pourquoi le numéro comporte-t-il soudain un chiffre supplémentaire ?
Pourquoi la sélection de produits dans l’éditeur de commande affiche-t-elle des variantes désactivées ?
Pourquoi est-il impossible d’ajouter un produit d’échange lors d’un retour ?
Pourquoi le client ne voit-il pas une commande dans son compte ?
Comment modifier le point de retrait d’une commande ?
Comment créer une commande et une facture dans une autre langue ?
Où puis-je gérer le pied de page, le nom de l’entreprise et le logo de la facture, y compris en plusieurs langues ?
Où puis-je modifier de manière permanente les textes figurant sur la facture, la confirmation de commande et le bon de livraison ?
Comment modifier le nom du fichier PDF de la facture ?
{prefix}{id}-{company} donne par exemple « RG10024-Musterladen.pdf ». En l’absence de saisie, la valeur par défaut est {date}-{prefix}{id}{suffix}-{lastname}.Comment activer ou désactiver le code QR sur la facture ?
Comment imprimer le code EAN des articles sur la facture ?
Pourquoi le bouton « Facture » n'apparaît-il pas ?
Comment obtenir un aperçu des factures ?
Pourquoi le rapport des ventes n’affiche-t-il pas les annulations ?
Dois-je envoyer une confirmation d’expédition par e-mail pour les commandes passées sur les places de marché ?
Guides complémentaires
Aide aux processus de commande et aux justificatifs
Qu'il s'agisse de la série de numéros de factures, des modèles de documents ou du processus de retour : notre équipe met en place ces processus en collaboration avec vous.
Contacter l'assistance dès maintenant
