Gestisci gli ordini
Dall'arrivo alla documentazione: come trovare gli ordini, crearli e modificarli nel backend, impostare lo stato, emettere la fattura, adattare i documenti e gestire i resi come rettifiche di fattura. Con la regola più importante del processo di ordinazione: cosa fare prima della fatturazione e cosa può essere gestito solo tramite una rettifica dopo la fatturazione.
In sintesi
- Ordini: in Ordini → Ordini. La scheda «Modifica» mostra l’ordine, ne imposta lo stato e genera i documenti. La scheda «Modifica ordine» consente di modificare le voci, gli indirizzi e gli importi totali.
- Stato: con «Notifica al cliente» viene inviata un’e-mail al cliente; i documenti possono essere allegati tramite i pulsanti sottostanti. Le note interne si creano con «Aggiungi commento interno».
- Fattura: in assenza di una serie numerica propria, il numero del documento corrisponde al numero dell’ordine. Se si dispone di una serie numerica propria, il negozio assegna il numero di fattura tramite un pulsante o al raggiungimento di uno stato, e precisamente una sola volta.
- Dopo la fattura: non è più possibile modificare articoli, prezzi o indirizzi, ma è possibile effettuare un reso con rettifica della fattura. Il negozio genera nuovamente il PDF ad ogni accesso sulla base dei dati attuali.
- Personalizzazione dei documenti: logo, prefissi, piè di pagina, nomi dei file e codice QR in Impostazioni → Design → Documenti; i testi relativi alle modalità di pagamento e di spedizione nella scheda «Documenti» di un ordine.
In questa guida
Come interpretare la panoramica degli ordini
Tutti gli ordini sono disponibili alla voce Ordini → Ordini. Cliccando sul numero d'ordine si apre la scheda dell'ordine.
Ricerca
Il campo di ricerca consente di trovare gli ordini per cognome, nome, azienda, e-mail, CAP, città, numero cliente e numero d’ordine, oltre che per numero di fattura (solo la cifra senza «RG»), «n. PO», ID esterno e numero di transazione del fornitore di servizi di pagamento. "Cognome, Nome" con virgola effettua una ricerca mirata per nome, mentre un'immissione con "@" cerca solo nell'indirizzo e-mail. Gli articoli si cercano nel campo dedicato "Codice articolo/GTIN", mentre un numero d'ordine direttamente nel campo "Numero d'ordine".
Filtra
Sopra l’elenco è possibile restringere la ricerca per periodo («Ordini dal/al»), stato dell’ordine, metodo di pagamento, modalità di spedizione, paese di spedizione, gruppo clienti, lingua del cliente e marketplace; se necessario, anche per etichetta di spedizione e luogo di ritiro. Alla voce «Altri filtri» → «Filtri cronologia ordini» è possibile trovare gli ordini che hanno avuto uno stato in un determinato momento o che non lo hanno mai avuto.
Più ordini contemporaneamente
Selezionate le righe e aprite “Azione per gli ordini selezionati”. Invece di selezionarli, potete anche inserire un intervallo di numeri d’ordine (“oppure usa i numeri d’ordine”).
| Azione | Effetto |
|---|---|
| Modifica stato | Una modifica dello stato per tutti gli ordini selezionati. Funziona come la modifica nel singolo ordine, con e-mail, numero di fattura in modalità «Tramite lo stato», azione di pagamento e registrazione di storno. |
| Documenti | Conferme d’ordine, fatture, QR-fatture, offerte, bolle di consegna o liste di imballaggio in un unico PDF, ordinati in base all’«Ordinamento dei documenti». Se è attivo un proprio intervallo di numeri di fattura, il negozio salta gli ordini senza numero di fattura. A ciò si aggiunge la stampa delle etichette dei corrieri collegati. |
| Cancellazione | Con richiesta di conferma per lo storno a magazzino e per i punti bonus. |
Gli ordini contrassegnati possono essere gestiti collettivamente tramite «Azione per gli ordini contrassegnati»: modificare lo stato, unire i documenti in un unico PDF o eliminarli. Cliccare per ingrandire.
Le schede di un ordine
| Schede | A cosa servono |
|---|---|
| Modifica | Visualizza l'ordine, imposta lo stato, inserisci commenti, crea e invia documenti. Sotto di essa si trovano le sottosezioni «Dettagli ordine» (Home), «Dettagli articolo», «Stato ordine», «Documenti», «Spedizione», «Scadenze», «Ticket» e «Altro». |
| Modifica ordine | Modificare effettivamente le voci, gli indirizzi e gli importi totali. Qui è possibile modificare tutto ciò che è riportato sul documento. |
| Registro (Cronologia) | Registro delle modifiche apportate all’ordine, alle voci e ai totali con i valori precedenti e attuali. Visibile solo dall’account amministratore principale. Le voci più vecchie di un anno vengono eliminate dal negozio. |
La barra delle schede di un ordine aperto, accedendo come amministratore principale
File relativi all’ordine
Nell’ordine aperto, il pulsante «File» consente di caricare documenti interni, come ad esempio una ricevuta del fornitore o una foto. I file esistenti si aprono tramite «Visualizza file». Il cliente non vede questi file. È possibile inviare un file al cliente con lo stato «file individuale».
Analisi degli ordini
È possibile esportare articoli, quantità e fatturato in «Report → Prodotti acquistati» con «Esporta» come file CSV, apribile in Excel, con o senza resi. «Report → Esportazione fatturato CSV» fornisce una riga per ogni ordine con importo netto, lordo e IVA. «Ordini → Genera elenco ordini » è un elenco stampabile con le voci e gli indirizzi.
Creare, copiare e assegnare un ordine a un cliente
Ordini telefonici e via e-mail, ordini per clienti aziendali o riordini: gli ordini si creano anche nel backend.
Selezionare i clienti
In Ordini → Crea ordine o nella scheda «Nuovo ordine» della panoramica degli ordini, cercare il cliente e cliccare su «Seleziona questo cliente».
Creazione dell’ordine
«Nuovo ordine» crea immediatamente l’ordine: con gli indirizzi dell’account, lo stato predefinito, la valuta predefinita, la lingua dell’account e il metodo di pagamento «Fattura», se attivo.
Compilare nell’editor
Il negozio online apre l’editor degli ordini. Qui è possibile aggiungere i prodotti, selezionare il metodo di spedizione e di pagamento, ricalcolare il totale e salvare cliccando su «Aggiorna».
Altra lingua
La lingua dell’ordine è indicata nell’editor degli ordini alla voce «3. Consegna, pagamento, sconti e totali» nel campo «Lingua del cliente». A questa si basano le e-mail, i testi delle ricevute e le denominazioni delle righe dei totali. Le voci aggiunte nel backend assumono il nome dell’articolo nella lingua del backend. Verificare i nomi in caso di ordini in lingua straniera.
Duplicare l’ordine
Nel menu delle azioni di una riga della panoramica degli ordini, l’ opzione «Duplica ordine» crea una copia con un nuovo numero e la data odierna: stesse voci, totali e indirizzi, senza numero di fattura. Le scorte di magazzino vengono detratte per la copia. Non viene inviata alcuna e-mail.
Assegnare un account cliente
Nel menu delle azioni di una riga, la voce si chiama «Collega a un account cliente» per gli ordini degli ospiti; altrimenti, «Modifica cliente associato». Dopo aver cliccato su «Seleziona cliente», confermate sotto «Conferma collegamento all’account cliente».
Il menu a freccia di una riga porta a «Collegare all’account cliente» (per gli ordini degli ospiti) e «Duplicare l’ordine». Cliccare per ingrandire.
Modifica dell’ordine: l’editor degli ordini
È possibile aprire l’editor tramite la scheda «Modifica ordine». Esso è suddiviso in sezioni espandibili. Per salvare tutte le modifiche, utilizzare il pulsante «Aggiorna» situato in fondo alla pagina.
Le sezioni dell’editor degli ordini, con i dati dell’ordine e della fattura in alto
L’intestazione: dati e date
Sopra le sezioni sono riportati la data e l’ora dell’ordine. Se è in uso una serie di numeri di fattura propria, seguono «Numero fattura», «Data fattura» e «Termine di pagamento». Il numero di fattura viene bloccato non appena viene assegnato. Alla voce «Pianificazione delle scadenze» è possibile gestire «Opzione di consegna», «Data di consegna», «Data di prestazione», «Data di consegna» e le date pianificate. È possibile definire quali di questi dati devono comparire sui documenti alla voce Impostazioni → Design → Documenti (vedere Personalizzazione dei documenti).
Senza una serie numerica propria, l’intestazione mostra solo il campo «Termine di pagamento», e solo se sono state selezionate delle modalità di pagamento in «Termine di pagamento sulla fattura: modalità di pagamento». da 4.9.34
| Area | Cosa modificare qui | Motivo tipico |
|---|---|---|
| 1. Dati dell’indirizzo | Indirizzo del cliente, di consegna e di fatturazione, anche dalla rubrica del cliente | Errori di battitura, indirizzo di consegna errato |
| 2. Prodotti | Aggiungere articoli, correggere quantità, prezzo e aliquota fiscale, rimuovere articoli, avviare la procedura di reso | Nuovo ordine, quantità errata inserita |
| 3. Consegna, pagamento, sconti e totali | Modalità di spedizione e pagamento, coupon, credito, valuta, lingua del cliente, gruppo clienti, righe di totale libere | Modifica del metodo di spedizione, concessione di uno sconto |
| 4. Download | File scaricabili, «Scaricabile fino al», «Download rimanenti», numeri di serie. Visibili solo se è attivata l’opzione «Attiva download dei prodotti» in Impostazioni → Checkout → Download. | Il cliente necessita di un ulteriore tentativo di download |
| 5. Partner | Assegnazione al partner del programma di affiliazione. Visibile solo se sono presenti partner (senza download come «4. Partner»). | Assegnare una commissione a un partner |
Salva
Il pulsante “Aggiorna” in fondo alla pagina salva tutte le sezioni contemporaneamente. I pulsanti nell’area dei totali sono passaggi intermedi e non sostituiscono il salvataggio.
Nuova conferma d’ordine
Cliccando sul pulsante “Invia conferma d’ordine ” tramite “Aggiorna”, il cliente riceve nuovamente l’ordine modificato, su richiesta con “Allega fattura”. Se è ancora in sospeso un ricalcolo, il negozio non invia alcuna e-mail e richiede prima conferma.
Aggiungere, modificare ed eliminare prodotti
Nell’area 2. Prodotti è possibile modificare le voci dell’ordine.
Aggiungi articoli all’ordine
Apre la selezione dei prodotti. La ricerca avviene per nome, codice articolo o EAN; le caratteristiche si selezionano direttamente. La selezione mostra anche gli articoli e le varianti disattivati, in modo da poter ricreare gli ordini. Se si aggiunge un articolo disattivato, il negozio avvisa con il messaggio «Attenzione! È stato aggiunto un prodotto inattivo».
Caricare l’elenco degli articoli
Per riordini di grandi dimensioni: un file in formato CSV, XLS, XLSX o ODS contenente un identificativo (EAN o codice articolo) e, facoltativamente, la quantità per riga; in assenza di quantità, viene applicato il valore 1. Gli identificativi sconosciuti o vuoti vengono denominati dal negozio con il numero di riga dopo l’importazione. Le quantità negative e quelle superiori a un milione vengono rifiutate. 4.9.85
La sezione «Prodotti» con le voci dell’ordine
I campi di una voce
| Campo | Significato |
|---|---|
| Quantità | Numero di pezzi ordinati. Con la funzione «Gestione magazzino avanzata» è possibile gestire la quantità tramite le righe di magazzino sottostanti. La quantità può essere pari a 0 o negativa, vedi sotto. |
| Prodotto | Il nome così come appare sul documento. Una modifica si applica solo a questo ordine, non al catalogo. |
| Codice articolo / GTIN | Compare sulla bolla di consegna e sulla lista di imballaggio; il codice articolo compare anche sulla fattura. |
| Imposta (%) | Aliquota fiscale applicabile a questa voce. Deve corrispondere al paese di destinazione. |
| Unità | Unità di vendita, ad esempio «pezzi» o «m». |
| Prezzo base | Il prezzo netto per unità, al netto dei sovrapprezzi relativi alle caratteristiche. Viene memorizzato con elevata precisione; non arrotondare a due cifre. |
| Promozione | Due pulsanti: «Crea reso» e «Elimina posizione». Si tratta di due operazioni distinte, vedi sotto. Il pulsante «Crea reso» scompare non appena l’intero quantitativo è stato restituito. |
In alto a destra la colonna delle azioni: «Crea reso» e «Elimina posizione»
Quantità negativa come riga di accredito
Prima dell’emissione della fattura, è possibile registrare un reso direttamente nell’ordine: ridurre la quantità della voce, portandola a -1 per creare una riga di accredito, salvare con «Aggiorna» e rispondere «Sì» alla richiesta di ricalcolo. Il negozio riaccredita la differenza in magazzino. In questo caso non viene generata una rettifica della fattura. Se la fattura è già stata inviata al cliente, procedete con il reso. Tra il 4.7.11 e il 4.9.117 il browser rifiutava una quantità negativa al clic su «Aggiorna»; in quel caso salvate cliccando su «Ricalcola ordine».
Le varianti e le opzioni aggiuntive di una voce vanno configurate nel catalogo; consultare la guida sugli attributi del prodotto.
Consegna, pagamento, sconti e totali
Nella sezione 3. Consegna, pagamento, sconti e totali sono riportati il metodo di spedizione e di pagamento, i buoni e i crediti, la valuta, la lingua del cliente, il gruppo clienti e tutte le righe di totale dell’ordine.
Righe di totale e i tre pulsanti alla fine della sezione
Spese di spedizione
Alla voce «Metodo di spedizione» selezionate una modalità di spedizione già configurata; cliccando su «Ricalcola ordine» verrà inserito il relativo prezzo. Con l’opzione «Personalizzato» inserite voi stessi «Nome spedizione», «Prezzo di spedizione (al netto)» e «Aliquota fiscale di spedizione».
Punto di ritiro
Se sono presenti filiali, modificare la filiale di ritiro nel campo «Filiale di ritiro». Confermare la richiesta «Modificare anche l’indirizzo di ritiro?» con OK; in questo modo il negozio inserirà l’indirizzo della nuova filiale come indirizzo di consegna.
Gruppo clienti
Il “Gruppo clienti” qui indicato vale solo per il calcolo di questo ordine, ad esempio per l’imposta, la visualizzazione del prezzo netto o lordo e gli sconti. Il gruppo nell’account cliente rimane invariato.
Le righe dei totali
Ogni riga presenta «Descrizione», «Aliquota fiscale», «Valore» e «Ordinamento». È possibile modificare l’aliquota fiscale solo nelle righe libere.
| Cosa | Come procedere |
|---|---|
| Sconto o supplemento | «Aggiungi riga», inserire la denominazione, l’aliquota e il valore; valore negativo per uno sconto. Senza denominazione, la riga viene denominata «Accredito» (negativo) o «Commissione» (positivo). Il valore è lordo se il gruppo di clienti visualizza i prezzi lordi, altrimenti è netto. La riga libera viene mantenuta ad ogni nuovo calcolo e compare sulle ricevute. |
| Blocca valore | In caso di supplemento per quantità minima, sconto, buono, commissione per modalità di pagamento e contributo volontario, l’icona a forma di lucchetto «Mantieni valore (il ricalcolo porta sempre a questo risultato)» fissa l’importo inserito. |
| Rimuovere la riga | Spuntare la casella a sinistra della riga ed eseguire un nuovo calcolo. Il modulo rimane disattivato per questo ordine e compare sotto «Moduli bloccati manualmente». Cliccando sul relativo pulsante, lo si riattiva. |
I tre pulsanti
| Pulsante | Funzione | Quando utilizzarlo |
|---|---|---|
| Aggiungi riga | Visualizza una riga di totale libera. | Supplemento o sconto non gestito da alcun modulo |
| Ricalcola l'ordine | Ricalcola completamente i moduli relativi a spedizione, imposte e totali. | La procedura standard dopo ogni modifica |
| Accetta l'ordine così com'è | Salva gli importi inseriti senza modifiche. | Solo se si sono impostati manualmente i totali, ricalcolando poi anche i totali parziali, le imposte e il totale stesso |
La richiesta «Eseguire il ricalcolo»
Se si modifica un elemento che influisce sul calcolo, il negozio richiede conferma prima di salvare. Ciò riguarda: paese di consegna, zona o regione, valuta, lingua del cliente, metodo di pagamento, modalità di spedizione, peso totale, buono sconto, credito e gruppo clienti, nonché qualsiasi modifica a una voce.
Selezionando «Sì» si ricalcolano spese di spedizione, imposte e totali. Selezionando «No» gli importi inseriti rimangono invariati. Selezionate «No» solo se avete impostato consapevolmente i totali manualmente.
La richiesta di conferma appare automaticamente non appena viene apportata una modifica rilevante ai fini del calcolo
Le modalità di spedizione e i modelli di prezzo si configurano nella guida «Spedizione e consegna », i buoni sconto e i voucher nella guida «Voucher e buoni sconto», gli sconti cassa e le commissioni relative ai metodi di pagamento nella guida «Metodi di pagamento».
Modifica dello stato e notifica al cliente
Lo stato riflette lo stato di elaborazione dell’ordine. Nella scheda «Modifica», sottosezione «Stato dell’ordine», selezionate il nuovo stato e decidete cosa comunicare al cliente. Per confermare, cliccate su «Aggiorna».
Nella sottoscheda “Stato dell’ordine” è riportato lo storico sopra il modulo; le voci interne appaiono in grigio con l’icona a forma di occhio barrato e rimangono invisibili al cliente. Cliccare per ingrandire.
| Pulsanti | Effetto |
|---|---|
| Avvisa il cliente | Invia l’e-mail di aggiornamento relativo al nuovo stato. |
| Aggiungi commenti | Inserisce il testo del commento nell'e-mail. |
| Allega la conferma d'ordine | Allega la conferma d'ordine in formato PDF. |
| Allega la fattura | Allega la fattura. Con serie numerica personalizzata solo se esiste già un numero di fattura. |
| Allega fattura elettronica (XRechnung) / (ZUGFeRD) | Allega la fattura elettronica. In caso di reso, vengono visualizzati i pulsanti per la correzione della fattura elettronica. |
| Allega la rettifica della fattura | Allega la rettifica della fattura, vedi Reso. |
| Allega l'offerta | Allega l’offerta in formato PDF. |
| Allega le Condizioni generali di contratto / il Diritto di recesso / la dichiarazione sulla protezione dei dati | Allega i testi legali in formato PDF. |
| File personalizzato | Allega un file personalizzato, ad esempio una scheda tecnica. |
| Esegui azione di pagamento | Visibile solo se in Impostazioni → Generale → Opzioni moduli → "Azione di pagamento ignorabile " è attiva, il metodo di pagamento riconosce le azioni presso il fornitore e il nuovo stato è uno stato di annullamento o di spedizione. Se disattivata, il rimborso o l’addebito presso il fornitore non viene effettuato. Se “Azione di pagamento ignorabile” è disattivata, il negozio esegue sempre l’azione. |
Altri pulsanti compaiono solo se necessario, ad esempio “QR-fattura” e “Allega ricevuta di donazione”. Se si modificano i pulsanti, compare “Salva”: in questo modo il negozio memorizza questa combinazione come impostazione predefinita.
Cosa vede il cliente
Ogni cambiamento di stato appare nell’account del cliente sotto l’ordine. Il cliente vede il testo del commento solo se l’opzione «Avvisa il cliente» era attiva. Senza il segno di spunta non viene inviata alcuna e-mail, ma il nuovo stato è comunque visibile nell’account.
Nota puramente interna
«Aggiungi commento interno» sopra il campo di commento crea una voce che il cliente non vede mai, senza e-mail né documenti. L’icona a forma di occhio su una voce della cronologia la nasconde o la mostra nuovamente al cliente. L’ordine mostra sempre al cliente l’ultimo stato visibile per lui.
Stato e fattura
Nella modalità «In base allo stato», il negozio assegna automaticamente il numero di fattura non appena l’ordine raggiunge uno stato prestabilito a tale scopo; vedi Creare una fattura.
Annullamento tramite lo stato
Il passaggio a uno stato di annullamento ripristina le giacenze di magazzino, crea la rettifica della fattura per gli ordini già fatturati e, per molti metodi di pagamento, avvia il rimborso; vedi Annullamento completo.
Cosa significano i vari stati
In Ordini → Stato dell’ordine è possibile creare gli stati e contrassegnarli durante la modifica: «Definisci come predefinito» (stato dei nuovi ordini), «Annullamento» (storno e correzione della fattura, escluso dai report), «Spedizione» (notifica al fornitore di servizi di pagamento e ai marketplace), «Pagamento ricevuto» e «Pagamento parziale». È possibile personalizzare i testi delle e-mail di stato nella guida CMS Manager ed e-mail, mentre i rimborsi per ciascun metodo di pagamento sono descritti nella guida Metodi di pagamento.
Offerte
In XONIC, un’offerta è un ordine con uno stato di offerta. Appare nella scheda «Offerte» della panoramica degli ordini, mentre viene nascosta nell’elenco degli ordini standard.
Offerta come documento
Ogni ordine può essere stampato come «Offerta» (prefisso «OF») tramite il menu «Documenti». Una volta assegnato lo stato, è possibile inviarla tramite «Allega offerta».
Creazione di un'offerta nel backend
Fino alla versione XONIC 4.9, si creava un ordine e lo si impostava su uno stato di offerta. A partire dalla versione 4.10 è disponibile la scheda «Crea offerta». L’editor degli ordini mostra quindi «Questa è un’offerta» e, durante la modifica, non addebita alcuna quantità di magazzino. 4.10
Convertire in un ordine
Se il cliente accetta, passare a uno stato di ordine normale. A partire dalla versione 4.10, la finestra di dialogo dello stato chiede «Registrare ora le giacenze di magazzino»; l’impostazione predefinita si trova alla voce «Offerta: registrare le giacenze di magazzino al momento della conversione» nella vista dettagliata del prodotto. 4.10
Creazione della fattura
La modalità in cui a un ordine viene assegnato un numero di fattura è determinata dall’opzione «Serie numerica fatture personalizzata: Modalità» in Impostazioni → Checkout → Serie numeriche.
| Modalità | Numero documento | Chi lo attiva |
|---|---|---|
| false (senza serie di numeri propria) Impostazione predefinita | Il numero del documento è il numero dell’ordine con prefisso, ad esempio RG10024. | Viene generato con l'ordine. |
| manuale | Contatore personalizzato con prefisso. | Si imposta tramite il pulsante «Crea fattura». |
| Stato (tramite lo stato) | Contatore personalizzato con prefisso. | Il negozio, non appena l'ordine raggiunge uno stato presente nella sezione «Serie di numeri di fattura personalizzata: stato di attivazione per la creazione della fattura», già durante la procedura di checkout. Il pulsante è inoltre disponibile. |
Con una serie numerica personalizzata è possibile generare la fattura con un clic
Le impostazioni delle serie di numeri
Tutti i campi in Impostazioni → Checkout → Intervalli di numerazione:
| Campo | Significato |
|---|---|
| Modifica numero d'ordine | Il numero dell'ordine successivo. Può essere solo aumentato. |
| Serie numerica individuale delle fatture: Modalità | false, manuale o stato, vedi sopra. |
| Proteggere gli ordini fatturati | Per sapere con quale rigore l’editor protegge gli ordini fatturati, vedere la sezione «Dopo la fattura». |
| Intervallo numerico delle fatture personalizzato: numero di fattura attuale | Valore attuale del contatore delle fatture. |
| Serie di numeri di fattura personalizzata: stato di attivazione per la creazione della fattura | Gli stati in cui la modalità «status» genera la fattura. |
| Numero di rettifica della fattura attuale | Valore iniziale per i numeri delle rettifiche delle fatture. |
| Serie numerica personalizzata delle fatture: statistiche | A: i report considerano solo gli ordini con fattura. |
| Serie numerica individuale delle fatture: stati degli ordini per la panoramica degli ordini dei clienti | L'account cliente mostra gli ordini con fattura e, inoltre, gli ordini con questo stato. |
Il prefisso e il suffisso dei numeri dei documenti («Prefisso numero fattura», impostazione predefinita RG, «Prefisso rettifica fattura», impostazione predefinita ST, e gli altri tipi di documento) si trovano in Impostazioni → Design → Documenti.
In Impostazioni → Checkout → Intervalli di numerazione è possibile impostare la modalità di fatturazione, la protezione degli ordini fatturati e i contatori. Cliccare per ingrandire.
Una volta assegnato, il numero di fattura non è più modificabile; il campo è bloccato
Da dove proviene il numero d’ordine
Il numero d’ordine viene incrementato in modo progressivo dal database. Acquisisce una cifra in più solo quando il contatore supera una potenza di dieci o quando qualcuno lo ha aumentato tramite la funzione «Modifica numero d’ordine».
Perché i numeri d’ordine presentano delle lacune
Un ordine cancellato non libera il proprio numero; ciò vale anche per gli ordini creati per errore nel backend e per quelli rimossi da un’integrazione con un marketplace. Le lacune nei numeri d’ordine non sono critiche, purché i numeri di fattura siano continui. Se si elimina l’ordine con il numero più alto, la finestra di dialogo di eliminazione propone l’opzione «Adatta il contatore dei numeri d’ordine».
Documenti e bolle di consegna
È possibile generare tutti i documenti relativi a un ordine tramite il pulsante «Documenti» nella barra di intestazione dell’ordine aperto. Il PDF si apre in una nuova finestra.
Le voci visualizzate dipendono dalle impostazioni e dallo stato dell’ordine
| Documento | A cosa serve | Requisiti |
|---|---|---|
| Conferma d'ordine | Conferma dopo la ricezione dell'ordine | – |
| Fattura | La ricevuta di pagamento | Numero di fattura disponibile* |
| Fattura elettronica (XRechnung / ZUGFeRD) | Fattura strutturata per enti pubblici e clienti aziendali | Numero di fattura presente*, codice fiscale e coordinate bancarie del negozio inseriti, ragione sociale e partita IVA nell'indirizzo di fatturazione |
| QR-fattura | Fattura svizzera con sezione di pagamento | Numero di fattura presente*, «QR-fattura IBAN» inserita |
| Offerta | Prima dell’ordine | – |
| Bolla di consegna | Allegata alla spedizione, senza prezzi (impostazione predefinita) | – |
| Elenco dei colli | Prelievo in magazzino | – |
| Correzione della fattura | Correzione di una fattura | Reso presente |
| Attestato di donazione | Attestato di donazione | Contributo volontario incluso |
| Modulo d'ordine del fornitore | Ordine presso il fornitore, con indirizzo di consegna del cliente, senza prezzi | Articoli con fornitore; pulsante dedicato «Azioni fornitore» |
* Se il vostro negozio non dispone di una propria serie di numeri, questi documenti sono immediatamente disponibili; il numero d’ordine corrisponde al numero del documento.
Ordine fornitore
Se gli articoli dell’ordine hanno un fornitore, compare il pulsante “Azioni fornitore”. «Visualizza bolla d’ordine per …» apre il PDF, «Invia bolla d’ordine e bolla di consegna via e-mail a …» invia entrambi all’indirizzo e-mail del fornitore, con una copia al negozio. Entrambe le opzioni sono disponibili anche nel menu delle azioni della panoramica degli ordini.
Molti documenti contemporaneamente
È possibile stampare le bolle di consegna di un determinato giorno di spedizione o tutte le fatture di un determinato periodo dalla panoramica degli ordini: selezionare gli ordini, «Azione per gli ordini selezionati» → Documenti. Non è possibile effettuare una selezione in base ai numeri di fattura da–a, ma è possibile farlo in base ai numeri d’ordine.
Personalizzare i documenti
È possibile gestire l’aspetto e il contenuto dei documenti in tre punti: in Impostazioni → Design → Documenti, nella scheda «Documenti» di un ordine e nelle impostazioni delle e-mail.
| Obiettivo | Dove e come |
|---|---|
| Logo | «Logo» in Impostazioni → Design → Documenti, oltre a «Allineamento del logo», «Larghezza del logo» e «Mostra logo». |
| Piè di pagina, ragione sociale, coordinate bancarie | In Impostazioni → Design → Documenti, aprire la scheda Modifica piè di pagina fattura. Ogni colonna ha un'intestazione e un testo per ogni lingua. Il documento utilizza la lingua dell'ordine. Il negozio omette le colonne con «Banca» o «IBAN» nell’intestazione o nel testo se l’ordine contiene istruzioni di pagamento specifiche, ad esempio in caso di acquisto con fattura tramite un fornitore di servizi di pagamento. La riga del mittente sopra l’indirizzo si trova nel campo «Indirizzo del documento (orizzontale)». |
| Testi per modalità di pagamento e spedizione | In un ordine, nella sottosezione «Documenti»: per la conferma d’ordine, la fattura e la bolla di consegna, sono presenti rispettivamente un «Commento modalità di pagamento», un «Commento modalità di spedizione» e un «Commento generale». La matita apre i moduli di testo. Un modulo contrassegnato come «Standard» si applica a tutti gli ordini con quel metodo di pagamento o di spedizione, a meno che non ne sia stato selezionato un altro. Ogni blocco di testo ha un testo per ogni lingua. Sotto ogni selezione, il testo è visualizzato come campo modificabile: cliccando su «Salva» si conferma la selezione e il testo modificato in questa sede viene salvato come testo personalizzato solo per questo ordine. Per la lista di imballaggio è disponibile solo un campo di testo libero. |
| Prefissi dei numeri | «Prefisso numero fattura» e «… Suffisso», lo stesso vale per la conferma d’ordine, la bolla di consegna, la lista di imballaggio, la rettifica della fattura, l’offerta, l’ordine al fornitore e la ricevuta di donazione. |
| Nome del file PDF | «Modello nome file PDF» per ogni tipo di documento con anteprima. I segnaposto sono ad esempio {date}, {prefix}, {id}, {suffix}, {lastname}, {company}, {customer_id}, {invoice_no} e {order_id}. Se non viene inserito nulla, viene utilizzato {date}-{prefix}{id}{suffix}-{lastname}. |
| Codice QR di pagamento | «Documenti: codice QR EPC (scansione tramite app bancaria)» con il valore RG stampa un codice QR per il bonifico sulla fattura; impostazione predefinita attivata. Viene visualizzato solo in caso di pagamento anticipato e fattura e solo se in Impostazioni → Generale → Impostazioni di base sono stati inseriti il titolare del conto, l’IBAN e il BIC. Svuotando il campo si disattiva. Non è possibile disattivarlo per singole modalità di pagamento. |
| Destinatario del pagamento | «Termine di pagamento sulla fattura: modalità di pagamento» seleziona le modalità di pagamento con la riga «Termine di pagamento». I giorni sono impostati in Impostazioni → Checkout → Generale → Termine di pagamento in giorni (impostazione predefinita 30), con valori diversi per ogni ordine nel campo «Termine di pagamento» dell’editor degli ordini. a partire da 4.9.34 |
| Prezzi delle caratteristiche | «Documenti: visualizzazione del prezzo per le opzioni del prodotto» stabilisce su quali documenti il sovrapprezzo di una caratteristica venga indicato come importo separato sotto l’articolo. Impostazione predefinita: conferma d’ordine, fattura, offerta. |
| Prezzi sulla bolla di consegna | «Nascondi i prezzi sulla bolla di consegna», impostazione predefinita attiva. |
| Dimensioni dei caratteri | «Dimensione carattere generale» si applica alle voci e al blocco dei totali; sono inoltre disponibili dimensioni specifiche per il campo dell’indirizzo, l’intestazione, il piè di pagina e il tipo di documento. Non è prevista una dimensione specifica solo per il blocco dei totali. |
| Ulteriori informazioni | Numero cliente, modalità di pagamento, e-mail e numero di telefono del cliente, commenti, data di prestazione e di consegna, codice a barre e «Codice fiscale del cliente» si attivano nello stesso gruppo. La nota relativa alla fornitura intracomunitaria o alla responsabilità fiscale del destinatario della prestazione per i clienti con partita IVA all’estero viene disattivata da «Nota fiscale sui documenti». 4.9.81 |
Ogni colonna del piè di pagina presenta un’intestazione e un contenuto per ciascuna lingua; il documento utilizza la lingua dell’ordine. Cliccare per ingrandire.
Nella sottoscheda «Documenti» selezionare per ogni documento i moduli di testo relativi alla modalità di pagamento, alla modalità di spedizione e al commento generale; «(Standard)» indica l’impostazione predefinita. Cliccare per ingrandire.
Netto o lordo
Il fatto che un documento riporti prezzi netti o lordi dipende dal gruppo clienti dell’ordine: «Emissione prezzi» e «Gruppo clienti esente da imposta» in Clienti → Gruppi clienti. Per un ordine esistente, modificare il gruppo clienti nell’editor degli ordini e ricalcolare.
Fattura automatica via e-mail
In Impostazioni → Interfacce → Email marketing / CRM → Opzioni email, l’opzione «Allegato email conferma d’ordine (fattura in PDF)» allega la fattura a ogni conferma d’ordine, indipendentemente dal metodo di pagamento. Se si utilizza una serie di numeri personalizzata, l’ordine al momento del checkout solitamente non ha ancora un numero di fattura. In tal caso, inviate la fattura con lo stato
Fattura elettronica nell’e-mail di spedizione
Quando si passa allo stato di spedizione «Avvisa il cliente», attivare «Allega fattura elettronica (XRechnung)» o «Allega (ZUGFeRD)» e salvare come impostazione predefinita cliccando su «Salva». La fattura elettronica richiede un indirizzo di fatturazione con ragione sociale e partita IVA. Il cliente inserisce l’ID di tracciamento come numero d’ordine al momento del checkout, se in Impostazioni → Checkout → Spedizione/Imballaggio è attiva l’opzione «Numero d’ordine / ID di tracciamento - Inserimento al checkout», oppure è possibile inserirlo nell’editor degli ordini alla voce «N. PO».
Dopo la fattura: cosa si può ancora fare
Una volta emessa la fattura, l’ordine è considerato completato dal punto di vista dei contenuti
Non appena a un ordine viene assegnato un numero di fattura e il documento è stato inviato al cliente, non è più possibile apportare modifiche a tale ordine: né alle voci, né alle quantità, ai prezzi, alle aliquote fiscali, alle spese di spedizione o agli indirizzi di fatturazione. Qualsiasi correzione successiva deve essere effettuata tramite una rettifica della fattura.
XONIC vi supporta in questo: il negozio online vi segnala un ordine già fatturato e, su richiesta, può impedire completamente la modifica.
Perché è così
Il § 14 della legge tedesca sull’IVA (UStG) richiede un numero di fattura progressivo, assegnato una sola volta. Se si modifica un ordine già fatturato, il documento di fatturazione appena generato riporta lo stesso numero, ma indica importi diversi. Dal punto di vista della contabilità e di una verifica fiscale, esistono quindi due fatture diverse con lo stesso numero. Inoltre, i principi GoBD (§ 147 AO) richiedono che i documenti siano conservati in modo immutabile e tracciabile.
Il documento riflette sempre lo stato attuale
Il negozio online genera la fattura ex novo ad ogni consultazione sulla base dei dati dell’ordine. Se si modifica l’ordine dopo l’invio, ogni successiva consultazione con lo stesso numero mostrerà contenuti diversi rispetto al PDF che il cliente ha ricevuto. Conservate quindi le fatture inviate al di fuori del negozio online, ad esempio tramite la copia nella cartella “Inviati” della vostra casella di posta (vedi CMS-Manager & E-mail) o nella vostra contabilità.
La procedura corretta: rettifica della fattura
Crea un reso per la voce in questione. Il negozio assegnerà quindi un numero di rettifica specifico e genererà il documento di rettifica della fattura. La fattura originale rimane invariata. La fattura e la rettifica, insieme, indicano l’importo corretto ed entrambe le operazioni sono tracciabili singolarmente. Per un vero e proprio riordino, crei un nuovo ordine invece di modificare quello precedente.
Cosa non pone problemi
Non tutte le modifiche incidono sul documento. È possibile inserire in qualsiasi momento commenti interni, modificare lo stato, inserire numeri di spedizione e registrare l’avvenuto pagamento. Anche una correzione dell’indirizzo di consegna è consentita, purché non figuri sulla fattura. Come regola generale: ciò che è riportato sul PDF rimane invariato dopo l’invio.
Attivare la protezione
In Impostazioni → Checkout → Intervalli di numeri, con l’opzione «Proteggi ordini fatturati » è possibile stabilire con quale rigore il negozio applichi questa regola. La protezione entra in vigore non appena è attivo un proprio intervallo di numeri di fattura e l’ordine dispone di un numero di fattura. 4.9.6
| Impostazione | Comportamento |
|---|---|
| disattivato | Nessun controllo. L’editor degli ordini si comporta come prima della versione 4.9. |
| avviso Impostazione predefinita | L'editor mostra un avviso chiaro, ma la modifica rimane possibile. Adatto per introdurre la procedura all'interno del team. |
| blocco | Le modifiche che incidono sull'importo vengono rifiutate: voci, quantità, prezzi, aliquote fiscali, righe di totale, ricalcolo e caricamento di elenchi, oltre a valuta, lingua, paese di fatturazione e consegna, gruppo clienti, coupon, numero di fattura e campi data. Stato, commenti, numeri di spedizione, stampa dei documenti, invio e-mail, download e creazione di resi rimangono possibili. L’account amministratore principale può ignorare il blocco per effettuare correzioni; il negozio registra tale operazione. |
Impostazione «warn»
Impostazione «block»
Cosa fare se…
| Situazione | Fattura già emessa | Procedura corretta |
|---|---|---|
| Il cliente ordina un articolo in un secondo momento | No | Aggiungere l'articolo nella sezione Prodotti, ricalcolare, aggiornare |
| Il cliente ordina un articolo in più | Sì | Creare un nuovo ordine, non ampliare l'ordine già fatturato |
| Quantità errata registrata | No | Correggere la quantità nella sezione Prodotti, ricalcolare |
| Il cliente restituisce un articolo | Sì | Effettuare il reso tramite la riga di posizione, generare e inviare la rettifica della fattura |
| Il cliente restituisce l'intera fornitura | Sì | Impostare lo stato su "Annullamento"; il negozio crea le righe di rettifica comprese le spese di spedizione |
| Il prezzo è stato calcolato troppo alto, caratteristica errata | Sì | Restituzione dell’articolo e invio dello stesso prodotto in sostituzione al prezzo corretto; la rettifica della fattura riporta la differenza |
| Indirizzo di fatturazione errato | Sì | Generare una rettifica della fattura, correggere l’indirizzo, emettere un nuovo documento, non sovrascrivere tacitamente |
| Spese di spedizione dimenticate | Sì | Ordine separato, non aggiungere alla fattura esistente |
| Commento interno, numero di spedizione, ricezione del pagamento | Non importa | Modificabile in qualsiasi momento, non compare sulla ricevuta |
La presente guida descrive il funzionamento del sistema del negozio online e non sostituisce la consulenza fiscale. Per la valutazione del vostro caso specifico, rivolgetevi al vostro consulente fiscale.
Gestire i resi e le rettifiche di fattura
Se la merce viene restituita o se è necessario correggere un importo, create un reso. Da questo viene generato il documento di rettifica della fattura con un proprio numero di documento.
Come iniziare
Il modo più veloce è tramite l’icona “Reso” nella colonna “Azioni” della voce interessata nell’editor degli ordini. Da lì è possibile modificare un reso esistente tramite “Modifica reso o aggiungi prodotto in sostituzione”. In alternativa, tramite Ordini → Visualizza resi / sostituzioni e la scheda Nuovo reso / sostituzione.
Selezionare l’ordine
Inserisci il numero d’ordine oppure cerca per cliente e indirizzo e-mail. Se accedi dall’editor degli ordini, questo passaggio è già stato completato.
Selezionare il prodotto da restituire
La voce in questione dall’ordine. Non applicabile se è presente una sola voce.
Inserire i dettagli
«Quantità» (al massimo la quantità ordinata), data, «Motivo» dall’elenco o come testo libero e «Note». Alla voce «Riepilogo (righe speciali)» inserire gli importi, ad esempio le spese di spedizione rimborsate come importo negativo.
Prodotti in sostituzione
Opzionale: «Aggiungi prodotto in sostituzione» apre la selezione dei prodotti. Quantità, nome, prezzo e aliquota fiscale sono poi modificabili a piacere. «Salva» registra il reso.
Cosa comporta il reso
| Aspetto | Comportamento |
|---|---|
| Gestione dei dati | Il reso viene gestito separatamente. L’ordine originale rimane invariato. |
| Numero | Al momento del primo salvataggio, il negozio assegna il numero di rettifica con il prefisso «ST». Tutti i resi relativi a un ordine condividono questo numero e figurano insieme su una rettifica di fattura. |
| Documento | Rettifica della fattura nel menu «Documenti», se necessario anche come rettifica elettronica della fattura. Invio con lo stato tramite «Allega rettifica della fattura». |
| Rimborso | Il salvataggio di un reso non comporta alcun rimborso da parte del fornitore di servizi di pagamento. È possibile rimborsare importi parziali nel portale del fornitore o, ove disponibile, tramite la funzione “Rimborsa” nell’ordine; si veda la sezione “Metodi di pagamento”. |
| Stock | Il reso aumenta le scorte, gli articoli sostituiti le riducono; in caso di modifica conta solo la differenza. I resi creati prima dell’aggiornamento non vengono registrati a posteriori.A partire da 4.9.145 Nelle versioni precedenti un reso non riporta le scorte; registrare la merce restituita nella voce relativa all’articolo. |
| Componenti del pacchetto | Se per un pacchetto l’opzione «Prodotti singoli in base all’ordine» è impostata su Sì, il reso di una componente viene accreditato con valore 0, anche se nell’editor degli ordini è stato inserito un prezzo. Il prezzo del pacchetto, per intero o in parte, va rimborsato come riga speciale negativa.Da 4.10 |
| Fattura originale | Rimane invariata. La fattura e la rettifica danno insieme l’importo corretto. |
Nel reso si registrano la quantità, il motivo e le note, gli importi rimborsati come riga speciale negativa e, se necessario, un prodotto in sostituzione. Cliccare per ingrandire.
Annullamento completo
Se l’intero ordine viene restituito, è sufficiente passare allo stato «Annullato», direttamente nell’ordine o tramite «Modifica stato» nella panoramica degli ordini:
- Se è selezionata l’opzione “Adegua giacenza” e la gestione delle scorte è attiva, il negozio riaccredita la giacenza delle voci senza resi precedenti, e ciò avviene solo al momento del passaggio allo stato di annullamento. 4.9.145
- Se è presente una fattura (o se il negozio opera senza una propria serie di numeri), il sistema crea un reso per ogni articolo per cui non è stato effettuato alcun reso in precedenza. Spese di spedizione, commissioni, sconti e buoni vengono riportati come righe speciali, in modo che la correzione compensi l’intera fattura.
- Se per un pacchetto l’opzione “Prodotti singoli in base all’ordine” è impostata su Sì, l’annullamento accredita il prezzo del pacchetto. Il pacchetto compare nel documento di rettifica come riga separata, con i suoi componenti indicati con 0. I documenti di rettifica derivanti da annullamenti precedenti all’aggiornamento rimangono così come sono stati emessi.ab 4.10
- Per i metodi di pagamento con storno automatico, il cambio di stato attiva il rimborso presso il fornitore.
- Se l’ordine con una propria serie di numeri non ha ancora un numero di fattura, non viene generata alcuna rettifica della fattura. È sufficiente il cambio di stato.
L’elenco dei resi
Alla voce Ordini → Visualizza resi/sostituzioni sono elencati tutti i resi con numero d’ordine, cliente, importo della differenza, data e motivo. È possibile filtrare per motivo, effettuare una ricerca per nome o e-mail e passare direttamente al reso tramite un numero ST o RG. Dal menu contestuale è possibile aprire il documento di rettifica.
Eliminare un reso
Non esiste un documento di contropartita per una rettifica della fattura. È possibile eliminare un reso creato per errore dall’elenco dei resi o dall’editor degli ordini. La rettifica della fattura mostrerà quindi i resi rimanenti dell’ordine oppure verrà eliminata. Se il reso è già stato consegnato al cliente, non eliminarlo, ma addebitare l’importo con un nuovo ordine.
In quale magazzino registrare i resi 4.10
Con la funzione «Gestione magazzino avanzata» (Impostazioni → Checkout → Inventario), il negozio gestisce più magazzini. A partire dalla versione 4.10 sono disponibili due modalità di gestione dei resi:
Senza magazzino dei resi
La merce viene restituita al magazzino da cui è stata venduta la posizione. Il magazzino utilizzato per ultimo viene rifornito per primo, ciascuno al massimo fino alla quantità venduta da quel magazzino.
Con magazzino dei resi
In Prodotti → Gestione magazzino, modificare un magazzino e attivare «Magazzino resi». In questo modo tutti i resi vengono inviati interamente a questo magazzino, consentendovi di controllare la merce prima che venga rivenduta. L’opzione «Nessun magazzino resi» annulla questa impostazione. Uno storno viene sempre registrato nei magazzini di origine; la merce non ha mai lasciato il magazzino.
Il flusso di lavoro ottimale
- Verifica dell’ordine: nella scheda «Modifica» controllare le voci e gli indirizzi.
- Effettuare tutte le modifiche prima della fatturazione: nella scheda «Modifica ordine».
- Ricalcolare l’ordine: controllare gli importi totali e le aliquote fiscali.
- Aggiornare: salvare.
- Creare la fattura: tramite pulsante o automaticamente in base allo stato.
- Generare e inviare il documento: fattura, fattura elettronica, bolla di consegna e conservare il documento inviato.
- Da questo punto in poi non sono più consentite modifiche: eventuali correzioni devono essere effettuate esclusivamente tramite reso e rettifica della fattura.
Domande frequenti
Quando viene assegnato il numero di fattura e può cambiare al variare dello stato?
Come posso annullare completamente un ordine, comprese le spese di spedizione?
Come posso impedire che venga effettuato automaticamente un rimborso in caso di annullamento?
Come posso creare successivamente una nota di credito e inviarla al cliente?
Come si registra un reso parziale con rimborso relativo a un ordine pagato?
Come posso modificare successivamente l’importo totale senza annullare l’ordine?
Come si aggiungono le spese di spedizione nell’editor degli ordini?
Dove si imposta il supplemento per quantità minima e come si rimuove?
Come posso collegare un ordine da ospite a un account cliente o modificare il cliente?
Posso duplicare un ordine?
Perché ci sono lacune nei numeri d’ordine e perché il numero ha improvvisamente una cifra in più?
Perché la selezione dei prodotti nell’editor degli ordini mostra varianti disattivate?
Perché non è possibile aggiungere un prodotto in sostituzione in caso di reso?
Perché il cliente non vede un ordine nel proprio account?
Come si modifica il punto di ritiro di un ordine?
Come posso creare un ordine e una fattura in un’altra lingua?
Dove posso gestire il piè di pagina, la ragione sociale e il logo della fattura, anche in più lingue?
Dove posso modificare in modo permanente i testi presenti sulla fattura, sulla conferma d’ordine e sulla bolla di consegna?
Come si modifica il nome del file PDF della fattura?
{prefix}{id}-{company} genera, ad esempio, «RG10024-Musterladen.pdf». Se non si inserisce nulla, viene utilizzato {date}-{prefix}{id}{suffix}-{lastname}.Come si attiva o si disattiva il codice QR sulla fattura?
Come si stampa il codice EAN degli articoli sulla fattura?
Perché manca il pulsante per la fattura?
Come posso ottenere una panoramica delle fatture?
Perché il report delle vendite non mostra gli annullamenti?
Devo inviare una conferma di spedizione via e-mail per gli ordini provenienti dai marketplace?
Guide approfondite
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