Dipendenti, diritti e autenticazione a due fattori
Un account personale per ogni utente, diritti specifici per ciascun gruppo di utenti e un secondo livello di sicurezza durante l'accesso: questa guida spiega come creare i dipendenti nel backend, cosa possono visualizzare e modificare, come proteggere gli accessi e cosa fare se qualcuno non riesce più ad accedere.
In sintesi
- Account: in Impostazioni → Amministratori → Account utente, create un account dedicato per ogni persona. Non condividete gli accessi.
- Diritti: i permessi di un account sono determinati dal gruppo di utenti a cui appartiene, configurabile per ogni sito in Impostazioni → Amministratori → Gruppi di utenti. Il gruppo “Admins” ha sempre tutti i permessi.
- Accesso a due fattori: ogni utente può attivarlo per il proprio account nella sezione Il mio account. Solo l’utente stesso o il nostro servizio di assistenza possono reimpostare la password.
- Disconnessione automatica: dopo un’ora senza clic, la sessione termina. È possibile impostare la durata in Impostazioni → Privacy → Generale.
- Un collaboratore se ne va: bloccare immediatamente l’account, rimuovere i dispositivi fidati ed eliminare l’account in un secondo momento.
In questa guida
Panoramica su account, gruppi e autorizzazioni
Ogni account utente è associato a una sola persona. Ogni account fa parte di un gruppo di utenti e il gruppo determina quali pagine l’account può aprire e quali modifiche può apportare al loro interno.
| Cosa | A cosa serve | Dove |
|---|---|---|
| Account utente | Nome, indirizzo e-mail, password e impostazioni personali di una persona | Impostazioni → Amministratori → Account utente |
| Gruppo di utenti | i diritti, comuni a tutti gli account del gruppo | Impostazioni → Amministratori → Gruppi di utenti |
| Il mio account | Dati personali, password personale, autenticazione a due fattori, firme | Impostazioni → Amministratori → Il mio account |
| Dispositivi affidabili | Dispositivi sui quali il negozio non richiede il codice per 30 giorni | Impostazioni → Amministratori → Dispositivi affidabili |
Gruppo "Amministratori"
Il primo gruppo dell’elenco ha sempre pieni diritti, compresa la gestione degli account e dei permessi. Non è possibile limitare i suoi diritti, né rinominare o eliminare il gruppo. Assegnate questo gruppo solo alle persone responsabili del negozio.
Account «Support XONIC»
Tramite questo account, il nostro supporto tecnico vi assisterà nel backend. Non può essere eliminato e non rientra tra i vostri account dei collaboratori. Utilizzate l’interruttore nella colonna «Stato» per bloccarlo; per ricevere assistenza nel backend, riportatelo su «Attivo».
Numero di account
Se nel vostro pacchetto il numero di account dei collaboratori è limitato, sopra l’elenco compare la dicitura «Slot amministratore: … su … occupati». Gli account disattivati non vengono conteggiati. Se la quota è esaurita, la scheda «Aggiungi» non è visibile e gli account disattivati non possono essere riattivati. Per aggiungere ulteriori account, consultare la sezione Prezzi.
Gli account utente con quota, pulsante di stato e colonna «Autenticazione a due fattori»: gli account bloccati sono visualizzati in rosso nell’elenco e non vengono conteggiati tra gli slot occupati. Cliccare per ingrandire.
Creare un dipendente
Crea un account separato per ogni persona. Solo così potrai vedere in seguito chi ha modificato un ordine o risposto a un ticket, e solo così potrai revocare l’accesso a una persona senza bloccare tutti gli altri.
- Crea innanzitutto il gruppo di utenti appropriato con i relativi diritti; vedi Gruppi di utenti.
- Aprire Impostazioni → Amministratori → Account utente e cliccare in alto sulla scheda «Aggiungi». Si aprirà la finestra «Crea account utente».
- Inserite «Nome», «Cognome» e «Indirizzo e-mail». Ogni indirizzo e-mail può essere utilizzato una sola volta. Il «Nome utente» è disponibile solo se in Impostazioni → Generale → Impostazioni di base → Alias di accesso amministratore è impostato su «true». Non può essere un indirizzo e-mail.
- Imposta una «Password» e ripetila in «Conferma password». Deve rispettare le linee guida relative alle password. In alternativa, imposta «Genera password automaticamente» su sì.
- Selezionare il «Gruppo utenti». L’impostazione predefinita è «--nessuno--»: un account senza gruppo visualizza solo la dashboard.
- Con l’opzione “Informa l’utente via e-mail e invia la password”, la persona riceverà via e-mail l’indirizzo del backend e i propri dati di accesso. Se si utilizza una password generata automaticamente, l’opzione si attiva automaticamente.
- Fare clic su «Inserisci».
Un nuovo account utente per il servizio clienti: mentre digita la password, il negozio mostra quali criteri di sicurezza sono già soddisfatti. Clicchi per ingrandire.
Impostazioni personali
Nello stesso modulo e successivamente alla voce “Modifica” è possibile specificare ulteriori dettagli. Ogni utente può modificarli autonomamente anche nella sezione “Il mio account”.
| Campo | Funzione |
|---|---|
| «Navigazione a sinistra» | «Espanso» mostra il menu in modo permanente a sinistra della pagina, «Compresso» lo mostra solo tramite il pulsante «Menu». |
| «Firma (sistema di ticket)», «Firma (ordini)» | saluto personalizzato che il negozio utilizza quando risponde ai ticket o aggiorna gli ordini, per ogni lingua |
| «Abilità (Assegnazione ticket)» | Testo libero per l’assegnazione automatica dei ticket tramite IA, ad esempio competenze e lingue |
| «ID utente Slack» | Destinatario delle notifiche personali su Slack. Lasciando il campo vuoto, le notifiche vengono disattivate. |
| «Responsabile di progetto», «Indirizzi e-mail alternativi», «Sincronizzazione CalDAV» | Impostazioni per il CRM. I responsabili di progetto possono essere definiti solo dai membri del gruppo «Amministratori».XONIC Premium: CRM |
Il nome con cui appare una risposta nel ticket al cliente non è determinato dall’account utente, ma dal «Mittente (Avatar)» nel sistema dei ticket, vedi Ticket e attività.
Creare gruppi di utenti
Raggruppate le persone con le stesse mansioni in un unico gruppo, ad esempio «Servizio clienti», «Spedizioni» o «Contabilità». In questo modo potrete modificare i diritti una sola volta per tutti.
Nuovo gruppo
- In Impostazioni → Amministratori → Gruppi di utenti, cliccare sulla scheda «Aggiungi».
- Inserire un nome univoco di almeno 5 caratteri e cliccare su «Aggiungi».
- Nel menu delle azioni del nuovo gruppo, selezionare “Diritti di accesso” e impostare i diritti, come descritto in Assegnazione dei diritti.
Copia gruppo
L'opzione «Copia» nel menu delle azioni crea un nuovo gruppo con tutti i diritti del precedente. Ciò consente di risparmiare tempo quando due ruoli differiscono solo per pochi diritti. I nuovi negozi includono i gruppi da «Livello 1» a «Livello 3» senza diritti.
Assegnazione dei diritti
I diritti si applicano a ciascuna pagina del backend: un gruppo può aprire una pagina e, a seconda della pagina, modificarla, crearla, eliminarla o eseguire altre operazioni. Ciò che non è autorizzato è bloccato.
- In Impostazioni → Amministratori → Gruppi di utenti, selezionare «Diritti di accesso» dal menu delle azioni del gruppo. In alto è riportato «Diritti di accesso per il gruppo di utenti:» seguito dal nome.
- Le pagine sono ordinate in base ai menu principali, ad esempio «Ordini» o «Impostazioni». Accanto a ogni pagina è riportato il nome del file tra parentesi, ad esempio «Il mio account (config-admins.php)».
- Il pulsante Sì/No davanti al nome della pagina indica l’accesso alla pagina (Lettura): la pagina appare nel menu e può essere aperta. Solo allora si aprono i diritti aggiuntivi relativi a quella pagina.
- I tre pulsanti con le icone in alto (i cui nomi vengono visualizzati al passaggio del mouse) aprono e chiudono tutte le sezioni, impostano tutti i diritti o li rimuovono tutti.
- Salvare con «Aggiorna».
Diritti del gruppo Servizio clienti: leggere e modificare gli ordini, oltre all’editor degli ordini in «Altre sezioni (senza voce di menu)»; le linee tratteggiate indicano le parti omesse della pagina. Cliccare per ingrandire.
I diritti
I diritti offerti da una pagina sono visibili sotto di essa non appena è attivata l’opzione «Accesso alla pagina/Lettura». Non tutte le pagine dispongono di tutti i diritti.
| Diritto | Consente |
|---|---|
| «Accesso alla pagina/Lettura» | Aprire e visualizzare la pagina. Senza questo diritto, la voce di menu non è disponibile. |
| «Modifica», «Crea», «Elimina» | Salvare le modifiche, creare nuove voci, eliminare voci |
| «Attiva/Disattiva», «Copia», «Sposta» | Attivare/disattivare lo stato, copiare voci, spostare voci in altre categorie |
| «Importa», «Esporta» | Importazione ed esportazione dei dati, ad esempio in xoPort |
| «Selezione multipla» | Azioni collettive per più ordini contemporaneamente |
| «Prezzi di acquisto» | Prezzi di acquisto e margine di profitto negli ordini, nell’editor degli ordini e nel report delle vendite. Negli ordini e nel report delle vendite, il negozio li mostra solo se, in Impostazioni → Checkout → Inventario → Calcolo del margine di profitto (backend), l’opzione è impostata su true. |
| «Blocca account utente» | Bloccare e sbloccare account, sia per gli account utente che per i clienti |
| «Modifica dei diritti di accesso» | Modifica dei diritti dei gruppi di utenti |
| «Modifica (diritti di superamministratore)», «Limita la visualizzazione dei ticket ai propri ticket» | Diritti speciali nel sistema dei ticket, vedi Ticket e attività. La limitazione ai propri ticket non si applica all’opzione «Imposta tutti i diritti di accesso». |
I diritti si applicano per pagina, non per campo
I singoli campi di una pagina non possono essere nascosti. Chi è autorizzato ad aprire una pagina vede tutte le informazioni in essa contenute. Fanno eccezione i prezzi di acquisto e la limitazione ai propri ticket. Anche le impostazioni costituiscono un’unica pagina: chi è autorizzato a modificarle può cambiare tutti i gruppi di impostazioni, compresa la durata della sessione e le linee guida relative alle password.
Pagine senza voce di menu
Alcune pagine non hanno una voce di menu dedicata, come l’editor degli ordini (orders-change.php), l’editor degli articoli (xoproducts.php) e le pagine relative ai documenti e alla stampa. Si trovano in fondo alla pagina sotto «Altre sezioni (senza voce di menu)», a seconda della versione con nomi come «Modifica ordini» o semplicemente con il nome del file.ab 4.9.24
Chi deve modificare gli ordini ha quindi bisogno dei diritti su «Ordini» e sull’editor degli ordini (orders-change.php).
Attività tipiche e diritti necessari
Assegnate a ciascun gruppo solo le pagine necessarie per il proprio lavoro. Questi esempi vi aiuteranno a definire i permessi.
| Compito | Pagina nell’editor dei permessi | Diritti |
|---|---|---|
| Visualizzare ordini e offerte | «Ordini» | «Accesso alla pagina/Lettura». Le offerte si trovano nella stessa pagina, nella scheda «Offerte». |
| Modifica dello stato, notifica ai clienti | «Ordini» | inoltre «Modifica» |
| Creare etichetta di spedizione | «Ordini» | "Modifica"da 4.9.25 |
| Eliminare ordini o offerte, eliminare etichette di spedizione | "Ordini" | «Elimina». Vale per entrambi; non esiste un diritto specifico solo per le etichette. |
| Modifica delle voci di un ordine | Editor ordini (orders-change.php) alla voce «Altre sezioni (senza voce di menu)» | «Accesso alla pagina/Lettura», «Modifica», se necessario «Crea» e «Elimina» |
| Dati del cliente e note sul cliente | «Clienti» e «Note amministratore» | rispettivamente «Accesso alla pagina/Lettura». La scheda «Note» nella scheda del cliente viene visualizzata dal negozio solo se si dispone del diritto «Note amministratore». |
| Modifica dei ticket | «Ticket e attività» | vedi Ticket e attività |
| Leggere gli invii dei propri moduli | «Moduli» | «Accesso alla pagina/Lettura», vedi Moduli eprotezione antispam 4.10 |
| Modifica della propria password e dell’autenticazione a due fattori | «Il mio account» | «Accesso alla pagina/Lettura» e «Modifica». Assegnate questa autorizzazione a ciascun gruppo. |
| Rimuovere i propri dispositivi fidati | «Dispositivi fidati» | «Accesso alla pagina/Lettura» e «Elimina» |
Note per tutti o solo per sé
Ogni nota ha un’impostazione di «Visibilità»: «Tutti gli amministratori» la mostra a tutti gli account con il diritto di accedere alle note amministrative, «Solo tu» la mostra solo alla persona che l’ha creata. In questo modo puoi concedere a un collaboratore l’accesso alle note dei clienti senza rivelare le tue note personali.
Dashboard
Anche la dashboard segue le impostazioni dei permessi. I riquadri relativi ad articoli, ordini, clienti, ticket e note, così come i grafici relativi a ordini e fatturato, vengono visualizzati solo se si dispone del permesso di lettura sulla pagina corrispondente.
Bloccare, sbloccare ed eliminare account
Il blocco revoca immediatamente l’accesso e può essere annullato. L’eliminazione è definitiva.
Blocco e sblocco
In Impostazioni → Amministratori → Account utente, impostare l’interruttore nella colonna «Stato» su «Bloccato» oppure selezionare «Blocca account utente» dal menu delle azioni. Per tornare indietro, selezionare “Attivo” o “Sblocca account utente”. Gli account bloccati sono visualizzati in rosso nell’elenco.
- A tal fine, il proprio gruppo deve disporre del diritto «Blocca account utente». Non è possibile bloccare il proprio account.
- Un utente bloccato viene immediatamente disconnesso. Al successivo accesso, vedrà il messaggio «Account utente bloccato!».
- Se il numero massimo di account dei collaboratori è stato raggiunto, non è possibile sbloccare un account. Bloccatene prima un altro.
Eliminazione
Nel menu delle azioni, selezionare «Elimina» e confermare. Non è possibile eliminare il proprio account, l’account «XONIC» e l’account con l’indirizzo e-mail del gestore del negozio, accessibile da Impostazioni → Interfacce → E-mail marketing / CRM → Opzioni e-mail.
Dopo l’eliminazione, il nome non comparirà più nelle cronologie, ad esempio nelle voci della cronologia degli ordini. Bloccate quindi prima gli account degli ex collaboratori ed eliminateli solo una volta completate tutte le procedure.
Configurare l’autenticazione a due fattori
Con l’autenticazione a due fattori, per accedere è necessario, oltre alla password, un codice monouso a sei cifre generato da un’app di autenticazione sul telefono. Chi conosce solo la password non può accedere. Configuratela per ogni account.
- Ogni utente deve aprire Impostazioni → Amministratori → Il mio account e attivare l’autenticazione a due fattori.
- Fare clic su «Aggiorna». Da questo momento in poi, per accedere sarà richiesto il codice.
- Subito dopo, cliccare su «Visualizza configurazione 2FA» e scansionare il codice QR con l’app di autenticazione. Invece del codice QR, è possibile inserire manualmente la chiave che si trova accanto. Come metodo, selezionare SHA512, indicato nella nota sopra la chiave.
- Prova ad accedere in una finestra privata del browser prima di disconnetterti.
Dopo l’attivazione e il salvataggio, la voce «Visualizza configurazione 2FA» nella sezione Il mio account apre il codice QR e la chiave per l’app Authenticator (account demo). Cliccare per ingrandire.
Accesso con codice
Dopo aver inserito nome utente e password, il negozio richiede il «codice monouso». Inserisci il codice attuale dall’app. Selezionando «Fidati di questo dispositivo per 30 giorni», il sistema non richiederà più l’autenticazione su questo dispositivo per un certo periodo; vedi Dispositivi fidati.
Nuovo telefono
Finché l’autenticazione a due fattori è attiva, la voce “Visualizza configurazione 2FA” nella sezione Il mio account mostra lo stesso codice QR. Scansionalo con il nuovo telefono prima di consegnare quello vecchio.
Disattivazione
In «Il mio account », disattiva l’interruttore e clicca su «Aggiorna». Se in seguito riattivi l’autenticazione a due fattori, il negozio genererà una nuova chiave. La vecchia voce nell’app non sarà più valida.
Dopo il nome utente e la password, il negozio richiede il codice monouso a sei cifre generato dall’app. Clicca per ingrandire.
Se il codice non è corretto
Se durante l’accesso viene visualizzato il messaggio «Codice monouso errato», la causa è solitamente l’orologio del telefono o una voce non aggiornata nell’app.
Verificare
- l’ora: il codice è valido solo per un breve periodo. Se l’ora del telefono differisce di più di circa due minuti, il codice non sarà valido. Impostare l’ora su «automatica».
- Registrazione corretta: se avete disattivato e poi riattivato l’autenticazione a due fattori, è valida solo la registrazione più recente nell’app.
- Procedura: il negozio utilizza SHA512. Se avete inserito la chiave manualmente, controllate questa impostazione nell’app.
- Campo vuoto: il messaggio «Codice monouso mancante» indica che il campo è stato inviato vuoto.
Telefono smarrito, app cancellata
Solo l’utente stesso può reimpostare l’autenticazione a due fattori nella sezione Il mio account. Non esiste un pulsante che consenta a un altro amministratore di disattivarla per un account di terzi.
- Se l’utente dispone di un dispositivo fidato su cui il negozio non richiede il codice, può accedervi e disattivare l’autenticazione a due fattori nella sezione «Il mio account» oppure configurarla nuovamente.
- Altrimenti, contattate il nostro supporto. Fino ad allora, l’utente non potrà operare nel backend; una nuova password non è d’aiuto, poiché il codice continuerà a essere richiesto.
Dispositivi fidati
Se un utente seleziona la casella «Fidati di questo dispositivo per 30 giorni» durante l’inserimento del codice monouso, il negozio non richiederà più il codice su quel dispositivo e in quel browser per 30 giorni. Nome utente e password rimangono comunque necessari.
Elenco dei dispositivi
In Impostazioni → Amministratori → Dispositivi affidabili sono elencati tutti i dispositivi memorizzati con le voci “Amministratore”, “Dispositivo”, “Indirizzo IP”, “Creato il”, “Ultimo utilizzo” e “Valido fino al”. Ogni utente vede i propri dispositivi, mentre i membri del gruppo «Admins» vedono i dispositivi di tutti i collaboratori. Per ogni account, il negozio memorizza al massimo 5 dispositivi; al sesto, viene eliminato il più vecchio.
Rimuovere i dispositivi
La voce «Elimina» nella riga rimuove un singolo dispositivo (dopo la conferma con «Rimuovi»), mentre «Rimuovi tutti i dispositivi» elimina tutti quelli visibili. Su questi dispositivi, al prossimo accesso il negozio richiederà nuovamente il codice. Rimuovete i dispositivi in caso di smarrimento di un portatile, dimissioni di un collaboratore o se un dispositivo nell’elenco vi risulta sconosciuto. A tal fine, il gruppo deve disporre del diritto «Elimina» su questa pagina.
I dispositivi salvati con data di scadenza: è possibile rimuovere singoli dispositivi tramite «Elimina», mentre tutti quelli visibili in una volta sola tramite «Rimuovi tutti i dispositivi». Cliccare per ingrandire.
Password dimenticata e modifica
Se si dimentica la password, ogni utente può reimpostarla autonomamente tramite un link inviato via e-mail. La password precedente rimane valida fino a quando non ne viene salvata una nuova.
Password dimenticata
- Nella pagina di accesso, cliccare su «Hai dimenticato la password?».
- Inserire l’indirizzo e-mail dell’account utente. Il nome utente non funziona in questo caso.
- Aprire il link contenuto nell’e-mail. Il link è valido per 30 minuti e può essere utilizzato una sola volta.
- Alla voce «Imposta nuova password», inserire due volte la nuova password e cliccare su «Salva password».
Non hai ricevuto l’e-mail?
- La pagina mostra sempre lo stesso messaggio, anche se l’indirizzo è sconosciuto. Verifica di aver inserito l’indirizzo dell’account utente e controlla nella cartella dello spam.
- Il negozio invierà un nuovo link per lo stesso account non prima di 20 minuti.
- Se non ricordi più l’indirizzo registrato, chiedi a un collega di impostare una nuova password per l’account utente, oppure contatta il nostro servizio di assistenza.
Impostare la password per un collega
In Impostazioni → Amministratori → Account utente, seleziona “Modifica” dal menu delle azioni, imposta “Nuova password” su sì, inserisci la password due volte e clicca su “Aggiorna”. Il negozio online non invia alcuna e-mail in questo caso. Comunicate la password in modo sicuro oppure fate utilizzare al collega la funzione “Password dimenticata”. Ogni utente può modificare la propria password nella sezione Il mio account selezionando “Modifica password”.
| Impostazione in Impostazioni → Protezione dei dati → Linee guida sulle password | Effetto | Nuovi negozi |
|---|---|---|
| «Linee guida per le password: lunghezza minima» | Numero minimo di caratteri | 8 |
| «Linee guida per le password: numeri», «… lettere minuscole», «… lettere maiuscole», «… caratteri speciali» | almeno un carattere di ciascun tipo | tutte le opzioni devono essere impostate su «true» |
| «Reimpostazione password amministratore: funzione attiva» | «Password dimenticata» nel backend. Se impostato su false, solo un amministratore può impostare nuove password. | true |
| «Reimpostazione password amministratore: validità del link (minuti)» | per quanto tempo è valido il link contenuto nell’e-mail, da 5 a 1440 minuti | 30 |
Le linee guida si applicano alle password assegnate manualmente nel backend e alla funzione «Password dimenticata». Le regole relative al rinnovo dopo un certo numero di mesi e al blocco delle vecchie password all’interno dello stesso gruppo si applicano solo agli account dei clienti nel negozio online. Una password generata automaticamente va sostituita con una propria al primo accesso.
Durata della sessione e disconnessione automatica
Il negozio effettua il logout se non viene effettuato alcun clic per un certo periodo di tempo. Ciò protegge il backend nel caso in cui qualcuno si allontani dalla postazione. Se ritenete che ciò avvenga troppo presto, prolungate la durata.
Impostazione della durata
In Impostazioni → Privacy → Generale → Timeout sessione amministratore (secondi) è possibile specificare dopo quanti secondi senza clic si conclude la sessione. I nuovi negozi hanno un valore predefinito di 3600, ovvero un’ora. 7200 corrispondono a due ore, 14400 a quattro ore.
Impostando 0 si disattiva la disconnessione automatica. Sconsigliamo questa opzione, specialmente su computer utilizzati da più persone.
Verifica IP
In Impostazioni → Privacy → Generale → Sessione amministratore, impostando Verifica IP su "true", la sessione termina non appena l’indirizzo IP cambia in modo sostanziale, ad esempio passando dalla rete Wi-Fi dell’ufficio alla rete mobile o attivando una VPN. Il negozio tollera piccoli cambiamenti all’interno della stessa connessione. Per impostazione predefinita, il controllo è disattivato. Lasciatelo disattivato se il vostro team lavora in mobilità o su reti diverse.
Durata della sessione e verifica IP del backend in Protezione dei dati → Generale, con il testo di aiuto relativo ai valori in secondi. Clicca per ingrandire.
Altri motivi per la disconnessione
| Cosa è successo | Perché | Rimedio |
|---|---|---|
| Messaggio «La tua sessione è scaduta per motivi di sicurezza.» | Il tempo impostato senza clic è scaduto. | Prolungare la durata. Dopo aver effettuato l'accesso, si tornerà alla pagina in cui ci si trovava. I dati non salvati andranno persi. |
| Messaggio «… poiché il Suo indirizzo IP è cambiato.» | Il controllo dell’IP è attivo e la rete è cambiata. | Disattivare il controllo dell’IP o rimanere nella stessa rete |
| Disconnessione senza avviso mentre qualcun altro sta utilizzando lo stesso account | Se il numero di account dipendenti nel proprio pacchetto è limitato, un account è valido solo su un browser alla volta. Chi effettua l’accesso da un’altra postazione termina la sessione precedente. | Un account separato per ogni persona; non lavorare su due browser contemporaneamente |
| Tutti disconnessi contemporaneamente | Qualcuno ha salvato i diritti o ha bloccato o cancellato un account. | Effettuare nuovamente l'accesso; apportare tali modifiche nei momenti di minor traffico |
| Disconnessi da altri dispositivi | Le impostazioni sono state salvate in «Il mio account ». Ciò interrompe le sessioni su altri dispositivi. | Accedi nuovamente da lì |
| Disconnesso dopo la chiusura del browser | L'accesso è valido solo finché il browser rimane aperto. | Accedi nuovamente |
Se il negozio continua a disconnetterti prematuramente nonostante la sessione sia di lunga durata, contattaci. Verificheremo anche le impostazioni del server.
Se l'accesso non funziona
La pagina di accesso indica solitamente con precisione il motivo del problema. Questa tabella aiuta a individuarne la causa.
| Come potete vedere | Significato | Soluzione |
|---|---|---|
| «Nome utente / indirizzo e-mail o password errati!» | Il nome utente o la password non sono corretti. | Accedere con l’indirizzo e-mail dell’account; il nome utente è valido solo se è attivata l’opzione “Alias di accesso amministratore consentito”. Altrimenti, reimpostare la password. |
| «Account utente bloccato!» | L’account è bloccato. | Un collega con il diritto «Blocca account utente» lo sbloccherà; vedi Blocco. |
| «Codice monouso errato», «Codice monouso mancante» | Il codice dell’app manca o non è corretto. | Vedi «Codice non corretto» |
| Una pagina bianca vuota al posto del backend | Dopo diversi tentativi falliti, il negozio blocca l’accesso per il tuo indirizzo IP per un po’, al massimo dieci minuti. Questo riguarda tutti coloro che lavorano dalla stessa connessione, ad esempio l’intero ufficio. | Attendere, quindi effettuare l’accesso con i dati corretti. Ogni ulteriore tentativo fallito prolunga la durata del blocco successivo. |
| «Token di sicurezza non valido. Si prega di ricaricare la pagina e di effettuare nuovamente l’accesso.» | La pagina di accesso, ad esempio, è rimasta aperta troppo a lungo. | Aggiornare la pagina e effettuare nuovamente l’accesso |
| «Questo account è attualmente in uso su un altro dispositivo o in un altro browser.» | L’account è connesso altrove. Effettuando l’accesso, la sessione su quell’altro dispositivo verrà chiusa. | Confermare se si tratta di te; altrimenti, cambia la password |
| «Connessione al server di autenticazione XONIC non riuscita» dopo l’accesso | La verifica con il nostro server non è andata a buon fine. Sei comunque connesso. | Continua a lavorare. Se il messaggio persiste, contattaci. |
Dopo aver modificato i dati di accesso
Se hai modificato l’indirizzo e-mail, accedi con quello nuovo. Sostituisci la vecchia password salvata nel browser. Se hai attivato l’autenticazione a due fattori nella sezione «Il mio account», d’ora in poi ti servirà il codice generato dall’app.
L'accesso richiede molto tempo
Dopo l’accesso, il negozio elimina i vecchi dati della cronologia e ottimizza regolarmente il database, di default ogni 30 giorni. Questo accesso richiede più tempo. Imposta «Impostazioni» → «Generale» → «Manutenzione» → «Cancellazione dati di archivio al login - Numero di giorni» su 1 o più: se impostato su 0, il negozio pulisce i dati ad ogni accesso e, nel caso di negozi di grandi dimensioni, l’accesso potrebbe interrompersi.
Assenze e sostituzioni
Ferie, malattia o congedo parentale vanno inseriti nel sistema dei ticket, non nell’account utente. L’account rimane attivo.
In Strumenti → Ticket e attività → Assenza e modalità ferie è possibile impostare il periodo e il sostituto. Se a una persona assente viene assegnato un ticket, il negozio registra anche il sostituto e, su richiesta, avvisa il cliente. I dettagli sono disponibili alla voce Ticket e attività.
Se qualcuno lascia l’azienda, la semplice segnalazione di assenza non è sufficiente: bloccate l’account, consultate la sezione «Blocco».
Chi ha apportato le modifiche?
Con gli account personali è possibile tracciare chi ha fatto cosa. In questi punti potete verificarlo voi stessi.
| Cosa | Dove |
|---|---|
| Chi è attualmente connesso, quando qualcuno è stato online l'ultima volta e quante volte ha effettuato l'accesso | Impostazioni → Amministratori → Account utente, colonne con lo stato online e «Accessi» |
| Quando è stato creato il proprio account e quando è stato modificato l’ultima volta | Il mio account, in basso “Account creato”, “Accessi” e “Ultima modifica” |
| Chi ha impostato uno stato o ha scritto un commento su un ordine | Cronologia dell’ordine, con nome e data/ora per ogni voce |
| Chi ha risposto a un ticket o ne ha modificato l’assegnazione | Cronologia del ticket |
| Chi ha modificato quali campi relativi ad articoli, impostazioni o ordini e quando | Il negozio salva queste modifiche indicando chi le ha apportate e l’ora. Il nostro supporto si occuperà di analizzare i dati per voi. |
| Accessi, tentativi falliti e disconnessioni con data e ora e indirizzo IP | Registro di sicurezza sul server. In caso di sospetti, il nostro servizio di assistenza provvederà all’analisi. |
I file di log sul server vengono cancellati automaticamente dal negozio al termine del periodo di conservazione, che per impostazione predefinita è di un mese.
Protezione dei dati e responsabilità
I vostri collaboratori vedono nel backend nomi, indirizzi e ordini dei vostri clienti. Chi è autorizzato a visualizzare tali dati è quindi anche una questione di protezione dei dati.
Il minimo indispensabile
Assegnate a ciascun gruppo solo le pagine di cui ha bisogno. Un collaboratore temporaneo nel reparto spedizioni ha bisogno di visualizzare gli ordini, ma non dell’esportazione dei dati dei clienti né delle impostazioni. Verificate i diritti ogni volta che cambiano le mansioni.
Account individuali, autenticazione a due fattori
Un account condiviso da più persone rende difficile risalire a chi ha fatto cosa e non può essere bloccato per una singola persona. Configurate l’autenticazione a due fattori per ogni account, iniziando dal gruppo «Amministratori».
Fornitori di servizi esterni
Se un’agenzia, uno studio fiscale o un libero professionista lavora nel backend, create per loro un account dedicato con un proprio gruppo e bloccatelo al termine dell’incarico. Se i fornitori di servizi hanno accesso ai dati personali dei vostri clienti, di norma è necessario un contratto per il trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Chiarite i dettagli con il vostro consulente in materia di protezione dei dati.
Lista di controllo per l’assunzione e la cessazione del rapporto di lavoro
Nuovo collaboratore
- Selezionato o creato il gruppo utenti appropriato
- Creato un account dedicato con un indirizzo e-mail dedicato
- Il gruppo dispone dei diritti «Accesso alla pagina/Lettura» e «Modifica» su «Il mio account»
- Password modificata al primo accesso
- Autenticazione a due fattori configurata e testata
- Sono state create le firme e, se utilizzate, le voci “Mittente (avatar)” nel sistema di ticket
Il dipendente lascia l’azienda
- Bloccare l’account l’ultimo giorno di lavoro
- Rimuovere i dispositivi affidabili associati all’account
- Riassegnare i ticket e le attività in sospeso
- Modificare le credenziali di accesso note alla persona, ad esempio per la protezione delle directory in Impostazioni → Amministratori → Protezione htaccess
- Eliminare l’account una volta completate le operazioni
Domande frequenti
Come si crea un nuovo utente per il backend?
Come posso assegnare a un dipendente i diritti di amministratore completi?
Come posso limitare un dipendente agli ordini e alle offerte?
A un nuovo collaboratore manca una funzione. Da cosa dipende?
Nella maggior parte dei casi, al suo gruppo manca l’autorizzazione per quella pagina. In Impostazioni → Amministratori → Gruppi di utenti, aprite i «Diritti di accesso» del gruppo, cercate la pagina (anche in «Altre aree (senza voce di menu)») e concedete «Accesso alla pagina/Lettura» e gli ulteriori diritti necessari. Verifichi inoltre se all’account è stato assegnato un gruppo e se qualcuno ha nascosto la voce di menu.
Se un gruppo è autorizzato a modificare ordini o articoli, ma non dispone dei diritti per l’editor corrispondente, la funzione Strumenti → Informazioni sul server e controllo dello stato lo segnala e propone di ripristinare i diritti.ab 4.9.24
Posso assegnare il diritto di cancellazione solo per le etichette dei pacchi?
Posso nascondere singoli campi ai collaboratori?
Come posso concedere a terzi l’accesso alle note sui clienti senza assegnare loro tutti i diritti?
Come si reimposta l’autenticazione a due fattori di un altro utente?
Il codice dell’app non viene più accettato. Cosa fare?
Come reimpostare la password per il backend?
Perché non riesco più ad accedere al backend?
Come posso sbloccare un account bloccato?
Dove posso impostare quando il backend deve effettuare automaticamente il logout?
Dopo aver modificato i miei dati di accesso, non riesco ad accedere. Perché?
Come faccio a visualizzare i biglietti nella dashboard e a mantenere il menu sempre aperto?
Posso vedere chi ha apportato una modifica?
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