Collaborateurs, droits et authentification à deux facteurs
Un compte individuel pour chaque personne, des droits spécifiques à chaque groupe d'utilisateurs et une deuxième couche de sécurité lors de la connexion : ce guide vous explique comment créer des comptes pour vos collaborateurs dans l'interface d'administration, ce qu'ils sont autorisés à voir et à modifier, comment sécuriser les accès et que faire si un utilisateur ne parvient plus à se connecter.
En bref
- Comptes : sous Paramètres → Administrateurs → Comptes utilisateurs, créez un compte individuel pour chaque personne. Ne partagez pas les identifiants.
- Droits : les autorisations d'un compte sont déterminées par son groupe d'utilisateurs, à définir pour chaque page sous Paramètres → Administrateurs → Groupes d'utilisateurs. Le groupe « Admins » a toujours tous les droits.
- Authentification à deux facteurs : chaque utilisateur l'active pour son propre compte dans la rubrique « Mon compte ». Seul l'utilisateur lui-même ou notre service d'assistance peut la réinitialiser.
- Déconnexion automatique : la session prend fin après une heure d’inactivité. Vous pouvez définir la durée sous Paramètres → Confidentialité → Général.
- Départ d’un collaborateur : bloquez immédiatement le compte, supprimez les appareils de confiance et supprimez le compte ultérieurement.
Dans ce guide
Aperçu des comptes, des groupes et des droits
Un compte utilisateur est associé à une seule et même personne. Chaque compte fait partie d'un groupe d'utilisateurs, et c'est ce groupe qui détermine les pages auxquelles le compte a accès et les modifications qu'il est autorisé à y apporter.
| Qu'est-ce que | À quoi | Où |
|---|---|---|
| Compte utilisateur | Nom, adresse e-mail, mot de passe et paramètres personnels d'une personne | Paramètres → Administrateurs → Comptes d'utilisateurs |
| Groupe d'utilisateurs | les droits communs à tous les comptes du groupe | Paramètres → Administrateurs → Groupes d'utilisateurs |
| Mon compte | Données personnelles, mot de passe, authentification à deux facteurs, signatures | Paramètres → Administrateurs → Mon compte |
| Appareils de confiance | Appareils sur lesquels la boutique ne demande pas le code pendant 30 jours | Paramètres → Administrateurs → Appareils de confiance |
Groupe « Admins »
Le premier groupe de la liste dispose d'un accès illimité, y compris pour la gestion des comptes et des droits. Ses droits ne peuvent être ni restreints, ni renommés, ni supprimés. N'attribuez ce groupe qu'aux personnes responsables de la boutique.
Compte « Support XONIC »
Ce compte permet à notre service d'assistance de vous aider dans le backend. Il ne peut pas être supprimé et ne fait pas partie de vos comptes d'employés. Utilisez le bouton de la colonne « Statut » pour le désactiver ; pour obtenir de l'aide dans le backend, réactivez-le en le remettant sur « Actif ».
Nombre de comptes
Si le nombre de comptes collaborateurs est limité dans votre forfait, la mention « Emplacements administrateur : … sur … occupés » s’affiche au-dessus de la liste. Les comptes désactivés ne sont pas pris en compte. Si le quota est atteint, l’onglet « Ajouter » disparaît et les comptes désactivés ne peuvent plus être réactivés. Pour ajouter des comptes supplémentaires, consultez la rubrique « Tarifs ».
Les comptes utilisateurs avec quota, bouton de statut et colonne « Authentification à deux facteurs » : les comptes bloqués apparaissent en rouge dans la liste et ne sont pas comptabilisés dans les emplacements occupés. Cliquez pour agrandir.
Créer des collaborateurs
Créez un compte distinct pour chaque personne. C'est le seul moyen de savoir par la suite qui a modifié une commande ou répondu à un ticket, et c'est le seul moyen de retirer l'accès à une personne sans bloquer tous les autres utilisateurs.
- Commencez par créer le groupe d’utilisateurs approprié avec ses droits, voir Groupes d’utilisateurs.
- Ouvrez Paramètres → Administrateurs → Comptes utilisateurs et cliquez en haut sur l’onglet « Ajouter ». La fenêtre « Créer un compte utilisateur » s’ouvre.
- Saisissez le « Prénom », le « Nom » et l’« Adresse e-mail ». Chaque adresse e-mail ne doit apparaître qu’une seule fois. Le « Nom d’utilisateur » n’est disponible que si l’option Paramètres → Général → Paramètres de base → « Alias de connexion administrateur autorisé » est réglée sur « true ». Il ne doit pas s’agir d’une adresse e-mail.
- Choisissez un « Mot de passe » et saisissez-le à nouveau dans le champ « Confirmer le mot de passe ». Il doit respecter les règles de sécurité relatives aux mots de passe. Vous pouvez également cocher la case « Générer automatiquement un mot de passe ».
- Sélectionnez le « Groupe d’utilisateurs ». Par défaut, la valeur « --aucun-- » est indiquée ici : un compte sans groupe n’a accès qu’au tableau de bord.
- Si vous cochez « Informer l’utilisateur par e-mail et lui envoyer son mot de passe », la personne recevra par e-mail l’adresse du backend ainsi que ses identifiants de connexion. Si le mot de passe est généré automatiquement, cette option est activée par défaut.
- Cliquez sur « Ajouter ».
Un nouveau compte utilisateur pour le service client : au fur et à mesure que vous saisissez le mot de passe, la boutique indique les règles de sécurité déjà respectées. Cliquez pour agrandir.
Paramètres personnels
Dans le même formulaire, puis sous « Modifier », vous pouvez définir d’autres informations. Chaque utilisateur peut également les modifier individuellement dans la rubrique « Mon compte ».
| Champ | Fonction |
|---|---|
| « Navigation à gauche » | « Déplié » affiche le menu en permanence à gauche de la page, « Replié » ne l'affiche qu'en cliquant sur le bouton « Menu ». |
| « Signature (système de tickets) », « Signature (commandes) » | message d'accueil personnalisé utilisé par la boutique lors de la réponse aux tickets ou de la mise à jour des commandes, par langue |
| « Compétences (attribution des tickets) » | Texte libre pour l’attribution automatique des tickets par IA, par exemple les responsabilités et les langues |
| « Identifiant utilisateur Slack » | Destinataire des notifications Slack personnalisées. Laisser ce champ vide les désactive. |
| « Chefs de projet », « Adresses e-mail alternatives », « Synchronisation CalDAV » | Paramètres pour le CRM. Seuls les membres du groupe « Admins » peuvent désigner des chefs de projet.XONIC Premium: CRM |
Ce n’est pas le compte utilisateur qui détermine sous quel nom une réponse apparaît dans le ticket chez le client, mais l’« expéditeur (avatar) » dans le système de tickets, voir Tickets & tâches.
Créer des groupes d’utilisateurs
Regroupez les personnes ayant les mêmes tâches au sein d’un groupe, par exemple « Service client », « Expédition » ou « Comptabilité ». Vous pourrez ensuite modifier les droits une seule fois pour tous les membres.
Nouveau groupe
- Sous Paramètres → Administrateurs → Groupes d’utilisateurs, cliquez sur l’onglet « Ajouter ».
- Saisissez un nom unique d’au moins 5 caractères, puis cliquez sur « Ajouter ».
- Dans le menu d’actions du nouveau groupe, sélectionnez « Droits d’accès » et définissez les droits, voir Attribuer des droits.
Copier un groupe
L'option « Copier » du menu d'actions crée un nouveau groupe doté de tous les droits de l'ancien. Cela permet de gagner du temps lorsque deux rôles ne diffèrent que par quelques droits. Les nouvelles boutiques intègrent les groupes « Niveau 1 » à « Niveau 3 » sans droits.
Attribuer des droits
Les droits s’appliquent à chaque page du backend : un groupe est autorisé à ouvrir une page et, selon la page, à la modifier, à en créer une, à la supprimer ou plus encore. Ce qui n’est pas autorisé est bloqué.
- Sous Paramètres → Administrateurs → Groupes d’utilisateurs, sélectionnez « Droits d’accès » dans le menu d’actions du groupe. En haut, vous verrez « Droits d’accès pour le groupe d’utilisateurs : » suivi du nom du groupe.
- Les pages sont classées selon les menus principaux, par exemple « Commandes » ou « Paramètres ». À côté de chaque page figure son nom de fichier entre parenthèses, par exemple « Mon compte (config-admins.php) ».
- Le bouton « Oui/Non » situé devant le nom de la page détermine l’accès à celle-ci (lecture) : la page apparaît dans le menu et peut être ouverte. Ce n’est qu’alors que les autres droits associés à cette page s’affichent en dessous.
- Les trois boutons iconiques en haut (dont les noms s’affichent au survol de la souris) permettent de développer ou de réduire toutes les sections, d’activer tous les droits ou de les supprimer tous.
- Cliquez sur « Actualiser » pour enregistrer.
Droits du groupe « Service client » : lire et modifier les commandes, ainsi que l'éditeur de commandes sous « Autres sections (sans option de menu) » ; les lignes pointillées indiquent les parties omises de la page. Cliquez pour agrandir.
Les droits
Vous pouvez voir les droits offerts par une page en dessous de celle-ci, dès que l’option « Accès à la page/Lecture » est activée. Toutes les pages ne disposent pas de tous ces droits.
| Droit | Autorise |
|---|---|
| « Accès à la page/Lecture » | Ouvrir et consulter la page. Sans ce droit, l'option de menu n'apparaît pas. |
| « Modifier », « Créer », « Supprimer » | Enregistrer les modifications, créer de nouvelles entrées, supprimer des entrées |
| « Activer/Désactiver », « Copier », « Déplacer » | Changement de statut, copie d’entrées, déplacement d’entrées vers d’autres catégories |
| « Importer », « Exporter » | Importation et exportation de données, par exemple dans xoPort |
| « Sélection multiple » | Actions groupées pour plusieurs commandes à la fois |
| « Prix d’achat » | Prix d'achat et marge bénéficiaire dans les commandes, dans l'éditeur de commandes et dans le rapport de ventes. Dans les commandes et le rapport de ventes, la boutique ne les affiche que si, en outre, Paramètres → Paiement → Stock → Calcul de la marge bénéficiaire (back-end) est réglé sur « true ». |
| « Verrouiller un compte utilisateur » | Verrouiller et déverrouiller des comptes, tant pour les comptes utilisateurs que pour les clients |
| « Modifier les droits d'accès » | Modifier les droits des groupes d’utilisateurs |
| « Modifier (droits de super-administrateur) », « Limiter l'affichage des tickets à ses propres tickets » | Droits spéciaux dans le système de tickets, voir Tickets et tâches. La limitation aux tickets personnels n’affecte pas le paramètre « Définir tous les droits d’accès ». |
Les droits s’appliquent par page, et non par champ
Il n’est pas possible de masquer des champs individuels d’une page. Toute personne autorisée à ouvrir une page peut voir toutes les informations qu’elle contient. Les exceptions concernent les prix d’achat et la limitation à ses propres tickets. Les paramètres constituent également une seule et même page : toute personne autorisée à les modifier peut modifier tous les groupes de paramètres, y compris la durée de la session et les règles relatives aux mots de passe.
Pages sans rubrique de menu
Certaines pages ne disposent pas de rubrique de menu dédiée, comme l’éditeur de commandes (orders-change.php), l’éditeur d’articles (xoproducts.php) et les pages dédiées aux justificatifs et à l’impression. Elles se trouvent tout en bas sous « Autres sections (sans rubrique de menu) », avec, selon la version, des noms tels que « Modifier les commandes » ou simplement le nom du fichier.ab 4.9.24
Pour modifier des commandes, il faut donc disposer de droits sur « Commandes » et sur l’éditeur de commandes (orders-change.php).
Tâches courantes et droits nécessaires
N'attribuez à chaque groupe que les pages dont il a besoin pour son travail. Ces exemples vous aideront à définir les droits.
| Tâche | Page dans l’éditeur de droits | Droits |
|---|---|---|
| Consulter les commandes et les devis | « Commandes » | « Accès à la page / Lecture ». Les devis se trouvent sur la même page, dans l'onglet « Devis ». |
| Modifier le statut, informer les clients | « Commandes » | puis « Modifier » |
| Créer une étiquette d'expédition | « Commandes » | « Modifier »à partir de 4.9.25 |
| Supprimer des commandes ou des devis, supprimer des étiquettes d'expédition | « Commandes » | « Supprimer ». Cela s'applique aux deux ; il n'existe pas de droit spécifique aux étiquettes. |
| Modifier les lignes d'une commande | Éditeur de commandes (orders-change.php) sous « Autres sections (sans rubrique de menu) » | « Accès à la page/Lecture », « Modifier », si nécessaire « Créer » et « Supprimer » |
| Données client et notes sur le client | « Clients » et « Notes de l’administrateur » | « Accès à la page/Lecture » pour chacune d'entre elles. L'onglet « Notes » dans la fiche client n'est affiché par la boutique que si l'utilisateur dispose du droit « Notes d'administration ». |
| Modifier les tickets | « Tickets et tâches » | voir Tickets & Tâches |
| Lire les soumissions via vos propres formulaires | « Formulaires » | « Accès aux pages/Lecture », voir Formulaires etprotection anti-spam 4.10 |
| Modifier son mot de passe et la connexion à deux facteurs | « Mon compte » | « Accès aux pages/Lecture » et « Modifier ». Attribuez ces droits à chaque groupe. |
| Supprimer ses propres appareils de confiance | « Appareils de confiance » | « Accès au site/Lecture » et « Supprimer » |
Notes pour tout le monde ou uniquement pour vous-même
Chaque note dispose d’une option « Visibilité » : « Tous les administrateurs » la rend visible à tous les comptes disposant d’un droit d’accès aux notes d’administration, tandis que « Vous seul » la rend visible uniquement à la personne qui l’a créée. Cela vous permet de donner à un intérimaire l’accès aux notes clients sans divulguer vos notes personnelles.
Tableau de bord
Le tableau de bord suit également les droits d’accès. Les vignettes pour les articles, les commandes, les clients, les tickets et les notes, ainsi que les graphiques relatifs aux commandes et au chiffre d’affaires, n’apparaissent que si vous disposez d’un droit de lecture sur la page correspondante.
Verrouiller, déverrouiller et supprimer des comptes
Le verrouillage retire immédiatement l'accès et peut être annulé. La suppression est définitive.
Verrouiller et déverrouiller
Sous Paramètres → Administrateurs → Comptes utilisateurs, réglez le bouton de la colonne « Statut » sur « Bloqué » ou sélectionnez « Bloquer le compte utilisateur » dans le menu d’actions. Pour revenir en arrière, sélectionnez « Actif » ou « Débloquer le compte utilisateur ». Les comptes bloqués apparaissent en rouge dans la liste.
- Pour cela, votre groupe doit disposer du droit « Verrouiller un compte utilisateur ». Vous ne pouvez pas verrouiller votre propre compte.
- Une personne dont le compte est verrouillé est immédiatement déconnectée. Lors de sa prochaine connexion, elle verra s’afficher le message « Compte utilisateur verrouillé ! ».
- Si le quota de comptes employés est atteint, il est impossible de déverrouiller un compte. Verrouillez-en d’abord un autre.
Supprimer
Dans le menu d’actions, sélectionnez « Supprimer » puis confirmez. Vous ne pouvez pas supprimer votre propre compte, le compte « XONIC » ni le compte associé à l’adresse e-mail du gérant de la boutique, accessible via Paramètres → Interfaces → Marketing par e-mail / CRM → Options e-mail.
Après la suppression, le nom ne figure plus dans les historiques, par exemple dans les entrées de l’historique des commandes. Veillez donc à bloquer d’abord les comptes des anciens collaborateurs et à les supprimer une fois les opérations terminées.
Configurer la connexion à deux facteurs
Avec l’authentification à deux facteurs, la connexion nécessite, en plus du mot de passe, un code à usage unique à six chiffres généré par une application d’authentification sur le téléphone. Une personne ne connaissant que le mot de passe ne pourra pas accéder au compte. Configurez-la pour chaque compte.
- Chaque utilisateur doit ouvrir Paramètres → Administrateurs → Mon compte et activer l’authentification à deux facteurs.
- Cliquez sur « Mettre à jour ». Désormais, la connexion exigera le code.
- Cliquez immédiatement après sur « Afficher la configuration 2FA » et scannez le code QR à l'aide de l'application d'authentification. À la place du code QR, vous pouvez saisir manuellement la clé qui se trouve à côté. Sélectionnez la méthode SHA512 ; elle est indiquée dans la note au-dessus de la clé.
- Testez la connexion dans une fenêtre de navigateur privée avant de vous déconnecter.
Une fois activée et enregistrée, l’option « Afficher la configuration 2FA » sous « Mon compte » ouvre le code QR et la clé pour l’application d’authentification (compte de démonstration). Cliquez pour agrandir.
Connexion avec un code
Après le nom d'utilisateur et le mot de passe, la boutique vous demande le « code à usage unique ». Saisissez le code actuel affiché dans l'application. En cliquant sur « Faire confiance à cet appareil pendant 30 jours », la boutique ne vous le redemandera plus pendant un certain temps sur cet appareil ; voir Appareils de confiance.
Nouveau téléphone
Tant que l'authentification à deux facteurs est activée, l'option « Afficher la configuration 2FA » dans « Mon compte » affiche le même code QR. Scannez-le avec votre nouveau téléphone avant de vous débarrasser de l'ancien.
Désactivation
Dans « Mon compte », désactivez le bouton et cliquez sur « Actualiser ». Si vous réactivez l’authentification à deux facteurs ultérieurement, la boutique générera une nouvelle clé. L’ancienne entrée dans l’application ne sera alors plus valide.
Après le nom d'utilisateur et le mot de passe, la boutique demande le code à usage unique à six chiffres issu de l'application. Cliquez pour agrandir.
Si le code ne correspond pas
Si le message « Code à usage unique incorrect » s'affiche lors de la connexion, cela est généralement dû à l'horloge du téléphone ou à une entrée obsolète dans l'application.
Vérifiez
- l'heure : le code n'est valable que pendant un court instant. Si l'horloge du téléphone présente un écart de plus de deux minutes environ, le code ne fonctionnera pas. Réglez l'heure sur « automatique ».
- Enregistrement correct : si vous avez désactivé puis réactivé la connexion à deux facteurs, seul l'enregistrement le plus récent dans l'application est valable.
- Procédure : la boutique utilise SHA512. Si vous avez saisi la clé manuellement, vérifiez ce paramètre dans l’application.
- Champ vide : le message « Code à usage unique manquant » signifie que le champ a été envoyé vide.
Téléphone perdu, application supprimée
Seule la personne concernée peut réinitialiser l’authentification à deux facteurs dans la rubrique « Mon compte ». Il n’existe pas de bouton permettant à un autre administrateur de la désactiver pour le compte d’une autre personne.
- Si la personne dispose d’un appareil de confiance sur lequel la boutique ne demande pas de code, elle doit s’y connecter et désactiver l’authentification à deux facteurs dans « Mon compte » ou la reconfigurer.
- Sinon, veuillez contacter notre service d’assistance. En attendant, la personne ne peut pas accéder au back-end ; un nouveau mot de passe ne résoudra pas le problème, car le code continuera d’être exigé.
Appareils de confiance
Si une personne coche la case « Faire confiance à cet appareil pendant 30 jours » lors de la saisie du code à usage unique, la boutique ne demandera plus le code sur cet appareil et dans ce navigateur pendant 30 jours. Le nom d’utilisateur et le mot de passe restent obligatoires.
Liste des appareils
Sous Paramètres → Administrateurs → Appareils de confiance, tous les appareils enregistrés sont répertoriés avec les informations suivantes : « Administrateur », « Appareil », « Adresse IP », « Créé le », « Dernière utilisation » et « Valable jusqu’au ». Chaque utilisateur voit ses propres appareils ; les membres du groupe « Admins » voient les appareils de tous les collaborateurs. La boutique mémorise au maximum 5 appareils par compte ; dès le sixième, c’est l’appareil le plus ancien qui est supprimé.
Supprimer des appareils
La fonction « Supprimer » dans la ligne permet de supprimer un seul appareil (après confirmation avec « Supprimer »), tandis que « Supprimer tous les appareils » supprime tous les appareils visibles. La boutique demandera à nouveau le code lors de la prochaine connexion sur ces appareils. Supprimez des appareils en cas de perte d’un ordinateur portable, de départ d’un collaborateur ou si un appareil de la liste vous semble inconnu. Pour cela, le groupe doit disposer du droit « Supprimer » sur cette page.
Les appareils enregistrés avec une date d’expiration : vous pouvez supprimer des appareils individuels via « Supprimer », et tous les appareils visibles en une seule fois via « Supprimer tous les appareils ». Cliquez pour agrandir.
Mot de passe oublié et modification
En cas de mot de passe oublié, chaque utilisateur peut le réinitialiser lui-même via un lien envoyé par e-mail. L'ancien mot de passe reste valable jusqu'à ce qu'il en enregistre un nouveau.
Mot de passe oublié
- Sur la page de connexion, cliquez sur « Vous avez oublié votre mot de passe ? ».
- Saisissez l’adresse e-mail associée à votre compte utilisateur. Le nom d’utilisateur ne fonctionne pas ici.
- Ouvrez le lien contenu dans l'e-mail. Il est valable par défaut pendant 30 minutes et ne peut être utilisé qu'une seule fois.
- Sous « Définir un nouveau mot de passe », saisissez deux fois le nouveau mot de passe, puis cliquez sur « Enregistrer le mot de passe ».
Vous n'avez pas reçu d'e-mail ?
- La page affiche toujours le même message, même si l'adresse est inconnue. Vérifiez que vous avez bien saisi l'adresse associée à votre compte utilisateur et consultez votre dossier de courrier indésirable.
- La boutique en ligne enverra un nouveau lien pour le même compte au plus tôt après 20 minutes.
- Si vous ne vous souvenez plus de l'adresse enregistrée, demandez à un collègue ayant accès aux comptes utilisateurs de définir un nouveau mot de passe, ou contactez notre service d'assistance.
Définir un mot de passe pour un collègue
Dans Paramètres → Administrateurs → Comptes utilisateurs, sélectionnez « Modifier » dans le menu d’actions, cochez « Nouveau mot de passe », saisissez le mot de passe deux fois et cliquez sur « Mettre à jour ». La boutique n’envoie aucun e-mail à ce sujet. Transmettez le mot de passe de manière sécurisée ou demandez à votre collègue d’utiliser la fonction « Mot de passe oublié ». Chaque utilisateur peut modifier son propre mot de passe dans « Mon compte » via « Modifier le mot de passe ».
| Paramètres sous Paramètres → Protection des données → Règles relatives aux mots de passe | Effet | Nouvelles boutiques |
|---|---|---|
| « Règles relatives aux mots de passe : longueur minimale » | Nombre minimum de caractères | 8 |
| « Règles relatives au mot de passe : chiffres », « … lettres minuscules », « … lettres majuscules », « … caractères spéciaux » | au moins un caractère de chaque type | toutes les options doivent être activées |
| « Réinitialisation du mot de passe administrateur : fonction activée » | « Mot de passe oublié » dans l’interface d’administration. Si la valeur est « false », seul un administrateur peut définir de nouveaux mots de passe. | vrai |
| « Réinitialisation du mot de passe administrateur : durée de validité du lien (minutes) » | durée de validité du lien envoyé par e-mail, de 5 à 1 440 minutes | 30 |
Ces règles s’appliquent aux mots de passe que vous attribuez manuellement dans l’interface d’administration, ainsi qu’à la fonction « Mot de passe oublié ». Les règles relatives au renouvellement tous les mois et au verrouillage des anciens mots de passe au sein d’un même groupe s’appliquent uniquement aux comptes clients de la boutique. Lors de votre première connexion, vous devez remplacer le mot de passe généré automatiquement par le vôtre.
Durée de la session et déconnexion automatique
La boutique déconnecte automatiquement l'utilisateur si aucun clic n'est effectué pendant un certain temps. Cela permet de protéger l'interface d'administration lorsque quelqu'un s'absente de son poste. Si vous estimez que ce délai est trop court, vous pouvez le prolonger.
Réglage de la durée
Sous Paramètres → Confidentialité → Général → Délai d’expiration de la session admin (secondes), vous définissez après combien de secondes sans clic la connexion prend fin. Les nouvelles boutiques ont une valeur de 3 600, soit une heure. 7 200 correspondent à deux heures, 14 400 à quatre heures.
La valeur 0 désactive la déconnexion automatique. Nous vous le déconseillons, en particulier sur les ordinateurs utilisés par plusieurs personnes.
Vérification de l’adresse IP
Dans Paramètres → Confidentialité → Général → Session administrateur, en activant la vérification de l’adresse IP (valeur « true »), la session prend fin dès qu’il y a un changement significatif de l’adresse IP, par exemple lors du passage du Wi-Fi du bureau au réseau mobile ou lors de l’activation d’un VPN. La boutique tolère les légers changements au sein d’une même connexion. Par défaut, cette vérification est désactivée. Laissez-la désactivée si votre équipe travaille en déplacement ou sur des réseaux changeants.
Durée de session et vérification de l'adresse IP du backend sous Confidentialité → Général, avec le texte d'aide concernant les valeurs en secondes. Cliquez pour agrandir.
Autres raisons de se déconnecter
| Ce qui s'est passé | Pourquoi | Solution |
|---|---|---|
| Message « Votre session a expiré pour des raisons de sécurité. » | La durée définie sans clic est écoulée. | Prolongez la durée. Une fois reconnecté, vous serez redirigé vers la page sur laquelle vous vous trouviez. Les données non enregistrées seront perdues. |
| Message « … car votre adresse IP a changé. » | La vérification de l'adresse IP est activée et vous avez changé de réseau. | Désactivez la vérification de l'adresse IP ou restez sur le même réseau |
| Déconnexion sans message d’avertissement alors qu’une autre personne utilise le même compte | Si le nombre de comptes d'employés est limité dans votre forfait, un compte n'est valable que dans un seul navigateur à la fois. Toute connexion depuis un autre navigateur met fin à la session précédente. | Un compte par personne ; ne pas travailler dans deux navigateurs en même temps |
| Tout le monde a été déconnecté en même temps | Quelqu’un a enregistré des droits, bloqué ou supprimé un compte. | Se reconnecter ; effectuer ces modifications pendant les périodes creuses |
| Déconnecté sur d'autres appareils | Vous avez enregistré ces informations dans « Mon compte ». Cela met fin à vos connexions sur d'autres appareils. | Se reconnecter à cet endroit |
| Déconnecté après la fermeture du navigateur | La connexion n'est valable que tant que le navigateur est ouvert. | Se reconnecter |
Si la boutique vous déconnecte prématurément malgré une session prolongée, contactez-nous. Nous vérifierons alors également les paramètres du serveur.
Si la connexion ne fonctionne pas
La page de connexion indique généralement la cause exacte du problème. Ce tableau vous aidera à identifier la cause.
| Vous verrez | Signification | Solution |
|---|---|---|
| « Nom d'utilisateur / adresse e-mail ou mot de passe incorrect(s) ! » | Le nom d'utilisateur ou le mot de passe sont incorrects. | Connectez-vous avec l'adresse e-mail du compte ; le nom d'utilisateur n'est valable que si l'option « Connexion admin autorisée » est activée. Sinon, réinitialisez le mot de passe. |
| « Compte utilisateur bloqué ! » | Le compte est bloqué. | Un collègue disposant du droit « Verrouiller le compte utilisateur » le déverrouillera ; voir Verrouillage. |
| « Code à usage unique incorrect », « Code à usage unique manquant » | Le code de l'application est manquant ou n'est pas valide. | Voir « Code incorrect » |
| Une page blanche à la place de l'interface d'administration | Après plusieurs tentatives infructueuses, la boutique en ligne bloque temporairement la connexion pour votre adresse IP, pendant dix minutes au maximum. Cela concerne toutes les personnes travaillant sur la même connexion, par exemple l'ensemble du bureau. | Patientez, puis connectez-vous avec les informations correctes. Chaque nouvelle tentative infructueuse prolonge la durée du blocage suivant. |
| « Jeton de sécurité non valide. Veuillez actualiser la page et vous connecter à nouveau. » | La page de connexion est restée ouverte trop longtemps, par exemple. | Actualisez la page et reconnectez-vous |
| « Ce compte est actuellement utilisé sur un autre appareil ou dans un autre navigateur. » | Le compte est connecté ailleurs. Si vous vous connectez, la session sera interrompue sur cet autre appareil. | Confirmez si c’est bien vous ; sinon, modifiez votre mot de passe |
| « Échec de la connexion au serveur d'authentification XONIC » après la connexion | La synchronisation avec notre serveur a échoué. Vous êtes néanmoins connecté. | Continuez à travailler. Si ce message s'affiche de manière persistante, contactez-nous. |
Après avoir modifié vos identifiants
Si vous avez changé d’adresse e-mail, connectez-vous avec la nouvelle. Remplacez l’ancien mot de passe enregistré dans le navigateur. Si vous avez activé l’authentification à deux facteurs lors de l’enregistrement dans « Mon compte », vous aurez désormais besoin du code fourni par l’application.
La connexion prend beaucoup de temps
Après la connexion, la boutique efface les anciennes données de l'historique et optimise régulièrement la base de données, par défaut tous les 30 jours. Cette connexion prend plus de temps. Dans Paramètres → Général → Tâches de maintenance → Suppression des données d'archive lors de la connexion – Nombre de jours, réglez la valeur sur 1 ou plus : si vous mettez 0, la boutique nettoie à chaque connexion, ce qui peut entraîner l'interruption de la connexion dans le cas de boutiques volumineuses.
Absence et remplacement
Les congés, les arrêts maladie ou les congés parentaux doivent être enregistrés dans le système de tickets, et non dans le compte utilisateur. Le compte reste actif.
Sous Outils → Tickets & tâches → Absence & mode vacances, vous définissez la période et le remplaçant. Si un ticket est attribué à une personne absente, la boutique enregistre également le remplaçant et, si vous le souhaitez, en informe le client. Vous trouverez plus de détails sous Tickets & tâches.
Si une personne quitte l’entreprise, l’absence ne suffit pas : bloquez le compte, voir « Bloquer ».
Qui a modifié quoi ?
Grâce aux comptes individuels, il est possible de retracer qui a effectué quelle action. Vous pouvez le constater par vous-même à ces endroits.
| Quoi | Où |
|---|---|
| Qui est actuellement connecté, quand une personne s'est connectée pour la dernière fois et combien de fois elle s'est connectée | Paramètres → Administrateurs → Comptes utilisateurs, colonnes « Statut en ligne » et « Connexions » |
| Date de création et de dernière modification de votre compte | Mon compte, en bas « Compte créé », « Connexions » et « Dernière modification » |
| Qui a défini un statut ou rédigé un commentaire sur une commande | Historique de la commande, avec le nom et l'heure de chaque entrée |
| Qui a répondu à un ticket ou modifié la personne en charge | Historique du ticket |
| Qui a modifié quels champs sur les articles, les paramètres ou les commandes, et à quel moment | La boutique enregistre ces modifications en indiquant le nom de la personne qui les a effectuées et l'heure. Notre service d'assistance se charge de l'analyse pour vous. |
| Connexions, tentatives infructueuses et déconnexions, avec date/heure et adresse IP | Journal de sécurité sur le serveur. En cas de suspicion, notre service d'assistance procède à son analyse. |
La boutique supprime automatiquement les fichiers journaux sur le serveur à l'expiration du délai de conservation, fixé par défaut à un mois.
Protection des données et responsabilité
Vos collaborateurs peuvent consulter dans l’interface d’administration les noms, adresses et commandes de vos clients. La question de savoir qui est autorisé à voir quoi relève donc également de la protection des données.
Le strict minimum
N'attribuez à chaque groupe que les pages dont il a besoin. Un intérimaire au service expédition a besoin d'accéder aux commandes, mais pas à l'exportation des données clients ni aux paramètres. Vérifiez les droits lorsque les tâches changent.
Comptes individuels, authentification à deux facteurs
Un compte partagé par plusieurs personnes ne permet pas de savoir qui a fait quoi et ne peut pas être bloqué pour une seule personne. Configurez l'authentification à deux facteurs pour chaque compte, en commençant par le groupe « Admins ».
Prestataires externes
Si une agence, un cabinet fiscal ou un indépendant travaille dans le back-end, créez-lui un compte distinct avec son propre groupe et désactivez-le une fois la mission terminée. Si les prestataires ont accès aux données à caractère personnel de vos clients, vous devez généralement conclure un contrat de sous-traitance conformément à l’article 28 du RGPD. Précisez les détails avec votre conseiller en protection des données.
Liste de contrôle pour les embauches et les départs
Nouveau collaborateur
- Groupe d'utilisateurs approprié sélectionné ou créé
- Compte personnel créé avec une adresse e-mail distincte
- Le groupe dispose des droits « Accès à la page/Lecture » et « Modification » sur « Mon compte »
- Mot de passe modifié lors de la première connexion
- Authentification à deux facteurs configurée et testée
- Signatures et, le cas échéant, « Expéditeur (avatar) » créés dans le système de tickets
Le collaborateur quitte l'entreprise
- Verrouiller le compte le dernier jour de travail
- Supprimer les appareils de confiance associés au compte
- Réattribuer les tickets et les tâches en cours
- Modifier les identifiants de connexion connus de la personne, par exemple pour la protection des répertoires sous Paramètres → Administrateurs → Protection htaccess
- Supprimer le compte une fois ces opérations terminées
Foire aux questions
Comment créer un nouvel utilisateur pour le backend ?
Comment attribuer des droits d’administrateur complets à un collaborateur ?
Comment limiter l’accès d’un collaborateur aux commandes et aux devis ?
Une fonction manque à un nouveau collaborateur. Pourquoi ?
La plupart du temps, c’est parce que son groupe ne dispose pas des droits d’accès à cette page. Dans Paramètres → Administrateurs → Groupes d’utilisateurs, ouvrez les « Droits d’accès » du groupe, recherchez la page (y compris sous « Autres sections (sans rubrique de menu) ») et activez « Accès à la page/Lecture » ainsi que les autres droits nécessaires. Vérifiez également si un groupe est bien attribué au compte et si quelqu’un a masqué l’option de menu.
Si un groupe est autorisé à modifier les commandes ou les articles, mais ne dispose pas des droits d’accès à l’éditeur correspondant, la rubrique Outils → Informations sur le serveur et bilan de santé le signale et propose de rétablir les droits.ab 4.9.24
Puis-je attribuer le droit de suppression uniquement pour les étiquettes de colis ?
Puis-je masquer certains champs à certains collaborateurs ?
Comment puis-je donner à des tiers l’accès aux notes clients sans leur accorder tous les droits ?
Comment réinitialiser l’authentification à deux facteurs d’un autre utilisateur ?
Le code de l'application n'est plus accepté. Que faire ?
Comment réinitialiser mon mot de passe pour le backend ?
Pourquoi ne puis-je plus accéder au backend ?
Comment débloquer un accès bloqué ?
Où puis-je définir le délai après lequel le backend se déconnecte automatiquement ?
Je n'arrive pas à me connecter après avoir modifié mes identifiants. Pourquoi ?
Comment afficher en permanence les billets dans le tableau de bord et le menu ?
Puis-je voir qui a apporté des modifications ?
Guides complémentaires
Nous vous aidons à gérer les droits d'accès
Nous définissons avec vous les groupes d'utilisateurs pour votre équipe, nous intervenons si quelqu'un ne parvient plus à accéder à l'interface d'administration et, en cas de suspicion, nous analysons les journaux d'activité.
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