Contrats et abonnements : vendre, facturer, renouveler
Voici comment vendre des abonnements et des contrats dans la boutique XONIC : créer des articles de contrat, générer des factures de suivi, traiter les résiliations et, si vous le souhaitez, prélever les montants par prélèvement SEPA.
En bref
- Article contractuel : un article comportant la mention « Objet du contrat / Abonnement » et une option d’intervalle devient un contrat lors de l’achat, dès lors que l’option est activée dans Paramètres → Gestion des contrats → Activation/désactivation de la gestion des contrats.
- Durée : un contrat issu du processus de paiement a une durée d’un an. Si la boutique effectue une facturation au-delà de la fin de la durée, celle-ci est prolongée d’une année supplémentaire jusqu’à ce que vous saisissiez une date de résiliation.
- Factures suivantes : l’option « Créer les commandes échues » génère les factures des périodes de facturation suivantes, tandis que l’option « Envoyer des notifications » les envoie par e-mail aux clients.
- Base de prix : le prix catalogue s’applique soit par période de facturation, soit pour l’année contractuelle entière. Dans le cas d’une année contractuelle, le panier ne facture que la première période de facturation. À partir de 4.9.134
- Résiliation : les clients en font la demande via leur compte client. Vous indiquez la date « Prise d’effet à partir du » dans le contrat ; la boutique mettra alors fin au contrat d’elle-même.
- Prélèvement automatique : les factures issues des contrats peuvent être prélevées par prélèvement SEPA via Stripe. à partir de 4.9.17
Dans ce guide
Comment fonctionne le système contractuel
La gestion des contrats transforme un achat en contrat en cours. Par la suite, la boutique facture elle-même chaque nouvelle période de facturation jusqu’à la résiliation du contrat.
- Articles sous contrat : vous marquez un article comme « Objet du contrat / Abonnement » et sélectionnez une caractéristique comme option d’intervalle, par exemple « Intervalle de paiement » avec les valeurs mensuel, semestriel et annuel.
- Achat : le client choisit un intervalle et passe commande. Lors de la commande, la boutique crée le contrat. La commande fait office de facture pour la première période de facturation.
- Contrat : il indique la durée, la fréquence de paiement, le montant par période de facturation et la date de la prochaine commande.
- Factures suivantes : lorsqu’une période arrive à échéance, le module de gestion des contrats génère la commande suivante avec la facture et l’envoie au client d’un simple clic.
- Renouvellement : lorsque la période de facturation arrive à échéance, la période suivante commence automatiquement.
- Résiliation : à compter de la date « Prise d’effet », la boutique ne facture plus que les périodes commençant avant cette date, puis marque le contrat comme résilié.
Durée
Période pour laquelle le contrat est conclu. Les contrats issus du processus de paiement ont une durée d’un an à compter de la date d’achat et sont renouvelés d’année en année.
Fréquence de paiement
Fréquence de facturation : mensuelle, tous les 2, 3 ou 4 mois, semestrielle ou annuelle. Elle correspond à la valeur choisie par le client. Dans le contrat, on parle de « période de facturation ».
Montant par facturation
Montant figurant sur chaque facture du contrat. La base de prix détermine si ce montant correspond au prix catalogue ou au prix annuel.
Première configuration en six étapes
En suivant cet ordre, votre boutique sera prête pour le premier contrat.
- Activation : sous Paramètres → Gestion des contrats, réglez « Gestion des contrats activée/désactivée » sur «
true» et, sous « Terminologie des contrats/abonnements », choisissez si vos clients doivent voir le terme « contrats » ou « abonnements ». - Définir le statut de la commande : sur la même page, sélectionnez « Statut de commande par défaut (gestion des contrats) » et sélectionnez également ce statut sous « Statuts de commande pour les notifications par e-mail (gestion des contrats) ». Sinon, la fonction « Envoyer des notifications » n’enverra pas de factures.
- Créer des articles de contrat : marquez les articles comme « Objet du contrat/Abonnement » et attribuez-leur l’option d’intervalle, voir Articles de contrat.
- Vérifier le modèle d’e-mail : sous CMS → E-mails & Marketing / Automatisations, adaptez le modèle « Confirmation de commande (gestion des contrats) » à votre ton. C’est ce modèle qui sera utilisé pour l’envoi des factures suivantes.
- Achat test : commandez l’article avec un compte test et vérifiez le contrat sous Contrats → Aperçu des contrats: montant, période de facturation et prochaine commande.
- Facturation régulière : facturez les contrats arrivés à échéance via « Générer les commandes échues » et envoyez les factures avec « Envoyer des notifications », voir Factures de suivi.
Activer la gestion des contrats
Tous les paramètres de base se trouvent sous Paramètres → Gestion des contrats. Par défaut, la gestion des contrats est désactivée.
Les huit premiers paramètres de la gestion des contrats : activation, langue de l’abonnement, base de prix et statuts de commande pour les factures de suivi et leur envoi. Cliquez pour agrandir.
Les boutons les plus importants
- « Gestion des contrats activée/désactivée » : active la création de contrats lors de l'achat, le point de compte pour les clients et le menu « Contrats » dans l'administration.
- « Terminologie des contrats/abonnements » :
b2butilise les termes « contrats » dans le compte client et indique les coûts hors TVA, tandis queb2c(par défaut) utilise les termes « abonnements » et indique les coûts TVA comprise. - « Autoriser la demande de résiliation dans l’espace client » : paramètre par défaut activé.
Le menu « Contrats »
Ce n’est qu’une fois la gestion des contrats activée que le menu « Contrats », comprenant l’aperçu des contrats et les mandats de paiement, apparaît dans l’interface d’administration. Dans le profil client, l’onglet « Contrats » s’affiche. Si le menu n’apparaît pas, vérifiez d’abord l’option « Gestion des contrats activée/désactivée », puis les droits de votre groupe d’utilisateurs sous Paramètres → Administrateurs → Groupes d’utilisateurs.
Statut du contrat
Par défaut, la boutique crée les statuts de contrat « Standard », « Coûts » et « Résilié ». Les nouveaux contrats reçoivent le statut « Standard ».
Vous pouvez gérer vos propres statuts sous Outils → Statuts généraux, pour le type « Contrats ». Vous y marquez un statut comme « Statut actif » ou « Statut de résiliation ». Les factures consécutives ne sont générées que pour les contrats ayant un statut actif.
Créer un article de contrat
Un article de contrat est un article normal comportant deux éléments supplémentaires : le bouton « Objet du contrat/Abonnement » et une option d’intervalle.
- Activer le bouton : dans l’éditeur de produit, sous l’onglet Général, réglez « Objet du contrat/Abonnement » sur OUI et enregistrez. L’onglet Contrats s’affiche alors.
- Créer une caractéristique : dans l’onglet Caractéristiques, créez une caractéristique pour l’intervalle, par exemple « Intervalle de paiement » avec les valeurs mensuel, semestriel et annuel. Il doit s’agir d’une sélection : les types d’options « Texte », « Zone de texte », « Afficher uniquement » et « Masquer » ne sont pas autorisés comme option d’intervalle. Saisissez le prix par valeur comme d’habitude en tant que supplément.
- Sélectionner l’option d’intervalle : dans l’onglet « Contrats », cliquez sur « Sélectionner l’option d’intervalle » et choisissez la caractéristique. Le bouton affiche alors « Option d’intervalle : … » suivi du nom de la caractéristique.
- Intervalle par valeur : de retour dans l’onglet « Caractéristiques », chaque valeur de la caractéristique sélectionnée dispose désormais d’une sélection pour l’intervalle. Attribuez à chaque valeur son intervalle, de mensuel à annuel. Une valeur « ponctuelle » ne génère pas de contrat.
- Description du contrat : dans l’onglet « Contrats », gérez le texte de la facture pour chaque langue (voir ci-dessous).
Dans l’onglet « Gestion des contrats », l’option d’intervalle, le sélecteur de prix et la description du contrat pour la facture sont définis. Cliquez pour agrandir.
À droite de chaque ligne de l’option d’intervalle, sélectionnez l’intervalle ; les frais d’installation apparaissent comme une caractéristique distincte sous « coûts ponctuels ». Cliquez pour agrandir.
Description du contrat
Ce texte figure à côté de l’article sur chaque facture générée par le module de gestion des contrats. La boutique remplit elle-même les espaces réservés lors de la création :
{contracts_term}durée actuelle du contrat, du – au{contracts_calculation_period}période facturée, du – au{contracts_period_interval}fréquence de paiement, par exemple « mensuelle »{contracts_interval}fréquence de renouvellement du contrat, « annuel » pour les contrats issus du processus de paiement{contracts_next_order_date}Date d'échéance de ce décompte
La ligne « Période : »
Le module de gestion des contrats lit la période payée à partir d’une ligne distincte :
Zeitraum: {contracts_calculation_period}
Ne modifiez pas le mot « Période ». Une ligne telle que « Période de facturation : … » n’est pas reconnue ; il serait alors impossible, par exemple, de lier une facture existante au contrat.
« Utiliser le prix actuel dans le contrat »
Si vous sélectionnez « OUI », le bouton de l’onglet « Gestion des contrats » attribue aux nouveaux contrats issus du processus de paiement l’option « Utiliser le prix du jour ». Le contrat reprendra alors les modifications de prix ultérieures de l’article pour le groupe de clients du client. Si vous sélectionnez « NON », il conservera le prix de la commande.
Frais ponctuels
Vous créez des frais d’installation en tant que caractéristique distincte et vous les définissez comme « coûts ponctuels ». Ils ne sont facturés qu’avec la première commande, jamais avec une facture ultérieure. Le bouton n’apparaît dans l’onglet « Caractéristiques » que si le module « Coûts d’option ponctuels » est activé sous Paramètres → Panier → Récapitulatif.
Base de prix : prix par facturation ou pour l’année contractuelle
Ce paramètre définit ce que représente le prix catalogue d’un article contractuel : une période de facturation ou l’année contractuelle entière. À partir de 4.9.134
Vous la trouverez sous Paramètres → Gestion des contrats → Articles contractuels : Base de prix. La valeur par défaut est « period ». La mise à jour n’entraîne aucun changement dans les boutiques tant que vous n’effectuez pas la modification.
| Poste | period (valeur par défaut) |
year |
|---|---|---|
| Signification du prix catalogue | Montant par facturation | Prix pour l'année contractuelle |
| Page produit | Prix catalogue | Prix catalogue, c'est-à-dire le prix annuel |
| Panier, paiement, demande de devis, éditeur de commande | Prix unitaire total | Première période de facturation : prix unitaire divisé par le nombre de factures par an |
| Unité de la ligne | Unité de l’article | la période, par exemple « mois », « trimestre » ou « semestre » ; en cas de paiement annuel, l'unité de l'article |
| Contrat | Prix à la ligne exprimé en montant par facturation | montant fractionné par facturation |
La règle de calcul
Prix calculé = prix à la ligne ÷ nombre de factures par an. Pour une facturation mensuelle, diviser par 12 ; tous les 2 mois, par 6 ; tous les 3 mois, par 4 ; tous les 4 mois, par 3 ; semestrielle, par 2 ; et annuelle, par 1.
Exemple avec des prix annuels via l'option « Intervalle », hors taxes :
| Valeur sélectionnée | Prix annuel dans le catalogue | Calculé lors de la commande |
|---|---|---|
| mensuel | 2 388 € | 199 € (÷ 12) |
| semestriel | 2 148 € | 1 074 € (÷ 2) |
| par an | 1 788 € | 1 788 € (÷ 1) |
Le contrat prend en charge 199 € par facturation et facture lui-même les onze mois suivants.
Quand la facturation est-elle partagée ?
Uniquement si les quatre conditions sont remplies. Sinon, le prix total s'applique comme auparavant.
- « Activation/désactivation de la gestion des contrats » est disponible sur
true. - « Article du contrat : base de prix » se trouve sur
year. - L'article est « Objet du contrat/Abonnement » et dispose d'une option d'intervalle.
- La valeur sélectionnée comporte un intervalle, et non « ponctuel ».
Ce qui est réparti
Le prix de base et tous les suppléments de la ligne, car le contrat facture la ligne entière à chaque période. Sont exclues les caractéristiques comportant des « coûts ponctuels », comme par exemple des frais de mise en service : elles sont facturées une seule fois et ne sont jamais réparties.
Remarque, boutique multiple, arrondi
- Si la base de prix est définie sur
year, l’onglet « Gestion des contrats » dans l’éditeur de produit affiche une remarque. - La base de prix s’applique de la même manière à tous les domaines. Tant qu’elle est définie sur «
year», l’option « Gestion des contrats activée/désactivée » s’applique également de la même manière à tous les domaines. - La division s’effectue avant l’arrondi. Si le prix annuel n’est pas divisible sans reste, par exemple 1 000 € ÷ 12, la somme des mensualités s’écarte de quelques centimes du prix annuel.
year, sinon son prix serait trop bas : un prix mensuel de 30 € serait divisé par 12. Vérifiez tous les articles comportant une option d'intervalle avant de procéder au changement.
Ce qui se passe lors de l’achat
Lors de la commande, la boutique crée un contrat pour chaque article sous contrat, sans intervention dans l'administration.
- Uniquement avec l’option « intervalle » : un contrat est créé lorsque la gestion des contrats est activée et que le client a sélectionné une valeur avec intervalle.
- Durée : un an à compter de la date d’achat. La commande couvre la première période de facturation ; la commande suivante est due à la fin de cette période.
- Montant : le contrat reprend le prix de la ligne de commande comme montant par facturation.
- Figer le prix : lorsque la base de prix est «
year» et pour les valeurs d’intervalle avec supplément, la boutique crée le contrat sans cocher « Utiliser le prix du jour ». Ainsi, le montant convenu reste inchangé. à partir de 4.9.134 - Statut et lien : le contrat se voit attribuer le statut de contrat par défaut. La vue de la commande mentionne le contrat sous « Contrats » ; dans le contrat, la commande figure dans l’onglet « Commandes ».
- Mode de paiement : le contrat est réglé par facture. Si le client dispose d’un mandat de prélèvement actif, ses factures suivantes sont émises sous forme de prélèvement SEPA, voir Prélèvement.
Gérer les contrats
Vous trouverez tous les contrats sous Contrats → Aperçu des contrats. L'onglet « Contrats » de la fiche client affiche les contrats d'un client donné.
L'aperçu des contrats affiche, pour chaque contrat, le statut, le client, le produit, le prix net et brut, la date du contrat, la prochaine commande, la durée et la période de facturation. Cliquez pour agrandir.
Liste et filtres
La liste affiche, pour chaque contrat, le numéro, le statut, le client, le produit, le prix, la date du contrat, la prochaine commande, la fréquence et la période de facturation.
Le filtrage s'effectue selon le statut du contrat, l'objet du contrat et la date de la prochaine commande. La recherche « Parcourir les contrats » permet de trouver le numéro de contrat, le numéro de client, le nom, la société et le produit. Dans les longues listes de sélection, comme celle de l'objet du contrat, vous pouvez saisir du texte et effectuer une recherche. À partir de 4.10
Actions par contrat
- « Modifier » et « Supprimer »
- « Modifier l’affectation client » pour attribuer le contrat à un autre client
- « Dupliquer le contrat »
- « Afficher les commandes liées à ce contrat »
- « Créer la prochaine commande à partir du contrat » : facture immédiatement la période suivante, même avant la date d'échéance
Modifier un contrat
« Modifier » ouvre le contrat avec les onglets « Tout », « Partenaire contractuel », « Objet du contrat », « Données du contrat », « Modèle », « Projets », « Commandes » et « Historique ». Pour créer un contrat sans achat, utilisez « Créer un contrat » ; le client est alors déjà sélectionné depuis la fiche client.
L'onglet « Données du contrat » contient les dates, le mode de paiement, la durée et la période de facturation, ainsi que les conditions de résiliation du contrat. Cliquez pour agrandir.
Partenaire et objet
La rubrique « Partenaire contractuel » contient les informations relatives au client, ainsi que l'adresse de facturation et de livraison. La rubrique « Objet du contrat » contient le produit, la quantité, le taux d'imposition, le prix, les caractéristiques du contrat et le bouton « Utiliser le prix du jour ».
Données du contrat
« Données de base » avec la date du contrat, la prochaine commande, le mode de paiement et l’option « Toujours facturer le contrat séparément ». « Durée et facturation » avec le début et la fréquence de la durée ainsi que la période de facturation ; la boutique calcule elle-même la date de fin. Voir également la section « Résiliation ».
Modèle
Sous « Modèle personnalisé », vous pouvez définir un texte de facture spécifique pour ce contrat. Il remplace la description contractuelle de l’article.
Planification
L'onglet « Planification prévisionnelle » additionne, pour chaque article, les quantités de tous les contrats dont la prochaine commande se situe dans une période librement choisie, par exemple pour les achats. C'est la prochaine échéance de chaque contrat qui est prise en compte.
Lier la première facture
Si vous avez établi la première facture en dehors du module de gestion des contrats, associez-la dans l’onglet « Données du contrat » via « Associer une facture existante ». Sinon, le prochain cycle de facturation prendra en compte cette période une deuxième fois. Les contrats avec prix, mais sans facture, sont regroupés dans l’onglet « Contrats sans facture ». 4.9.116
Générer et envoyer les factures suivantes
À chaque période de facturation échue, le module de gestion des contrats génère une nouvelle commande accompagnée d’une facture. L’envoi s’effectue dans un deuxième temps.
- Dans l’aperçu des contrats, sélectionnez « Créer des commandes échues ». Est considéré comme échu tout contrat dont le statut est « Actif » et dont la prochaine commande est prévue aujourd’hui ou avant.
- Vérifiez la page « Aperçu des commandes générées ». Si une facture non encore associée couvre déjà cette période, l’aperçu affiche une remarque en rouge. ab 4.9.116
- Confirmez en cliquant sur « Générer les commandes maintenant ». Les nouvelles commandes reçoivent le « statut de commande par défaut (gestion des contrats) ».
- Sélectionnez « Envoyer des notifications » afin que les clients reçoivent leurs factures par e-mail.
Avant la génération, l’aperçu affiche chaque commande préparée avec les adresses, la description du contrat et les montants. Cliquez pour agrandir.
Ce que fait le cycle
- Facture groupée : les contrats d'un client arrivés à échéance, pour lesquels l'adresse de facturation et de livraison ainsi que le mode de paiement sont identiques, sont regroupés sur une seule facture. Avec l'option « Toujours facturer le contrat séparément », chaque contrat fait l'objet d'une facture distincte.
- Numéro de facture : grâce à sa propre série de numéros de facture, le cycle attribue immédiatement un numéro dès lors que le montant est supérieur à 0.
- Poursuite : le contrat affiche ensuite la prochaine période de facturation et la prochaine échéance. La période suivante commence dès la fin de la période en cours.
- Contrats individuels : « Créer la prochaine commande à partir du contrat » dans la ligne ou « Créer des commandes à partir des contrats sélectionnés » pour une sélection.
Notifications
- La fonction « Envoyer des notifications » envoie un e-mail à toutes les commandes liées à un contrat dont le statut figure dans la liste « Statuts de commande pour notification par e-mail (gestion des contrats) », puis attribue à ces commandes le statut « Statut de commande après notification par e-mail (gestion des contrats) », par défaut « Envoyé ».
- L’e-mail utilise le modèle « Confirmation de commande (gestion des contrats) » et joint la facture au format PDF, ainsi que les pièces jointes que vous avez activées sous Paramètres → Interfaces → Marketing par e-mail / CRM → Options d’e-mail pour la confirmation de commande.
- Une copie est envoyée aux adresses indiquées dans « Copie de la commande par e-mail à » dans les options d’e-mail, ainsi qu’aux adresses indiquées dans « Adresse e-mail (facture) » dans la fiche client.
- Si vous utilisez votre propre série de numéros de facture, seules les commandes comportant un numéro de facture sont envoyées. Si aucun délai de paiement n’est indiqué ou s’il est plus court que la valeur définie dans Paramètres → Paiement → Général → Délai de paiement en jours, le système le redéfinit lors de l’envoi.
Résiliation et fin de contrat
Vous devez enregistrer une résiliation dans le contrat. Le système de gestion des contrats se charge du reste : il effectue le décompte jusqu’à la fin et marque ensuite le contrat comme résilié.
- Saisir une résiliation : dans le contrat, sous l’onglet « Données du contrat », dans la section « Résiliation », saisissez la date de « Réception » et la date de « Prise d’effet », puis enregistrez. Une date de réception enregistrée ne peut plus être modifiée.
- Périodes restantes : toute période de facturation commençant avant la date « Entrée en vigueur » sera intégralement facturée.
- Fin : si la période suivante commence à la date « Entrée en vigueur » ou après celle-ci, la boutique attribue au contrat le statut « Résilié » et ne génère plus de commande. Si la date « Entrée en vigueur » est déjà aujourd’hui ou antérieure à la date d’enregistrement, cela se produit immédiatement.
- Contrôle : pour chaque résiliation automatique, la boutique crée dans le système de tickets une tâche intitulée « Résiliation automatique du contrat » contenant toutes les données du contrat.
Demande depuis le compte client
Si un client demande une résiliation depuis son compte client, la boutique enregistre elle-même la réception de cette demande. Si le système de tickets est activé, un ticket intitulé « Demande de résiliation pour l’abonnement/le contrat n°… » est créé ; sinon, un e-mail est envoyé à l’adresse indiquée dans « E-mails d’information sur les tickets » sous Paramètres → Général → Tickets et tâches, ou à l’adresse de la boutique. Vous devez saisir vous-même la date « Prise d’effet à partir du ».
Quand la boutique effectue-t-elle la vérification ?
La boutique traite les résiliations arrivées à échéance lors de l’enregistrement du contrat, lors de l’ouverture de l’aperçu des contrats et lors de la génération des « Commandes arrivées à échéance ». Vous pouvez lancer manuellement la vérification via « Exécuter les résiliations maintenant » dans le menu d’actions de l’aperçu des contrats.
Rappels de paiement et mises en demeure
Si une facture liée à un contrat reste impayée, le module de gestion des contrats peut envoyer des rappels et des mises en demeure en plusieurs étapes. Ces étapes ne sont déclenchées que si elles ont été configurées pour votre boutique.
- « Gestion des relances : procédure » :
legacy(par défaut) envoie les relances depuis la gestion des contrats,marketingexécute les étapes de relance sous forme d’événements d’automatisation marketing,offn’envoie aucune relance. 4.9.17 - Délai de grâce : « Délai de grâce jusqu’au rappel de paiement (jours) », « Délai de grâce jusqu’au 1er rappel (jours) » et « Délai de grâce jusqu’au 2e rappel (jours) », par défaut 20, 17 et 17 jours. Le premier délai court à compter de la date de facturation et de la dernière modification de la commande.
- « Délai de paiement des niveaux de relance (jours) » : une liste séparée par des virgules avec une valeur par niveau, par défaut
7,7,7,7.
marketing nécessite le module d’automatisation du marketing, voir Marketing & Automatisation. XONIC Premium: Marketing / Automatisierungen & Künstliche Intelligenz
Prélèvement par prélèvement SEPA
Les factures issues de contrats peuvent être recouvrées via un mandat de prélèvement SEPA que votre client donne à Stripe. À partir de 4.9.17
Conditions préalables
- Le module de paiement Stripe est installé et configuré, voir Modes de paiement.
- Le prélèvement SEPA est activé dans votre compte Stripe. Stripe exige une vérification supplémentaire à cet effet ; veillez à en faire la demande suffisamment à l’avance.
- L'identifiant du créancier est défini : le vôtre ou celui de Stripe. Il ne pourra plus être modifié après le premier paiement effectif.
Activation
- Sous Paramètres → Gestion des contrats, définissez le « Statut de la commande en cas de prélèvement réussi » ; la valeur par défaut est « Paiement reçu ». Si vous conservez l’option « Aucun changement », une facture payée par prélèvement continuera à faire l’objet de relances.
- Sélectionnez « Statut de la commande pendant le prélèvement » et « Statut de la commande en cas d’échec du prélèvement », puis vérifiez les paramètres « Délai avant le prélèvement (jours) » et « Montant maximal par prélèvement ».
- Sous « Révocation du mandat : clients particuliers » et « Révocation du mandat : clients professionnels », définissez si les clients peuvent résilier eux-mêmes leur mandat dans leur compte (
self_service) ou s’ils peuvent uniquement en faire la demande (request). La règle relative aux clients professionnels s’applique aux groupes définis dans « Révocation du mandat : groupes de clients professionnels ». - Enfin, activez ou désactivez l’option « Prélèvement via des mandats de paiement » sur
true.
Voici comment le client donne son mandat
- Dans son compte client, sous « Moyens de paiement », via « Enregistrer un compte bancaire pour le prélèvement » ou dans la fiche contractuelle via « Passer au prélèvement SEPA ». Il saisit ses coordonnées bancaires sur une page de Stripe.
- Vous pouvez également générer un lien dans la fiche client via « Action » → « Créer un lien de prélèvement » et l’envoyer vous-même. Ce lien est valable 14 jours, durée modifiable sous « Validité du lien de configuration (heures) ».
- La boutique associe ensuite elle-même ses contrats actifs avec leur prix au mandat. Exception : les contrats avec l’option « Ne pas prélever par prélèvement automatique », par exemple lorsqu’un tiers effectue le paiement.
Prélèvement
- L’aperçu des contrats affiche les onglets « Prélèvement : aperçu » et « Prélèvement : prélever maintenant ». L’aperçu indique, pour chaque facture, si le prélèvement a été effectué et, le cas échéant, pourquoi il ne l’a pas été.
- Pour le prélèvement automatique, deux adresses sont disponibles sous Contrats → Mandats de paiement, dans la case « Adresses Cron » : celle pour le prélèvement (quotidien) et celle pour la synchronisation des mandats (toutes les heures).
- Sous Contrats → Mandats de paiement, vous pouvez synchroniser, suspendre, reprendre ou révoquer des mandats.
Quelles factures sont prélevées ?
- Uniquement les factures générées par le module de gestion des contrats. La boutique ne prélève jamais une facture créée dans l’éditeur de commande.
- Uniquement les factures émises en tant que factures de prélèvement, c'est-à-dire celles créées alors qu'un mandat était actif. À partir de 4.9.116
- Uniquement après le délai défini dans « Délai avant le prélèvement (jours) » : la facture sert de préavis de prélèvement.
- Uniquement après que la fonction « Envoyer les notifications » a transmis la facture. à partir de 4.9.116
- Aucune facture datant d’avant le mandat. Elles restent des factures par virement. à partir de 4.9.116
- Si le montant dépasse le « Montant maximal par prélèvement », la boutique ne procède à aucun prélèvement et la facture reste à régler par virement.
{mandate:if_active} et {/mandate:if_active} n’apparaît que pour les factures faisant l’objet d’un prélèvement, tandis que le texte entre {mandate:if_none} et {/mandate:if_none} n’apparaît que pour les clients sans mandat. {mandate:debit_date} indique la date de prélèvement la plus proche, {mandate:portal_url} renvoie vers la page dédiée au prélèvement automatique dans le compte client. à partir de 4.9.116
Contrats dans l’espace client
Les clients trouvent leurs contrats dans leur espace client sous « Abonnements » ou « Contrats » ; la page s'intitule respectivement « Mes abos » ou « Mes contrats ».
Sous « Mes abonnements », les clients peuvent consulter leurs abonnements en cours et demander une résiliation. Cliquez pour agrandir.
Aperçu
En haut de la page figurent les contrats actifs, les coûts annuels et la prochaine facture ou prélèvement. En dessous, une fiche par contrat indique le montant, la fréquence de paiement et la durée. Les clients peuvent basculer entre les contrats actifs et résiliés, effectuer des recherches et trier les résultats. 4.9.17
Demander une résiliation
Lorsque l’option « Autoriser la demande de résiliation dans le compte client » est activée, la fiche d’un contrat en cours affiche les boutons « Résilier l’abonnement » ou « Résilier le contrat ». Après confirmation, la demande vous est transmise ; voir la rubrique « Résiliation ». La fiche indique alors « Résiliation déjà demandée » avec la date et, dès que vous l’avez saisie, « Prise d’effet à partir du ».
Si le prélèvement automatique est configuré, les contrats sans mandat affichent le bouton « Passer au prélèvement SEPA », et le compte client comporte la rubrique « Moyens de paiement ».
Aperçu des paramètres
Tous les onglets se trouvent sous Paramètres → Gestion des contrats.
Paramètres de base
- Terminologie des contrats/abonnements
b2b(contrats, TVA en sus) ou «b2c» (abonnements, TVA comprise, par défaut) dans le compte client.- Gestion des contrats activée/désactivée
- Active la gestion des contrats. Valeur par défaut : «
false». - Articles du contrat : base de prix
period(par défaut) ou «year», voir « Base de prix ». À partir de 4.9.134- Statut de commande par défaut (gestion des contrats)
- Statut des commandes générées à partir d'un contrat. Si aucune sélection n'est effectuée, le statut de commande par défaut de la boutique s'applique.
- Statuts de commande pour les notifications par e-mail (gestion des contrats)
- Les commandes présentant ces statuts reçoivent un e-mail via la fonction « Envoyer des notifications ». Si aucune sélection n’est effectuée, aucune notification n’est envoyée.
- Statut de la commande après notification par e-mail (gestion des contrats)
- Statut après l'envoi de la notification. Par défaut : « Envoyé ».
- Calcul des frais de port (gestion des contrats)
- Mode d'expédition des commandes issues de la gestion des contrats. Si aucune option n'est sélectionnée, la mention « Livraison gratuite » s'affiche.
- Autoriser la demande de résiliation dans le compte client
- Par défaut :
true.
Gestion des relances
- Délai de grâce avant le rappel de paiement, avant le 1er rappel et avant le 2e rappel (en jours)
- Valeurs par défaut : 20, 17 et 17 jours.
- Délai de paiement pour chaque niveau de relance (jours)
- Une valeur par niveau, valeur par défaut :
7,7,7,7. - Gestion des relances : procédure
legacy(valeur par défaut),marketingouoff.
Prélèvement automatique
- Prélèvement via des mandats de paiement : activé/désactivé
- prélèvement SEPA via des mandats enregistrés. Par défaut :
false. - Prestataires de paiement agréés
- Par défaut :
stripe. - Délai avant le prélèvement (jours)
- Délai entre la facturation et le prélèvement, valeur par défaut : 3.
- Montant maximal par prélèvement
- Valeur par défaut : 9 500 dans la devise de la boutique. La boutique ne prélève pas de montant supérieur.
- Nombre de tentatives de prélèvement par facture et délai d’attente entre les tentatives (jours)
- Paramètres par défaut : 2 tentatives à 5 jours d’intervalle. Passé ce délai, la facture revient au processus normal.
- Statut de la commande en cas de prélèvement réussi, pendant le prélèvement et en cas d’échec du prélèvement
- Par défaut : « Aucun changement ». Il est impératif de définir ce statut en cas de prélèvement réussi.
- Révocation du mandat : clients particuliers, clients professionnels et groupes de clients professionnels
- Clients particuliers : par défaut «
self_service», clients professionnels : «request». Si aucun groupe n’est sélectionné, la règle applicable aux clients particuliers s’applique à tous. - Validité du lien de configuration (heures)
- Valeur par défaut : 336, soit 14 jours.
- Récupération des factures jusqu’à un certain âge (jours)
- Les factures plus anciennes ne sont plus recouvrées par le cycle ; valeur par défaut : 120.
Les entrées « Licences : … » et « Tableau de bord KPI : … » relèvent de la gestion des licences de XONIC et ne sont pas nécessaires dans votre boutique. Laissez-les inchangées, tout comme les paramètres Cron des mandats de paiement.
Pièges à éviter
Ce à quoi vous devez prêter attention
- Pas d’e-mails de facturation : « Statuts de commande pour notification par e-mail (gestion des contrats) » ne contient pas le statut des nouvelles commandes.
- Frais uniques traités comme un supplément normal : avec la base de prix «
year», ils sont indiqués. Définissez la caractéristique sur « coûts uniques ». - Articles en stock avec option d’intervalle : si leur prix s’applique déjà par facturation, ils deviennent trop bon marché avec «
year». - « Période de facturation : » au lieu de « Période : » : dans ce cas, le module de gestion des contrats ne trouve pas la période payée.
- Pas d’intervalle associé à la valeur : une valeur sans intervalle ou avec la mention « ponctuel » ne génère pas de contrat.
- Gestion des contrats désactivée : dans ce cas, aucun contrat n’est créé lors de l’achat et le menu « Contrats » n’apparaît pas.
- Première facturation manuelle : sans lien avec le contrat, le prochain cycle facture à nouveau la même période.
- Statut sans indicateur « Actif » : les contrats ayant un statut spécifique sans la mention « Statut actif » ne font pas l’objet de factures de suivi.
- Prélèvement payé, mais relance envoyée : le « statut de la commande en cas de prélèvement réussi » est réglé sur « Aucun changement ».
- Plusieurs domaines : la base tarifaire s’applique de la même manière à tous les domaines.
Liste de contrôle : basculer la base tarifaire sur l’année contractuelle
- Vérifier la version – sous Outils → xoUpdate, ce paramètre est disponible à partir de XONIC 4.9.134.
- Vérifier les articles – tous les articles avec option d’intervalle : le prix s’applique-t-il à l’année ?
- Marquer les coûts ponctuels – définir les frais d’installation sur « coûts ponctuels ».
- Vérifier les contrats existants – les contrats comportant la mention « Utiliser le prix du jour » pour les articles avec option d’intervalle sont ensuite calculés sur la base du prix annuel divisé.
- Mise à jour – « Articles du contrat : base de prix » sur
year. - Effectuer un achat test pour chaque intervalle – Le panier et la commande affichent la première période de facturation.
- Vérifier le contrat – Montant par facturation, période de facturation et prochaine commande, puis supprimer les données de test.
Questions fréquentes
Un contrat est-il renouvelé automatiquement ?
Comment résilier un contrat dans l’interface d’administration ?
Puis-je avancer la date de la prochaine facture ?
Pourquoi plusieurs contrats figurent-ils sur une même facture ?
Pourquoi mon client n’a-t-il pas reçu d’e-mail de facture ?
Pourquoi la page du produit affiche-t-elle le prix annuel alors que le panier indique un montant inférieur ?
year », c’est le prix catalogue pour l’année contractuelle qui s’affiche. La page du produit l’affiche tel quel, tandis que le panier ne calcule que la première période de facturation. Les périodes suivantes sont facturées par le module de gestion des contrats.Puis-je définir la base de prix pour chaque article ?
Comment puis-je facturer des frais d’installation en une seule fois ?
Que deviennent les contrats existants si je modifie la base de calcul ?
Pourquoi une commande n’a-t-elle pas donné lieu à un contrat ?
Que faut-il faire après l’activation du contrat avec mon prestataire de paiement ?
Comment désactiver l’abonnement automatique à la newsletter après une commande ?
Guides complémentaires
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Nous vous accompagnons pour les articles contractuels, les bases de tarification, les factures complémentaires, les prélèvements automatiques et les relances.
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