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Invio e consegna delle e-mail

Q: Chi compare come mittente in quale e-mail?

E-mailMittenteLa «risposta» viene inviata a Conferma d’ordine, e-mail di stato, e-mail relative all’account cliente, risposte ai ticket"Nome del gestore del negozio" con l'indirizzo del gestore; se l'indirizzo (SPF) è compilato, viene utilizzato quest'ultimoindirizzo del gestore Copia dell’ordine a te, richieste provenienti dai moduli di contatto, di richiamata, relativi ai prodotti, ai prezzi e al carrellodel clientecliente le stesse e-mail con «Il mittente è sempre il gestore del negozio» a true"Nome del gestore del negozio" con l'indirizzo del gestoreCliente Copia di un’e-mail di aggiornamento inviata a te"Nome del gestore del negozio" con l'indirizzo del gestoreIndirizzo del gestore Cliente come mittente: molti server di posta verificano se il server mittente è autorizzato per il dominio dell’indirizzo del mittente. Nel caso di una copia dell’ordine con l’indirizzo di un cliente, di norma non lo è. Se le copie o le richieste finiscono nella cartella spam o non arrivano affatto, imposta l’opzione “Il mittente è sempre il gestore del negozio” su true. Le risposte dei vostri clienti alle e-mail del negozio vengono inviate alla casella di posta dell’indirizzo del gestore. Con la funzione «Da e-mail a ticket» queste vengono trasformate in voci nel ticket corrispondente; consultate la guida «Ticket e attività». XONIC Premium: CRM

Il vostro negozio invia autonomamente conferme d’ordine, e-mail di stato, fatture e messaggi relativi all’account cliente. Questa guida illustra quali e-mail vengono inviate, a chi e quando, come impostare mittente, copie e allegati, quando è opportuno utilizzare SMTP e cosa fare se un’e-mail non viene recapitata. È possibile modificare i testi delle e-mail come descritto nella guida «CMS-Manager & E-mail ».

Quali e-mail? L’e-mail non arriva?

In sintesi

Mittente: le e-mail inviate ai vostri clienti partono con l’«indirizzo e-mail del gestore del negozio» e il «nome del gestore del negozio». Se lì compare ancora l’indirizzo di esempio, i vostri clienti non riceveranno le e-mail.
Copie: «Copia dell’ordine via e-mail a» e «Copia dell’aggiornamento dello stato dell’ordine via e-mail a» consentono di inserire un numero illimitato di indirizzi.
Email di stato: vengono inviate solo se l’opzione “Avvisa il cliente” è attiva. Anche la conferma di spedizione è un’email di stato.
Consegna: di norma è sufficiente una corretta impostazione SPF per il dominio del mittente. Se le copie degli ordini o le richieste non vengono recapitate, è utile selezionare l’opzione «Il mittente è sempre il gestore del negozio».
Prova: la cronologia dell’ordine mostra quando il negozio ha generato un’e-mail. Su richiesta, il negozio inserisce le copie delle e-mail inviate nella vostra cartella “Posta inviata”.

In questa guida

Panoramica: quali attività e dove

Quali e-mail e quando?Ordini, account, richieste

Email di stato: conferma di spedizione, notifica al cliente

Mittente: gestore del negozio, indirizzo di risposta

Copie: copia dell'ordine, copia dello stato, responsabile

Indirizzo di fatturazione: perchédue e-mail?

Allegati: Condizioni generali di contratto, Diritto di recesso, Fattura, Note sul formato PDF

Passaggio da PHP-Mail aSMTP, cartella "Inviati"

Consegna: SPF, DKIM, DMARC

Non recapitabile: messaggi respinti, indirizzi bloccati

Immagini efirma in Outlook, firma

Documentazione: cosa ha ricevuto il cliente?

Risoluzione dei problemi:manca la conferma d'ordine

Domandefrequenti - Rispostedel servizio di assistenza

Non sono inclusi in questa guida: testi, oggetti, segnaposto, intestazioni e piè di pagina delle e-mail e le coordinate bancarie per il pagamento anticipato (Guida CMS-Manager & E-mail), la modifica dello stato dell'ordine (Guida Gestione ordini), newsletter (Guida alle newsletter), e-mail di marketing (Guida al marketing e all’automazione), nonché e-mail relative ai ticket e e-mail relative ai ticket (Guida ai ticket e alle attività).

Dove trovare le varie impostazioni

Mittente, copie, allegati e modalità di invio si configurano in un’unica sezione in Impostazioni → Interfacce → Email marketing / CRM → Opzioni email. I testi delle email si trovano in CMS → Email e marketing / Automazioni.

Desideri…	Posizione nel backend	Sezione
specificare l’indirizzo da cui il negozio invia le e-mail	Opzioni e-mail, «Indirizzo e-mail del gestore del negozio»	Mittente
Ricevere una copia di ogni ordine	Opzioni e-mail, «Copia dell’ordine via e-mail a»	Copie
Inviare le fatture al reparto contabilità di un cliente	Modulo cliente, «Indirizzo e-mail (fattura)»	Indirizzo di fatturazione
Allegare le Condizioni generali di contratto, l’informativa sul diritto di recesso o la fattura	Opzioni e-mail, pulsante «Allegato e-mail …»	Allegati
Invia tramite il server di posta del tuo provider	Opzioni e-mail, «Modalità e-mail»	PHP-Mail o SMTP
Verifica se un cliente ha ricevuto un’e-mail	Ordine, scheda «Modifica», sottoscheda «Stato dell’ordine»	Prova
Creare una firma per le risposte ai ticket	Impostazioni → Amministratori → Il mio account	Firma
Modifica il testo di un'e-mail	CMS → E-mail e marketing / Automazioni	Guida per CMS Manager ed e-mail

Quali e-mail invia il negozio e quando

La maggior parte delle e-mail viene generata da un evento che si verifica nel negozio online, ad esempio un ordine o una registrazione. Le e-mail di stato vengono inviate direttamente da voi. Alcune e-mail vengono inviate solo quando qualcuno accede al backend.

Tutto ciò che riguarda l’ordine

Email	Quando	A chi
«Conferma dell’ordine»	subito dopo aver completato l'ordine nel negozio online	Cliente, copia a «Copia dell’ordine via e-mail a»
Email di aggiornamento dello stato («Modifica dello stato dell’ordine»)	se si attiva l’opzione “Avvisa il cliente” al cambio di stato, vedi e-mail di stato	Cliente, copia a «Copia dell’aggiornamento dello stato dell’ordine via e-mail a», con fattura anche agli indirizzi di fatturazione
Conferma di spedizione	Email di stato relativa allo stato della spedizione, con numero di tracciamento	Cliente
Fattura	in formato PDF allegato alla conferma d’ordine o a un’e-mail di stato, vedi allegati	Cliente; nell’e-mail di aggiornamento sono riportati anche gli indirizzi di fatturazione
Conferma d’ordine nuovamente	nell’editor degli ordini con «Invia conferma d’ordine», vedi guida «Modifica ordini»	Cliente, copia a «Copia dell’ordine via e-mail a»
Conferma di ricezione di un recesso	immediatamente, quando il cliente invia il recesso, vedi guida Pulsante di recesso	Cliente; una notifica viene inviata a te
«Richiesta di valutazione del prodotto»	alcuni giorni dopo l’ultima modifica di un ordine nello stato selezionato, al momento dell’accesso al backend; si veda la guida «Recensioni e sigilli»	Cliente

Gli ordini provenienti da eBay, Kaufland, OTTO, Idealo e Galaxus vengono confermati direttamente dalla piattaforma. Il negozio vi invia solo una copia, con “Piattaforma” nell’oggetto. Per gli ordini provenienti da Billbee, il negozio invia la conferma e la copia solo se in Impostazioni → Interfacce → Gestione merci/ERP/Contabilità → BillBee → Billbee Sync: "Invia conferma d'ordine " e " Invia e-mail di stato al cliente" solo se in Strumenti → Billbee (Sync) l'opzione "Invia e-mail di aggiornamento al cliente" è attiva. Entrambe le opzioni sono disattivate di default.

Account cliente

E-mail	Quando	A chi
«Conferma alla registrazione del cliente»	dopo la registrazione. Se in Impostazioni → Checkout → Dettagli cliente → Opzione password nella creazione dell'account è impostato su `auto` (impostazione predefinita), verrà inviata una seconda e-mail con la password generata.	Cliente
Notifica relativa a un nuovo account cliente	dopo ogni registrazione, purché l’opzione Impostazioni → Checkout → Dettagli cliente → Notifica alla registrazione del cliente sia attiva (impostazione predefinita)	«Indirizzo e-mail del gestore del negozio»
"Richiesta password"	quando il cliente richiede un link tramite “Password dimenticata”	Cliente
E-mail relative alla password dal backend	tramite il menu «Azione» della schermata cliente, vedi guida Gestione clienti	Cliente
«Conferma cancellazione account cliente»	se il cliente richiede la cancellazione dal proprio account, con link di conferma	Cliente

Richieste e segnalazioni a voi

Le richieste provenienti dal modulo di contatto, dal servizio di richiamata, dalle richieste sui prodotti, dai preventivi e dal carrello vengono inoltrate a voi; il cliente riceve la «Conferma della richiesta». I destinatari e i ticket sono descritti nella guida Moduli e protezione antispam.
Recesso: una notifica all’indirizzo «E-mail di notifica del recesso», vedi Copie.
Inventario di segnalazione: un elenco degli articoli che devono essere riordinati, vedi la guida “Magazzino e inventario”.

Solo al momento dell’accesso al backend: il negozio invia la richiesta di recensione, il promemoria di disponibilità e l’avviso sulle scorte non sufficienti non appena qualcuno accede al backend. Se nessuno accede per giorni, queste e-mail rimangono in sospeso.

Email con guida dedicata

Newsletter e cancellazione: Newsletter
Email relative a eventi di marketing, ad esempio promemoria del carrello o buono sconto dopo l’ordine: Marketing e automazione
Avvisi di disponibilità: Notifiche sui prodotti

Risposte ai ticket ed e-mail relative ai ticket: Ticket e attività
Fatture successive e solleciti: Contratti e abbonamenti
Testi di tutti i modelli: Gestione CMS e e-mail

Email di stato e conferma di spedizione

Un semplice cambio di stato non comporta l'invio di alcuna e-mail. L'e-mail viene inviata solo se si attiva l'opzione "Avvisa il cliente". Non esiste un modello specifico denominato "Conferma di spedizione": anche questa è un'e-mail di stato che utilizza il modello "Modifica dello stato dell'ordine".

Come attivare un’e-mail di stato

Nell’ordine, nella scheda «Modifica», sottoscheda «Stato dell’ordine»: selezionare lo stato, attivare «Avvisa il cliente», inviare con «Aggiorna». Con «Aggiungi commenti» il vostro commento verrà inserito nell’e-mail.
Con un blocco di testo sotto il campo dei commenti, che imposta contemporaneamente lo stato, il testo e il pulsante.
Durante la scansione con xoScan, se il blocco di testo selezionato avvisa il cliente.
Tramite un sistema di gestione delle scorte che segnala lo stato con notifica, oppure tramite un evento di marketing con la reazione «Ordine: aggiornamento dello stato».
Se si desidera che l’opzione “Avvisa il cliente” sia sempre preselezionata, attivarla e cliccare su “Salva”, che appare sotto i pulsanti dopo una modifica. La combinazione si applica quindi a tutti gli ordini e a tutti i collaboratori.

Conferma di spedizione con numero di tracciamento

Inserite innanzitutto il numero di spedizione nella scheda «Spedizione», consultate la guida Spedizione e consegna. Impostate quindi lo stato di spedizione con «Avvisa il cliente». Per sapere come inserire il numero e il link nel testo, consultate la guida CMS Manager ed e-mail. La creazione di un’etichetta di spedizione non comporta l’invio automatico di un’e-mail.

Lingua: le e-mail di stato vengono inviate nella lingua dell’ordine, non nella lingua in cui si lavora nel backend.
Allegati: fattura, condizioni generali di contratto e altri documenti possono essere allegati utilizzando i pulsanti sotto «Notifica al cliente». L’elenco completo dei pulsanti è riportato nella guida «Modifica ordini».
Ordini importati: per gli ordini provenienti da Billbee, il negozio non invia l’e-mail di stato al cliente fintanto che l’opzione “Invia e-mail di aggiornamento al cliente” è disattivata. La copia a voi viene comunque inviata.

Mittente e indirizzo di risposta

Le e-mail ai vostri clienti provengono dal vostro indirizzo di gestore. Le e-mail che il negozio vi invia a nome di un cliente, ad esempio la copia dell’ordine o una richiesta, riportano di default il cliente come mittente.

Impostazione	Predefinito	Effetto
"Invia e-mail"	`true`	Interruttore principale. Con l’impostazione « `false` », il negozio online non invia alcuna e-mail.
«Indirizzo e-mail del gestore del negozio»	Da specificare durante la configurazione	Mittente e indirizzo di risposta di tutte le e-mail inviate ai clienti, ai destinatari di richieste e notifiche. Con l’indirizzo di esempio `mail@ihre_adresse_xxl.de`, il negozio non invia e-mail ai clienti, poiché non si tratta di un indirizzo valido.
«Nome del gestore del negozio» in Impostazioni → Generale → Impostazioni di base	Nome di esempio	Nome del mittente che i vostri clienti vedranno nella posta in arrivo
«Indirizzo e-mail del gestore del negozio (SPF)»	vuoto	Compilato: le e-mail con l’indirizzo del gestore come mittente vengono inviate con questo indirizzo, mentre le risposte continuano ad arrivare all’indirizzo del gestore. Destinato a un indirizzo di posta elettronica gratuito come indirizzo del gestore, vedi «Consegna».
«Il mittente è sempre il gestore del negozio»	`false`	`true`: anche le copie degli ordini e le richieste riportano il vostro indirizzo come mittente. Le «risposte» continuano a raggiungere il cliente.

Tutti i campi, tranne il nome, si trovano in Impostazioni → Interfacce → Email marketing / CRM → Opzioni email.

Chi compare come mittente in quale e-mail?

E-mail	Mittente	La «risposta» viene inviata a
Conferma d’ordine, e-mail di stato, e-mail relative all’account cliente, risposte ai ticket	"Nome del gestore del negozio" con l'indirizzo del gestore; se l'indirizzo (SPF) è compilato, viene utilizzato quest'ultimo	indirizzo del gestore
Copia dell’ordine a te, richieste provenienti dai moduli di contatto, di richiamata, relativi ai prodotti, ai prezzi e al carrello	del cliente	cliente
le stesse e-mail con «Il mittente è sempre il gestore del negozio» a `true`	"Nome del gestore del negozio" con l'indirizzo del gestore	Cliente
Copia di un’e-mail di aggiornamento inviata a te	"Nome del gestore del negozio" con l'indirizzo del gestore	Indirizzo del gestore

Cliente come mittente: molti server di posta verificano se il server mittente è autorizzato per il dominio dell’indirizzo del mittente. Nel caso di una copia dell’ordine con l’indirizzo di un cliente, di norma non lo è. Se le copie o le richieste finiscono nella cartella spam o non arrivano affatto, imposta l’opzione “Il mittente è sempre il gestore del negozio” su true.

Le risposte dei vostri clienti alle e-mail del negozio vengono inviate alla casella di posta dell’indirizzo del gestore. Con la funzione «Da e-mail a ticket» queste vengono trasformate in voci nel ticket corrispondente; consultate la guida «Ticket e attività». XONIC Premium: CRM

Copie ad altri indirizzi

Potete inviare copie di ordini, e-mail di stato e recessi a un numero illimitato di indirizzi, ad esempio al reparto spedizioni o alla contabilità. Ogni indirizzo va inserito in una riga separata; per aggiungerne altri, cliccate su «Nuova voce».

Campo nelle opzioni e-mail	Di fabbrica	Cosa arriva lì
«Copia dell’ordine via e-mail a»	Da specificare durante la configurazione, altrimenti viene utilizzato un indirizzo predefinito	ogni conferma d’ordine proveniente dal negozio online con tutti gli allegati e l’«oggetto della copia via e-mail», comprese quelle inviate nuovamente. Inoltre, ordini provenienti da eBay, Kaufland, OTTO, Idealo e Galaxus; da Billbee solo con «Billbee Sync: invia conferma d’ordine». Il mittente è il cliente.
«Copia dell’aggiornamento dello stato dell’ordine via e-mail a»	vuoto	E-mail di stato relative all’ordine, agli eventi di marketing e alla gestione delle scorte, anche se il cliente non ne riceve alcuna, ad esempio nel caso degli ordini Billbee. Il negozio non copia le e-mail di stato provenienti da xoScan. Il mittente è il negozio.
«Notifica di recesso via e-mail»	vuoto	la notifica relativa a un recesso. Se compilato: solo a questi indirizzi. Vuoto: all’indirizzo del gestore e a «Copia dell’ordine via e-mail a».
«Indirizzo e-mail alternativo (richiesta sul prodotto e richiesta sul carrello)», «Indirizzo e-mail alternativo (proposta di prezzo)»	vuoto	queste richieste invece che all’indirizzo del gestore

Impostazioni → Interfacce → Email marketing / CRM → Opzioni email, scheda “Modifica” per “Copia dell’ordine via email a”: due righe con bestellungen@example.com e versand@example.com, ciascuna con un pulsante rosso di eliminazione; sotto, il pulsante verde «Nuova voce», oltre a «Salva e chiudi», «Aggiorna» e «Annulla»

Ogni indirizzo per la copia dell’ordine è riportato su una riga separata; per aggiungerne altri, utilizzare «Nuova voce». Cliccare per ingrandire.

Sostituire l’indirizzo predefinito: se durante la configurazione del negozio non avete specificato alcun indirizzo per la copia dell’ordine, in quel campo compare mail@ihre_adresse_xxl.de. Finché rimane lì, le vostre copie andranno perse. Inserite il vostro indirizzo o cancellate la riga.

Filiali: e-mail all’ufficio acquisti centrale

Se create un account cliente separato per ogni filiale di una catena, le e-mail relative agli ordini e alle fatture possono essere inviate, in alternativa o in aggiunta, all’ufficio acquisti o alla contabilità della sede centrale. A tal fine, la sede centrale dispone di un account cliente con ruolo di manager. 4.9.25

Nell’account della sede centrale, nella scheda «Manager», attivare l’opzione «Il cliente è il manager».
Selezionare «E-mail di ordine e di stato al manager»: la conferma d’ordine e le e-mail di stato senza fattura vengono inviate all’indirizzo principale del manager.
Selezionare «Documenti di fatturazione al manager»: le e-mail di stato con fattura vengono inviate al suo «Indirizzo e-mail (fattura)», senza che ne venga inviata una al suo indirizzo principale.
Sotto, nella stessa scheda, alla voce «Clienti associati», associare le filiali tramite «Aggiungi clienti». Il negozio salva immediatamente questa associazione, senza bisogno di cliccare su «Aggiorna».

Scheda cliente della “Sede centrale del negozio modello”, scheda “Manager”: “Il cliente è un manager” impostato su sì, i diritti di acquisto come pulsante, l’avviso relativo alla trasmissione dei dati relativi agli ordini e alle fatture, «E-mail relative agli ordini e allo stato al manager» su «in aggiunta al cliente» e «Documenti di fatturazione al manager» su «anziché al cliente» con testi di aiuto, tra cui «Clienti associati» con le filiali Nord e Sud di Musterladen

Nella scheda «Responsabile» della sede centrale è possibile stabilire se le e-mail relative agli ordini e allo stato, nonché i documenti di fatturazione delle filiali assegnate, debbano essere inviati al responsabile in aggiunta o al posto del cliente. Cliccare per ingrandire.

Valori: «mai» (impostazione predefinita), «in aggiunta al cliente» o «al posto del cliente». Con l’opzione «al posto del cliente», anche gli indirizzi di fatturazione della filiale vengono omessi.
Più responsabili: l’opzione «al posto del cliente» è attiva solo se nessun altro responsabile associato ha impostato «in aggiunta al cliente».
Rete di sicurezza: se al responsabile non viene inviata alcuna e-mail, la filiale riceve la propria e-mail come di consueto. Sono esclusi gli ordini degli ospiti.
Consenso: il responsabile riceve così i dati relativi agli ordini e alle fatture delle proprie filiali. Chiarite preventivamente la questione con i clienti interessati.

Carrelli separati

Utilizzando Impostazioni → Checkout → Carrello → Separazione carrelli, ogni gruppo può ricevere una propria e-mail a indirizzi specifici, ad esempio a un fornitore. L’e-mail contiene solo gli articoli di quel gruppo.

Fattura a un altro indirizzo

Un cliente può inserire, oltre al proprio indirizzo principale, altri indirizzi nel campo «Indirizzo e-mail (fattura)», ad esempio quello del proprio ufficio contabilità. Questi indirizzi ricevono solo le e-mail a cui è allegata una fattura.

Quali e-mail: e-mail di stato con «Allega fattura», «QR-fattura», «Allega rettifica fattura», «Allega fattura elettronica (ZUGFeRD)» o una rettifica di fattura elettronica. A queste si aggiungono la conferma d’ordine inviata nuovamente con la fattura e le fatture provenienti dalla gestione dei contratti.
Perché due e-mail: il negozio invia l’e-mail all’indirizzo principale e a ciascun indirizzo di fatturazione come e-mail separata. Un indirizzo di fatturazione non vede quindi a chi altro è stata inviata l’e-mail.
Nessuna e-mail all’indirizzo di fatturazione: nel caso di e-mail di stato senza fattura, se è attiva solo l’opzione «Allega fattura elettronica (XRechnung)» e nella conferma d’ordine proveniente dalla procedura di checkout. Viene inviata solo all’indirizzo principale, anche se la fattura è allegata.
Intervallo di numeri dedicato: la fattura viene allegata solo quando l’ordine ha un numero di fattura; si veda la guida «Gestione degli ordini». In assenza di fattura, anche l’indirizzo di fatturazione viene escluso.
L’«indirizzo e-mail alternativo» non è un indirizzo di fatturazione. Le e-mail relative all’ordine e allo stato non vengono mai inviate a questo indirizzo; si veda la guida Gestione clienti.

Allegati

È possibile attivare o disattivare singolarmente, nelle opzioni e-mail, i documenti da allegare alla conferma d’ordine. Alle e-mail di stato si allegano i documenti in caso di cambiamento di stato.

Allegati alla conferma d’ordine

Pulsanti	Franco fabbrica	Contenuto
«Allegato e-mail conferma d’ordine (Condizioni generali di contratto in formato PDF)»	`false`	Le vostre condizioni generali di contratto dal CMS Manager
«Allegato e-mail di conferma d’ordine (PDF - Diritto di recesso)»	`true`	Le vostre informazioni sul diritto di recesso
«Allegato all’e-mail: Modello di modulo di recesso (PDF)»	`true`	il modello di modulo di recesso
«Allegato all’e-mail di conferma d’ordine (PDF – dichiarazione sulla protezione dei dati)»	`true`	La vostra dichiarazione sulla protezione dei dati
«Allegato all’e-mail: conferma d’ordine (PDF – Informativa UE sulla garanzia)»	`true`	la comunicazione ufficiale dell’UE nella lingua dell’ordine, solo per ordini conspedizione della merce 4.9.0
«Allegato all’e-mail di conferma dell’ordine (PDF – Conferma d’ordine)», «… (PDF – Fattura)», «… (Bolla di consegna)»	`false`	i documenti relativi all’ordine
«Allegato all’e-mail di conferma d’ordine (QR-fattura in formato PDF)»	`false`	solo in caso di pagamento anticipato e fattura e se il campo «QR-fattura IBAN» è compilato
«Allegato e-mail di conferma dell’ordine (fattura elettronica (XRechnung))», «… (fattura elettronica (ZUGFeRD))»	`false`	la fattura elettronica in formato XML o PDF
«Allegato e-mail conferma d’ordine (attestato di donazione)»	`false`	solo in caso di contributo volontario nell’ordine

In caso di pagamento tramite addebito diretto, il negozio online allega di default anche il mandato di addebito diretto SEPA in formato PDF; questa opzione può essere configurata nelle impostazioni del metodo di pagamento. Attualmente il negozio online non gestisce l’opzione «Allegato e-mail: scheda tecnica del prodotto (PDF)».

Estratto delle opzioni e-mail, righe da 25 a 40: Conferma d'ordine, fattura, QR-fattura, XRechnung, ZUGFeRD, bolla di consegna e condizioni generali di contratto impostate su "false"; modulo di recesso tipo, informativa sulla garanzia UE, diritto di recesso e dichiarazione sulla protezione dei dati impostati su "true"; tra questi, ricevuta di donazione impostata su "false"; indirizzo e-mail del gestore del negozio e scheda tecnica del prodotto impostati su «false»

Di default, alla conferma d’ordine non sono allegati il diritto di recesso, il modulo di recesso tipo, la dichiarazione sulla protezione dei dati, la nota informativa sulla garanzia UE, le condizioni generali di contratto e le ricevute. Cliccare per ingrandire.

Prima di disattivare questa funzione: dopo aver effettuato un ordine, i clienti devono ricevere una conferma del contratto su un supporto durevole. Ciò include le informazioni sul diritto di recesso e il modulo di recesso tipo (§ 312f comma 2 del BGB). Omettete questi allegati solo se i vostri clienti ricevono i testi in altro modo. Il negozio online non allega di default le Condizioni Generali di Contratto. In caso di dubbio, fate verificare da un legale se i vostri clienti le ricevono in forma scritta in altro modo.

Indicazione relativa agli allegati

Se è allegato almeno un documento, il negozio inserisce un’indicazione in corrispondenza della posizione {PDF_ADVISE}. Nella conferma d’ordine menziona le Condizioni Generali di Contratto e il diritto di recesso, se allegati, aggiungendo una frase relativa all’apertura dei file PDF. Nell’e-mail di stato compare solo questa frase. In assenza di allegati, lo spazio rimane vuoto.

Modificare o rimuovere l’avviso

Rimuovere: cancellare {PDF_ADVISE} dal modello. Modificare e tradurre in Strumenti → xoLanguage, sezione «default»: per la conferma d’ordine nel framework «Frontend» le chiavi TEXT_EMAIL_PDF_CONDITIONS_REORDER, TEXT_EMAIL_PDF_CONDITIONS, TEXT_EMAIL_PDF_REORDER e PDF_LINK_INFORMATION; per l’e-mail di stato PDF_LINK_INFORMATION nel framework «Backend».

PDF personalizzato

Il negozio non prevede l’inclusione di un file personalizzato nella conferma d’ordine. È possibile allegare un file a un’e-mail di stato tramite l’opzione “file personalizzato”. Ciò avviene automaticamente dopo ogni ordine tramite un evento di marketing con l’azione “Invia e-mail” e il campo “Allegato”. XONIC Premium: Marketing / Automatisierungen & Künstliche Intelligenz

Il negozio allega la dichiarazione sulla protezione dei dati in formato PDF alle e-mail relative alla registrazione, ai biglietti e ai contratti. È possibile disattivare questa funzione solo tramite un’impostazione nascosta; contattateci a tal proposito. L’allegato alle newsletter è regolato dalla guida sulle newsletter.

PHP-Mail o SMTP

Per impostazione predefinita, il negozio invia le proprie e-mail al server di posta su cui è in esecuzione. Con SMTP, invece, le invia tramite la casella di posta del vostro provider di posta elettronica.

«Modalità e-mail»	Chi invia	Quando è opportuno
`phpmail` (impostazione predefinita, consigliata secondo il testo della guida)	il server del vostro negozio	di norma. Il server del negozio online deve essere presente nella voce SPF del dominio del mittente.
`smtp`	il server di posta del vostro provider, con le vostre credenziali di accesso	se il vostro dominio deve inviare email solo tramite il vostro provider di posta, oppure se il negozio deve firmare autonomamente le proprie email con DKIM

Passare a SMTP

Nelle opzioni e-mail, impostare «Modalità e-mail» su smtp.
Inserire “Host SMTP”, “Porta SMTP” (impostazione predefinita: 465), “Modalità di sicurezza SMTP” (ssl o tls), “Nome utente SMTP” e “Password SMTP” secondo le indicazioni del proprio provider di posta.
Come «Indirizzo e-mail del gestore del negozio», inserire un indirizzo di questa casella di posta.
Impostare «Il mittente è sempre il gestore del negozio» su « true ». Molti provider di posta elettronica accettano tramite SMTP solo le e-mail il cui mittente appartiene alla casella di posta. Altrimenti, rifiuterebbero le copie degli ordini e le richieste con il cliente come mittente.
In CMS → E-mail e marketing / Automazioni, inviate un modello con “Invia e-mail di prova” e controllate la posta in arrivo. Il messaggio “È stato inviato un messaggio di prova a …” significa solo che il negozio ha avviato l’invio.

Opzioni e-mail, righe da 1 a 24: “Modalità e-mail” smtp, “Nome utente SMTP” shop@example.com, “Password SMTP” nascosta come “20 caratteri”, «Modalità di sicurezza SMTP» ssl, «Porta SMTP» 465, «Host SMTP» smtp.example.com, campi DKIM vuoti, «IMAP: Nome utente» shop@example.com, «Password IMAP» nascosta, «Host IMAP» imap.example.com, «Nome cartella messaggi inviati IMAP» Inviati e «Il mittente è sempre il gestore del negozio» vero

Per l’invio tramite SMTP, inserite l’host, la porta, la modalità di sicurezza e le credenziali della vostra casella di posta; i campi IMAP salvano una copia nella vostra cartella “Messaggi inviati”. Cliccate per ingrandire.

Dati di accesso errati: se il server di posta li rifiuta, l’e-mail non viene inviata. Il negozio online non mostra alcun messaggio al riguardo nel backend, ma registra l’errore sul server. Contattateci se l’e-mail di prova non arriva.
Limitazioni: non è presente alcuna impostazione per rallentare o distribuire l’invio. Per grandi volumi, come le newsletter, si consiglia di utilizzare un provider; consultare la guida alle newsletter.

Copia nella cartella “Inviati”

Impostando «IMAP: Host», «IMAP: Nome utente», «IMAP: Password» e «IMAP: Nome cartella Posta inviata», il negozio online inserisce una copia di ogni e-mail inviata in questa cartella della vostra casella di posta. Ciò vale sia in modalità PHP-Mail che in modalitàSMTP. 4.9.133

Inserite il nome della cartella così come appare nella vostra casella di posta, ad esempio «Inviati» o «Sent». Il negozio si connette in modo crittografato tramite la porta 993.
Fanno eccezione le e-mail di massa come newsletter ed eventi di marketing, nonché le e-mail contenenti dati di accesso, ad esempio password o link per il ripristino.
Se la casella di posta non è raggiungibile, il negozio online invia comunque l’e-mail, ma non ne archivia la copia.

Consegna: SPF, DKIM e DMARC

È il server di posta del destinatario a decidere se un’e-mail arriva nella casella di posta in arrivo. Verifica soprattutto se il server mittente è autorizzato per il dominio dell’indirizzo del mittente. Queste informazioni sono presenti come voci nel DNS del vostro dominio.

Voce	A cosa serve	Ne avete bisogno?
SPF	indica i server autorizzati a inviare messaggi per il vostro dominio	Sì. Di norma è sufficiente una voce SPF corretta. Nel caso di PHP-Mail deve essere indicato il server del vostro negozio online, nel caso di SMTP il server del vostro provider di posta elettronica.
DKIM	una firma digitale che dimostra che l’e-mail non è stata modificata durante il trasferimento	facoltativo. Il negozio online appone la firma autonomamente solo in modalità SMTP, se i campi «Firma DKIM e-mail: Dominio», «Firma DKIM e-mail: Selettore» e «Firma DKIM e-mail: Chiave privata» sono compilati (in caso di chiave crittografata, aggiungere anche «Firma DKIM e-mail: Passphrase»).
DMARC	indica ai destinatari come gestire le e-mail che non superano i controlli SPF e DKIM	Opzionale per le e-mail del negozio. Per le newsletter inviate in gran numero, i principali provider di posta elettronica richiedono una voce.

Dove inserire le voci

Il dominio del mittente è il dominio dell’«indirizzo e-mail del gestore del negozio»; se è presente un indirizzo (SPF), è il dominio di tale indirizzo.
Le voci vengono impostate da chi gestisce il DNS del vostro dominio. Se il vostro negozio è ospitato da XONIC, vi forniremo le voci appropriate; contattateci.
Un dominio ha una sola voce SPF. Se si aggiunge un server, lo si integra nella voce esistente, invece di crearne una seconda.

Indirizzo di posta elettronica gratuito come mittente

Se utilizzate un indirizzo di un provider di posta gratuita come indirizzo del gestore, la relativa voce SPF non consentirà l’accesso al server del vostro negozio. Inserite quindi alla voce «Indirizzo e-mail del gestore del negozio (SPF)» un indirizzo del vostro dominio. I vostri clienti vedranno questo indirizzo come mittente, mentre le risposte continueranno ad arrivare nella vostra casella di posta Freemail.

Per la chiave DKIM del negozio, inserite la parte pubblica come voce TXT all’indirizzo <Selektor>._domainkey.<Ihre Domain>. La mancanza di voci DKIM o DMARC non è motivo di mancata consegna delle e-mail del negozio, purché l’SPF sia corretto.

Email non recapitabili

Se un’e-mail non può essere recapitata, il server di posta invia un messaggio di errore al mittente. Il negozio non tiene conto di tali messaggi di ritorno; li troverete nella vostra casella di posta.

Dove finiscono i messaggi respinti

Per le e-mail destinate ai clienti, nella casella di posta dell’«indirizzo e-mail del gestore del negozio»; se l’indirizzo (SPF) è compilato, nella casella di posta del cliente.
Nel caso di e-mail con il cliente come mittente, ad esempio la copia dell’ordine inviata a voi, finiscono nella casella di posta del cliente. Un errore di battitura nel campo «Copia dell’ordine via e-mail a» provoca quindi messaggi di errore ai vostri clienti. Con l’impostazione «Il mittente è sempre il gestore del negozio», le e-mail finiscono nella vostra casella di posta.

Cosa fare

Leggere il motivo indicato nel messaggio di errore: errore di digitazione, casella di posta sconosciuta, casella di posta piena o messaggio rifiutato.
Correggere l’indirizzo nell’account cliente, consultare la guida «Gestire i clienti».
Invia nuovamente l’e-mail: l’e-mail di benvenuto con «Invia testo di benvenuto incl. password» (imposta una nuova password), la conferma d’ordine nell’editor degli ordini con «Invia conferma d’ordine», un’e-mail di stato con una nuova voce di stato. «Genera link password» mostra un link che potete condividere in altro modo.

Indirizzi a cui il negozio non invia mai nulla

Il negozio non invia nulla a questi indirizzi, senza alcun messaggio di errore nel backend:

Indirizzi che contengono «noreply»,
indirizzi del dominio example.com e gli indirizzi dei clienti di Amazon (@marketplace.amazon.de),
indirizzi presenti in Impostazioni → Interfacce → Email marketing / CRM → Opzioni email → Protezione antispam: Blacklist. L’elenco blocca destinatari e mittenti; utilizzando * come segnaposto, blocca anche interi domini, ad esempio *@spam-beispiel.de. In questo modo si evita che lo spam entri nel modulo di contatto.

Immagini e firma

Il programma di posta elettronica del cliente carica il logo e le immagini degli articoli dal vostro negozio al momento dell’apertura. Molti programmi, tra cui Outlook, caricano tali immagini solo dopo l’approvazione.

Immagini mancanti in Outlook

Per impostazione predefinita, Outlook mostra le immagini provenienti da Internet solo dopo aver cliccato su «Scarica immagini» o se il mittente è classificato come sicuro. Chiedete ai vostri clienti di aggiungere il vostro indirizzo e-mail alla lista dei mittenti sicuri.
Le immagini che inserite nell’editor nel testo di un’e-mail o in una risposta a un ticket vengono salvate dal negozio con un percorso breve (ad esempio images/…). In caso di invio tramite PHP-Mail, viene aggiunto l’indirizzo del negozio. Finora, in caso di invio tramite SMTP, tale percorso mancava e le immagini non venivano visualizzate dal destinatario. Se utilizzate SMTP e le immagini inserite non vengono visualizzate, contattateci.
Gli articoli senza immagine del prodotto mostrano nelle e-mail di ordine l’immagine segnaposto del vostro layout o nessuna immagine. Finora veniva generata una specifica immagine vuota, per la quale Outlook caricava la pagina iniziale del negozio all’apertura. 4.10
I link e le immagini nelle e-mail non contengono più l’ID di sessione. Il negozio online li rimuove al momento dell’invio.ab 4.9.109
Se manca un’immagine in qualsiasi programma di posta elettronica, ad esempio una che avete inserito voi stessi in un modello o in una risposta a un ticket, contattateci.

Firma

E-mail del negozio

Il saluto, l’indirizzo e i dati di contatto delle e-mail del negozio sono riportati nel rispettivo modello e nel piè di pagina comune a tutte le e-mail. Per sapere come modificarli, consultate la guida CMS-Manager & E-mail.

La vostra firma personale

In Impostazioni → Amministratori → Il mio account, nella sezione «Firme», potete creare la «Firma (sistema di ticket)» per ogni lingua. Questa apparirà sotto le vostre risposte ai ticket ed è precompilata in Strumenti → Invia e-mail, dove può essere modificata tramite «Modifica firma». Il campo «Firma (ordini)» non viene attualmente utilizzato dal negozio.

Il mio account, sezione “Firme”, scheda DE: campo “Firma (sistema di ticket)” con testo di aiuto “La firma viene utilizzata durante l’aggiornamento dei ticket.” e editor con «Cordiali saluti, Erika Musterfrau, Musterladen GmbH, Musterstraße 1 · 12345 Musterstadt, Tel. 0000 000000 · info@example.com»

La «Firma (sistema di ticket)» in Il mio account compare sotto le tue risposte ai ticket ed è precompilata quando invii un’e-mail tramite Strumenti → Invia e-mail. Clicca per ingrandire.

Quali e-mail ha ricevuto il cliente?

Nel backend non è disponibile un registro di invio con tutte le e-mail. Queste sezioni mostrano ciò che il negozio ha inviato.

Dove	Cosa si vede
Ordine, sottosezione «Stato dell’ordine»	Una busta con un segno di spunta («Cliente avvisato») contrassegna ogni voce per la quale è stata inviata un’e-mail: conferma d’ordine, e-mail di stato, conferme reinviate. Accanto ad essa sono riportati i documenti allegati, ad esempio «La fattura è stata inviata il …».
La cartella “Inviati”	una copia di ogni e-mail, ad eccezione delle e-mail di massa e di quelle contenenti dati di accesso, se i campi IMAP sono compilati; vedi cartella “Inviati”
Ticket d’ordine	Con le opzioni «Crea automaticamente ticket d’ordine» e «Ticket d’ordine: allega la conferma d’ordine come .eml» in Impostazioni → Generale → Ticket e attività, la conferma d’ordine viene allegata al ticket come file `Bestellung-<Nummer>.eml`.
Ticket	La cronologia mostra quali risposte sono state inviate al cliente via e-mail; si veda la guida Ticket e attività.
Registro degli eventi di marketing	ogni e-mail inviata da un evento; si veda la guida «Marketing e automazione » XONIC Premium: Marketing / Automatisierungen & Künstliche Intelligenz

Ordine n. 41001 della signora Erika Musterfrau, sottosezione “Stato dell’ordine”: Voce del 28/09/2026 “In sospeso” con icona della busta e i documenti di recesso, modulo di recesso tipo, informativa UE sulla garanzia legale e dichiarazione sulla protezione dei dati; voce “Pagamento ricevuto” senza busta, voce «Spedito» con busta e documento «Fattura», sopra la nota «La fattura è stata spedita il 30/09/2026 alle ore 15:40:00.»

Nello stato dell’ordine, la busta contrassegna ogni voce per la quale il negozio ha generato un’e-mail; accanto ad essa sono riportati i documenti allegati. Cliccare per ingrandire.

«Generata» non significa «ricevuta». La busta indica che il negozio ha generato un’e-mail. Da lì non è possibile verificare se il server di posta del cliente l’abbia accettata. Sul server, il negozio registra ogni invio con destinatario, oggetto e ora, senza il contenuto. Se il vostro negozio è ospitato su XONIC, provvederemo a verificare per voi.

Se un’e-mail non arriva

Controllate innanzitutto le impostazioni nel negozio online, poi il destinatario e infine il mittente. Seguire questo ordine vi farà risparmiare tempo.

Su true è presente la voce«Invia e-mail» e l’«Indirizzo e-mail del gestore del negozio» è un indirizzo valido.
Cronologia dell’ordine: se nella prima voce manca la dicitura «Cliente avvisato», significa che il negozio online non ha generato alcuna conferma d’ordine.
Destinatario: controlla che non ci siano errori di digitazione nell’indirizzo e confrontalo con l’elenco degli indirizzi bloccati.
Origine dell’ordine: gli ordini provenienti dai marketplace e da Billbee non ricevono di default alcuna e-mail dal negozio, vedi Quali e-mail.
Responsabile: se per il responsabile di una filiale è indicato «anziché al cliente», l’e-mail viene inviata alla sede centrale, vedi Filiali.
Se l’e-mail finiscenella cartella spam del destinatario, controllare il mittente e la voce SPF; vedere “Consegna”.
SMTP: verificare le credenziali di accesso e inviare un’e-mail di prova. Il messaggio di conferma nel backend non garantisce che l’e-mail sia stata effettivamente inviata.
Copie a voi: se la copia dell’ordine non arriva, impostare «Il mittente è sempre il gestore del negozio» su true.

Ordine presente, ma nessuna conferma

Se un ordine è presente per intero nel backend, ma né il cliente né voi avete ricevuto una conferma, la causa potrebbe essere un logo del negozio di dimensioni molto grandi. Al completamento dell’ordine, il negozio genera tutti gli allegati PDF in una volta sola e un logo largo diverse migliaia di pixel potrebbe aver esaurito la memoria di lavoro prima che l’e-mail venisse inviata. Ora il negozio ridimensiona automaticamente il logo per i PDF, ela sezione Strumenti → Informazioni sul server e controllo dello stato segnala i loghi di dimensioni insolite. 4.9.24

Se notate questo problema in una versione precedente, riducete la larghezza del logo a un massimo di 2500 pixel e contattateci. Potete confermare gli ordini interessati selezionando «Invia conferma d’ordine» nell’editor degli ordini.

Domande frequenti

Dove si imposta l’indirizzo del mittente per le conferme d’ordine?

In Impostazioni → Interfacce → Email marketing / CRM → Opzioni email, nel campo “Indirizzo email del gestore del negozio”. Il nome da associare va impostato in Impostazioni → Generale → Impostazioni di base, alla voce “Nome gestore del negozio”. Maggiori informazioni alla voce Mittente.

Come posso ricevere una copia di ogni ordine a un altro indirizzo?

Inserisci l’indirizzo nelle opzioni e-mail alla voce «Copia dell’ordine via e-mail a», un indirizzo per riga. Se è ancora presente l’indirizzo di esempio mail@ihre_adresse_xxl.de, sostituiscilo. Le copie delle e-mail di stato vengono inviate a «Copia dell’aggiornamento dello stato dell’ordine via e-mail a».

Perché non ricevo una copia dell’ordine via e-mail?

Nella maggior parte dei casi, nel campo è ancora presente l’indirizzo di esempio oppure il vostro server di posta rifiuta la copia perché riporta il cliente come mittente. Sostituite l’indirizzo e impostate “Il mittente è sempre il gestore del negozio” su true. Controllate anche la cartella dello spam.

Come posso impostare l’invio delle e-mail tramite un server SMTP?

Impostare “Modalità e-mail” su smtp, inserire host, porta, modalità di sicurezza, nome utente e password del proprio provider, attivare “Il mittente è sempre il gestore del negozio” e inviare un’e-mail di prova. I passaggi sono riportati sotto PHP-Mail o SMTP.

Posso limitare l’invio delle e-mail tramite SMTP?

No, non esiste un’impostazione di questo tipo. Per grandi volumi, come le newsletter, si consiglia di utilizzare un provider, vedi Newsletter.

Di quali record DNS ho bisogno per l’invio delle e-mail dal negozio?

Di norma è sufficiente una corretta registrazione SPF per il dominio del vostro indirizzo mittente. DKIM e DMARC sono integrazioni opzionali. Se il vostro negozio è ospitato da XONIC, vi forniremo le registrazioni appropriate; consultate la sezione «Consegna».

Perché vengono inviate due e-mail al momento dell’invio della fattura?

Il cliente ha un «Indirizzo e-mail (fattura)» nel proprio account. Le e-mail con la fattura vengono inviate all’indirizzo principale e a ciascun indirizzo di fatturazione come e-mail separata. Maggiori dettagli alla voce Indirizzo di fatturazione.

Perché l’e-mail di stato non raggiunge l’indirizzo di fatturazione del cliente?

Gli indirizzi di fatturazione ricevono solo le e-mail a cui è allegata una fattura. Se non è presente un numero di fattura appartenente alla propria serie numerica, l’allegato non è ancora presente, e la XRechnung in formato XML da sola non è sufficiente. L’«indirizzo e-mail alternativo» non riceve le e-mail relative agli ordini.

Come si allegano le Condizioni generali di contratto e l’informativa sul diritto di recesso e come si rimuovono gli allegati?

Utilizzando i pulsanti «Allegato e-mail…» nelle opzioni e-mail. Le Condizioni generali di contratto sono disattivate di default, mentre il diritto di recesso, il modulo di recesso tipo e la dichiarazione sulla protezione dei dati sono attivati. Prima di disattivarli, legga le note alla voce «Allegati».

Come faccio a rimuovere o tradurre la nota in formato PDF nella conferma d’ordine?

Rimuovere: eliminare {PDF_ADVISE} dal modello. Modificare e tradurre: in Strumenti → xoLanguage, sezione «default». Le chiavi valide per la conferma d’ordine e l’e-mail di stato sono indicate nella sezione Allegati.

Posso vedere nel negozio quali e-mail ha ricevuto il cliente?

In parte: la cronologia dell’ordine contrassegna ogni e-mail di ordine e di stato inviata con i relativi allegati. Riceverete una copia di ogni e-mail nella vostra cartella “Inviati” tramite i campi IMAP. Non esiste un registro completo delle spedizioni nel backend, vedi “Prova”.

Cosa devo fare se un’e-mail di benvenuto viene restituita perché non recapitabile?

Legga il motivo indicato nel messaggio di errore, corregga l’indirizzo nell’account del cliente e invii una nuova e-mail di benvenuto utilizzando l’opzione «Invia testo di benvenuto incl. password». Se l’e-mail continua a non arrivare, fornisca al cliente un link generato tramite «Genera link password» con un altro metodo.

Perché le immagini nelle e-mail non vengono visualizzate in Outlook?

Per impostazione predefinita, Outlook scarica le immagini da Internet solo dopo aver cliccato su «Scarica immagini». Se il cliente aggiunge il vostro indirizzo mittente alla lista dei mittenti sicuri, le immagini appariranno immediatamente. Se mancano solo le immagini che avete inserito nell’editor e il vostro negozio invia le e-mail tramite SMTP, il problema è dovuto al percorso breve delle immagini. Maggiori informazioni alla voce Immagini e firma.

Dove posso creare una firma e-mail?

Per le risposte ai ticket e in Strumenti → Invia e-mail in Impostazioni → Amministratori → Il mio account, campo “Firma (sistema di ticket)”. Il saluto e i dati di contatto delle e-mail del negozio si trovano nei modelli di e-mail, vedi Gestione CMS ed e-mail.

Come faccio a impostare la notifica al cliente in caso di modifica dello stato?

Attivare l’opzione “Avvisa il cliente” al momento del cambio di stato. Affinché l’opzione sia sempre preselezionata, cliccare successivamente su “Salva” sotto le opzioni; questa impostazione si applica a tutti gli ordini. Per i casi ricorrenti, crea dei moduli di testo che impostino contemporaneamente stato, testo e opzione; vedi «Email di stato».

Come faccio ad allegare automaticamente un PDF a un’e-mail dopo un ordine?

Utilizzando un evento di marketing che, dopo l’ordine, invia un’e-mail con l’azione «Invia e-mail»; nel campo «Allegato» selezionate il file. Il negozio non prevede l’inserimento di un file specifico nella conferma d’ordine stessa. Maggiori dettagli nella guida Marketing e automazione. XONIC Premium: Marketing / Automatisierungen & Künstliche Intelligenz

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Gestione CMS ee-mail: testi, segnaposto, intestazione e piè di pagina

Gestione degli ordini: stato, documenti, conferma (ripetere)

Gestioneclienti: indirizzi e-mail, password

Ticket eattività: e-mail relative ai ticket, e-mail relative ai ticket

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